上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報規劃|團隊合作做簡報的時候,投映片如何分工,如何合併?

職場上無可避免的就是與人合作,作簡報當然也不例外。不同崗位、才幹、性格的人組合成團隊,事前的分工和在現場的合作都十分重要,否則除了令簡報變得肢離破碎,傳遞訊息的效果也會大受影響。然而有人的地方就自然有是非,合作途中又如何避免衝突和爭議,投映片最後在彙整的時候又如何盡量做到一致呢?

框架比一切重要

遇上要作團體簡報,無論是在學校、公司或是其他團體,大家的目光都很容易盯死著「認投」的分工步驟。沒錯,要自私自保是很自然的反應,有些人會希望分配到最容易預備的部分,有些人希望能搶下最主要最注目的部分,有些人希望負責可以重用舊簡報的部分,甚至有時會遇上強勢的同伴丟下了一句「這部分我來做吧,到時見!」便離開了討論。我們不會期望每一個人也是無私,也是以團隊為先,因為在現實裡跟本不可能發生。然而在大家思量如何搶下想要那一塊的時候,試一下先討論框架吧。


這時候要討論的簡報框架,當然包括了簡報的目標和內容,只是有兩點是上班族容易會漏掉的,就是各部分的時長以及各部分之間的轉折。簡報的總時長通常是預先固定的,所以當我們在計劃簡報時,各部分的時長可以幫助後來的內容準備,例如協議好又分配了二十分鐘的部分,就能減少在臨簡報前才發現內容過少或是初淺,或是相反的情況下,提供了三十分鐘的內容,最後因爲花了心神預備,在如何刪減時又吵了一場,或是在簡報途中才發現講不完,影響了後續的部分,也有可能令觀眾覺得沉悶。訂下了各部分的時長,亦可以幫助在進行簡報時互相提醒,是否快用光了分配好的時間,這樣對於簡報前沒能夠,或是懶於做預演的團隊尤其重要。


因為簡報將會是由各部分組成,當中的講者、設計、語調都自然會有所差異,故此如果在討論計劃的時候,能包含了各部分之間的轉折,在預備內容的時候加入頭尾對接的考量,可以提高簡報各部分之間的流暢度,觀眾感受到的突兀感亦能夠減少。有些人很喜歡研究簡報軟體的轉場設定,令每頁投影片之間都有花俏的特效;然而簡報各部份的轉折,就比較少受到注目,要是內容的轉向太過突然或激烈,這不是單單靠講者的一兩句「接下來我們將會談⋯⋯」或是「剛才我們提到⋯⋯」就能夠增加簡報的一致性。


當簡報出現了框架,包括目標、內容、時長和轉折,備受注目的分工時間就到了,在這一步我們有兩個大方向可以考慮。


兩種分工的方式

不是每個人也喜歡製作投映片,或是對自己的製作有信心,團隊之間的分工合作,可以考慮加入一個「設計師」的角色。其他成員在預備內容的時候,在空白的投映片上作業就可以,完全不作任何設計上的考量,字型、顏色、圖示、排版等都跳過,甚至乎圖表也是只放上原始數據。這樣做可以壓縮了他們預備的時間,跳過了自己不喜歡或是沒信心的部分,專心發揮於內容上。而「設計師」可能是美感比較好的成員,或是自己比較喜歡或專長於製作簡報,在前期不用負責內容的工作,而是等到內容預備好以後,就跟著內容製作出整套的投影片。這一種方法的好處是各取所需,提高各自的效率,也可以確保簡報設計上的一致性。然而在另一方面,危機就來自預備內容的成員要有自律性,在時限內真的要完成自己的部分,否則設計師只會剩下不足的時間來準備投影片;而且設計師的心理抗壓性要強,也要有主動和授權去追收還未預備好的內容。


另一種較傳統的做法,就是不採取「設計師」的角色,每個成員都要負責自己的內容以及投影片,到了作簡報之前才作整合。雖然預備的時間增加了,可是工作量也是同樣地增加了。每個人也有自己的風格,在最後簡報設計上參差不齊是自然不過的事,然而衝突亦可能因此而起。曾經聽過一些老師打趣說,投影片就好像自己的子女,那怕是長得多醜,人們仍然是覺得是最美麗的。有些人會覺得某部分要作修改,但該部分的提供者卻因種種原因而拒絕,團隊就要處理這一些衝突。要採取這一種分工的做法,最好就是事前訂好一個設計基線,例如是公司最新的簡報模板(有些人總會覺得自己電腦內的就自然是「最新的」,最好還是跟企業傳訊部門核實一下),以求減少一點合拼時的差異。


合併時要作檢查

無論你是採取「設計師」的方案,還是較傳統的做法,完成了投影片的設計與合併以後,團隊最好仍然花一點時間快速從頭到尾檢查一下,除了連貫性是否足夠以外,內容上也有兩點需要留意:論點或是例子有沒有重覆,甚至是有互相衝突的觀點。在一開始討論簡報框架的時候,不可能細緻到論點或是例子的層次,所以在分工合作、各自預備的時候,重覆也是有其可能的。重覆或是相反的內容,各自預備的時候不易發現,但是從頭到尾都在台下聆聽的觀眾,就會容易發現到這些錯誤。要是團隊沒有打算做預演的話,雖然不是一個科學化的方法,但是憑著投影片的數量,大約也勉強可以估算一下,各部份的時長是否與一開始的計劃相差太遠,趁還有時間的時候嘗試作補救。


每次要作團隊合作的簡報,或許會出現爭吵、領功、推卸、拖延等情況,也會是一個建立團隊精神,以及了解對方和自己的機會,更加可以讓其他人看見你的努力和實力。過程不一定會順利,成果不一定會完美,但是在企業世界裡,大概很快便會到下一次,所以還是把握機會從每一次團隊簡報中學習吧。


要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。


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