上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報設計|公司規定會議前要先傳閱投影片,那會否抹煞了簡報中的驚喜?(下)

另一種需要預先看的情境,我們稱之為「pre-sell」,遇上全新的提案,或是有機會帶來爭議的內容,先逐個找來將會出席的部門談一下,簡介一下提案或是專案的背景和內容,了解一下對方的取態和立場,在可行的情況下說服對方的支持。無論結果是如何,你在開始簡報前,對於每位觀眾是否支持專案,心裡面已經有了一個底。

另一種需要預先看的情境,我們稱之為「pre-sell」,這不是說預售樓花之類,而是遇上全新的提案,或是有機會帶來爭議的內容,先逐個找來將會出席的部門談一下,簡介一下提案或是專案的背景和內容,了解一下對方的取態和立場,在可行的情況下說服對方的支持。你不會想懷著戰競的心情,踏進簡報的場地,縱然在座的都是同事,但你對誰將會支持你,誰會反對你,心裡面完全沒有一個底。要是每個觀眾也是驚喜地第一次看到你的提案,沒錯可能會帶來激烈的討論,但更有可能整場簡報都只是爭辯,場面固然精彩萬分,只是到最後沒有任何共識,你的提案絲毫沒有寸進。如果把各主要的部門都已經透過「pre-sell」摸底和遊說,很多時候簡報最終會變成走流程的儀式而已。是一項失敗嗎?當然不是,公司把簡報交在你手上,是為了帶來沒完沒了的爭吵,還是令專案能夠順利推行?


有些企業內部文化不太歡迎驚喜,反而擁抱可控。這對不少上班族或是新鮮人,都會帶來期望落差。


說起期望落差,好消息是,我們有方法解決另一個理想與現實之間的衝突。


相信大家都明白,設計投影片的時候,不要把所有內容都硬塞進去,因為觀眾只會死盯著螢幕而沒有聽你在說什麼。會議前的傳閱的投影片,大概還可以採取這種簡化版的做法,但是簡報完成後的跟進呢?公司在很多時候也會要求會議後傳閱最新的投影片,作為一種會議紀錄的模式,或是留給未能出席的同事來看。問題就來了,上班族通常都沒有時間再重看或是重聽會議的錄音或錄影,單靠簡化版的投影片未必能夠真正地明白所有的內容。我們不可能花時間在會議過後製作一套詳細版本的投影片,同時我們亦不想會議前或是途中的投影片太複雜,如果也拿捏到當中的平衡?


嘗試一下利用簡報軟體的備忘錄功能吧。在設計投影片的時候,維持視覺化及簡化的原則,把其他要說的話或是抽起了的文字都放在備忘錄裡頭。會議前傳閱的簡報就只匯出投影片,會議途中的簡報,備忘錄可以幫助你萬一突然忘詞時候,提醒你要說什麼。而更重要的是,會議結束後你會有兩種方法建立講義:


  • 先行透過Notes Master功能為備忘錄排版,你可以調整位置、大小,加入圖片及公司標誌等,不一定像預設的排版般簡單無味。再利用列印功能,把備忘錄印製成文件或是PDF檔案,觀眾一眼就能夠同時閱讀到投影片與及你在備忘錄加上的補充資料,完全不須要花時間重新製作詳細版本的投影片;
  • 先行透過Handout Master功能為講義排版,再利用匯出功能,選擇「建立講義」(Powerpoint for Mac未支援這個功能),把講義匯出到Word,同樣可以包含投映片及備份。這樣做的好處是匯出到Word後,再行修訂或儲存的自由度更高,壞處是過程很佔記憶體而有機會拖垮軟體,記得先要把簡報檔案儲存好。就辦公室的日常講義來說,第一點的備忘錄功能都已經足用。



要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。


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簡報設計|公司規定會議前要先傳閱投影片,那會否抹煞了簡報中的驚喜?(上)

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