上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

Matters舊人打卡|做好簡報的成癮之路

 (編輯過)
為什麼從沒有自我介紹?你是如何學簡報的?為什麼一直不發生活文?為什麼沒有普遍的大路簡報文章?

馬特市生涯是從二月中開始,到現在還沒有三個月。坦白說,是同時登陸方格子的,那一邊較多專業文的讀書,而馬特市接觸面廣得多,從內地到東南亞都很多人用。


為什麼從沒有自我介紹?

先要解答,為什麼要開始寫簡報文章。由十多年前起一直也有回中學的母校分享簡報技巧,我是一個內向的人,不喜歡以學生作背景拍秀照,也不著緊與他們談自己職場成就,如何在職場打滾還有很多校友比我厲害;介紹了技巧、分享了如何改進他們預先提供的投影片,便離開回家。

社會運動出現了,疫情來了,回校的機會沒了。社會上有很大無力感,年青人也成了權貴的眾矢之的。你多愛這個地方也好,作為普通上班族,扭轉不了甚麼。但知識的傳承,至少我可以做到一點點。網上發文,你控制不了是否年靑人會看、甚至是否反而幫到與自己看法立場相反的人,但人若自私了,我們這一代總歸會退去,學過了的東西,火化了就沒了。

如是者,省去了自我介紹,就開始了寫作;因為「我」,並不是個重點。不是為了紅,不是為了錢,火炬,總要傳遞下去。


你是如何學簡報的?

你可以把我當成一個研究員吧。在學時覺得要把投影片填滿,文字要飛來飛去才酷;初職了慢慢在網上和書本學習,開始討厭人把word文件copy and paste到投影片便算數。十多年前派駐了紐約一年,剛好遇上了一個簡報的新浪潮。

Inconvenient Truth的成功除了把Al Gore捧紅為第一代環保KOL,背後的設計公司Duarte Design也一炮而紅。與此同時,負責人Nancy Duarte的居日友好Garr Reynolds也出版了第一本書Presentation Zen。他倆就是台灣簡報界尊稱的「簡報女王」及「簡報教父」。

作為一個新浪潮,除了分析Steve Jobs的簡報(蘋果教主那時仍在生),他們也提出了不少當時來說很創新的理念,例如一頁投影片一個理念、滿屏圖片、從觀眾出發、使用便利貼計劃、利用心智圖擴張詞𢑥等,現在大家通通也會說會寫的這些技巧,十二年前他倆已經在推廣了。

在零九年的春假,作為小薯的我自費(機加酒加七百美金課程費)由東岸飛到西岸,到了Duarte Design在矽谷的公司參加二人一起開辦的Presentation Reboot工作坊。當時電話仍未可以上網,找路可要先印地圖呢。

2019年的口袋相機,質素別介意
Gate Reynolds

除了簡報技巧也看到Duarte Design的商業前瞻,十二年前已指出不要把「美化投影片」為業,因為工序正大量前往印度去,公司的重點也由美化、轉到communication design,近年再到了speaker coaching,往往在市場飽和前先走一步。

回港後繼續自學和看他們陸續推出的新書,工作中上司看到了進步,開始幫忙management reporting的投影片。後來轉職到consulting ,預備投影片機會更多了,自己作簡報也多了,幾年前派駐新加坡也參加了Duarte新一代的工作坊去緊貼外地的技巧(這次終於有公司贊助)。工作上的簡報觀眾也擴展到銀行內風管、信貸、科技部門的主管,甚至有時候到了首席營運長的階段。

到現在仍會緊張嗎?誰不會?只是緊張會令你更想進步,進步了更想把技巧傳承下去


為什麼一直不發生活文?

沒有看不起生活文的念頭,在馬特市社交也喜歡看大家的分享和不停回覆。

只是自己知道自己事,我很易分心,開始了寫生活文,便自然會開始捨難取易,回不了去。只寫簡報文是鞭策自己,要記住發文的初心,記住要傳承知識,那怕是很多個週末也寫到半夜兩三點才能發到文。


為什麼沒有普遍的大路簡報文章?

就像智能電話一樣,iPhone引起的新浪潮,到了現在已經到了高原平台的階段,令人驚歎的進步已經愈來愈少。簡報的新浪潮亦然。

這幾年的新書和新課程很多,也感恩很多人終於重視簡報作為職場技能。只是市場上也開始了飽和,到達了互拾牙慧的階段,「簡報的十種分類」、「觀眾為王」、「ABCDE法則(四至六個英文字,然後硬取第一個字母,拼成一個自家的簡報法)、「那裡可找到免費圖示圖片」、「一圖勝千言」、「三至四個重點」,也成為了一個高原平台。

另外,在實用性上,很多作者和講者不是communication firm就是trainer/ KOL,他們所說的技巧,雖然很inspiring,但未必在辦公室立刻能用,他們也未必明白困在cubicle的上班族每天面對的問題和挑戰。

一些經典的技巧,例如大圖大字,在銀行內部其實也不大適用;那怕是Duarte推介的STAR(Something They’ll Always Remember)在銷售簡報外也發揮不了,老闆想看你中不中point,而承受不了surprise甚至props。資安的關係,那怕你下載了千百萬個免費字型,不可安裝就是不可安裝。找了最酷炫的簡報模版也是可遠觀而未必可以帶進公司電腦,公司也多數有版式的規定。

寫文章很慢,重覆一些just a google away的技巧,倒不如買幾本簡報書籍送給年青人來得實際

所以往往強迫自己寫一些前人漏了的、可立刻在辦公室實用的小技巧,過程是否舒服?不全然,但各有崗位,各自爬山,這是我選擇背負的小小使命

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