Shishito

二次回歸

與Mentor的討論筆記 - 1

「溝通永遠不嫌多」,寧可花時間討論,也比事後收拾爛攤子要來的輕鬆。

升任組長滿一個月了,紀錄最近一次和mentor聊天的內容。

雖然前任主管突然跳槽造成很多混亂,但還是很感謝他臨走前幫我配對了一位很棒的同事,終於有機會體驗到有職場導師的好處。

在這次的半小時談話內,我問了他三個問題:

一. 有一個新的任務要交代組員,怎麼溝通比較恰當? 擔心自己提出來大家都說沒意見,事後卻說東說西、挑剔內容。

最討厭那種嘴上說都可以,事後卻說「真是白癡的決定啊」、「我絕對不會那樣子做」的人!不過,我也感受過窒礙難言的情況。

導師對此的建議是,先判斷這個任務的彈性程度
如果是有彈性的任務,就拿出來和組員一起討論怎麼規劃、執行吧,讓大家自己決定做事情的方法。優點是,有了組員的參與,他們會更有意願跟責任心來完成工作,也會覺得自己的意見被尊重;討論也能訓練組員思考和表達的能力,或許會有更具創意的點子;最後是可以減少盲點和障礙,就像六頂帽子思考法,有的人或許不會規劃,但擅長發現潛藏的危機。

追問導師: 如果在會議上大家一直保持沉默,沒有人提出意見怎麼辦?
導師建議,組長在會議前要先準備好一個提案,如果沒有人發言,就先提出來拋磚引玉。有時候也可以一個個組員點名(roundtable),請他們一個個發表看法或補充意見,畢竟亞洲文化讓大家比較謙虛、不喜歡主動發言。而如果最後大家都說好,那就按照自己的提案去執行吧!

另一方面,如果是沒有彈性的任務,就不需要討論,直接清楚的佈達給組員。這裡要注意的是確定每個人都有正確理解任務的目的、流程、完成日期,並且要安排後續的追蹤檢查。每個人的理解方式不太一樣,前主管說過:「溝通永遠不嫌多」,寧可花時間討論,也比事後收拾爛攤子要來的輕鬆。追蹤檢查也是必要的,我之前吃過這個虧,最後時限到了還是有人沒做好,依然是組長自己的責任。
以及,如果很擔心遇到反彈,可以事先說服幾個有影響力的成員,在宣佈的時候說「某某也認同這是個做法」,來增加支持的聲勢,也能避免被當場挑戰的難堪。單獨擊破比同時說服一大群人要來的簡單,也可以在說服過程明白大家可能有的擔憂和想法,事先準備好解答和備案。

二. 組長的KPI是什麼?為什麼主管說是「組員的成長」? 我以為是確保大家做完工作不要出錯就好了。

導師說,這部分還是要看每個主管對組長的期待,可以多和主管討論。但既然對方說是組員的成長,那麼他覺得可以看看「具體」和「非具體」的兩種表現。

具體的成長,首先要了解部門的KPI,像是完成率、錯誤率、時間...等等,然後了解現在組員的實際數據。如果在半年一年內,可以影響這些KPI數值,就是非常明確的「成長」了。能做到這一點,主管絕對無法在績效考核上挑毛病,也是履歷上值得書寫的成果。

而非具體的成長,可以是組員對團隊的貢獻,例如他們發現了哪些問題,並做出了改善計畫;或是從只做行政上的事務,進步到可以參與跨部門的專案、策畫等等。只是這部分不一定能完全反映出組長的影響力(畢竟很多時候是上面派發下來的任務,而非我們爭取到的),要說服他人有一點難度。
此外,組員的信任和評價也是一種表現,組內的合作是否順暢;有問題時組員敢不敢開口詢問、反映;任務完成的效率;還有和主管/他人說起組長時的評價,也是一個指標。只是這些很難量化,就酌情參考。

導師建議我應該優先把具體的部分做好,再琢磨非具體的指標。

三. 該怎麼挑選適當的人來做任務呢?是根據組員的意願,還是能力?

這裡必須說明一下我們團隊的背景,大多數人都想做更多的任務、參與專案,藉此獲得升遷的機會,先前還因為這件事鬧得不太愉快,有人覺得主管偏心,總是把任務派給他喜歡的人選。
我其實能明白前主管的部分想法,有些同事日常工作就表現的平平,或是能力很平庸,難以相信他們能把任務做好;而同事的觀點則是「你不給我機會我怎麼可能成長」,也認為自己的熱情可以彌補能力。

導師的觀點是,不應該只看組員的能力或是意願,應該要先思考任務的影響範圍和緊急程度:「假如這件事情最後弄糟了,會發生什麼事?」。如果無傷大雅,只是一個小範圍的嘗試,那確實可以交給意願最強烈、能力比較不穩定的組員去嘗試,看看他們的表現。
然而,如果失敗會產生難以挽回的後果,或是巨大的災情,那還是要安排有能力的人去做,確保事情順利完成,沒有意願的話,可以用溝通來影響對方的想法。(或者說,就算對方沒有意願,但還是要工作呀!我完全可以要求對方完成的。)


我覺得自己的問題都有得到很實際的建議,心底的慌張感少了很多。導師也提醒我要管理好自己跟主管的關係,主管也想要感覺「被信賴、被依靠」,適當的求助是必要的。還有要常常回報組員的狀況和安排,確保主管知情,也可以得到額外的觀點與建議。

我自己是在記錄的過程中,意識到自己的問題。我超級害怕讓人不高興,或是被拒絕。過去很少是發號施令的角色,要我開口說「你就這樣這樣做」真的感覺好可怕XD 常常懷疑自己的判斷是否正確?要是害到大家怎麼辦呢?
不過,事情也不是總有對錯,有時候這就是我所能想到最好的方法了,就算不對,學習起來就好。我想每個人也都是這樣學習過來的吧。

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