魔鬼藏在細節裡！多希望在進職場前就知道的3件事 — 老鳥菜鳥都必備的職場守則 from《效率決定競爭力》(中)

歡迎收看《效率決定競爭力》第二集！

接下來會分為個人、長官兩面向介紹如何提升工作效率，這篇文章主要和文書報告相關，之後會再有一篇介紹如何和長官溝通/彙報。就讓我們開始吧！

Part 2: 高效率產出

如何高效率產出？

書中提出高效率產出的3個方法，以及1個額外的Mindset：

▪ Key 1- 避免人為錯誤造成的重作或重工

你有沒有遇過埋頭工作一陣子，產出後卻被主管退回重做的經驗呢？這種人為錯誤造成的重工，是常見的效率殺手。作者建議我們可以用「兩本筆記本」降低錯誤(Miss of Operation, MO)的發生。

1. MO預防手冊
   把所有可能出包的地方都記錄下來。
   包括首次學習時前輩提醒的重點、平常自己容易忽略的項目、別人曾犯過的錯誤等。未來遇到相關狀況時，先複習一次筆記再開始動作。

2. MO紀錄手冊
   如果不小心出錯了，要盡量避免再犯。詳細記錄MO發生的原因、過程，以及後續處理方式。並將未來的改善計畫整理在下方。
   常見的MO有：沒有事前和主管確認期望的產出、沒有定期和主管確認產出方向、沒有設定產出Deadline、沒有和相關單位妥善事前溝通等。

有了這些MO筆記後，除了持續的更新、在相關事項發生前進行檢查，更重要的是要每日都要拿出來檢視、複習。否則哪天原本在MO預防的內容，就會出現在MO紀錄裡頭了(咦)

Advanced! 建立自己的職場大百科

我曾遇過一位高效率的職場前輩，他除了將MO確實的記錄下來，還會定期將這些事項整理、儲存至雲端(Evernote、Notion、Obsidian等)。之後只要遇到類似的事件，就能利用關鍵字搜尋，過去經驗就會像百寶箱一樣，提供他快速處理的方法。(後來他平步青雲去了更好的地方，就是另一個故事了)

▪ Key 2- 書寫報告前，先完成前置作業並列出大綱

還記得以前剛開始學寫作文，老師都會要我們列大綱嗎？書寫報告時，如果有大綱的輔助，速度也能提升許多。整理書中建議的步驟如下：

1. 從看報告者的角度思考
   思考報告者在意的重點是什麼、目前對報告內容的了解有多少，有助於安排報告架構與內容呈現方式。如果有任何不清楚的地方，越早向彙報的對象確認越好。

2. 分配報告大綱及佔比
   ◾ 列出報告的大綱:
   分配每個項目的佔比和篇幅。通常公司內部會有慣用的報告格式，可以請同事或主管提供之前的範本。
   ⚠注意⚠: 我的觀察裡，所有公司Routine的報告，新人千萬不要大改格式。就算你的新方法再好，對於長官同事來說，都需要重新適應和理解。絕對要避免讓溝通成本上升的事情。
   ◾ 列出大綱佔比:
   有助於分配後續查找資料的時間。而查找資料的過程中，可以將關鍵字或草稿條列在大綱下方，避免在特定項目耗費過多的時間、也避免完美主義造成的遲遲沒有下筆。總之有產出是最重要的！

3. 創造與眾不同的報告亮點與價值
   盡快完成報告內容後，需要創造額外的報告亮點。也許是一句口號、具邏輯性的架構、或是精闢的分析結果。
   如果不確定報告內容是否有達到標準，可以將內容主詞換成任何一個市面上的競品，檢查有沒有不通順的地方。如果置換後完全沒有影響，就表示報告的深度還不夠，需要再調整提供額外價值。

Advanced! 沒想法就讓ChatGPT來列大綱吧！

如果對過去的架構不是很滿意，也可以使用ChatGPT來進行架構發想。如果給的情境、角色足夠清楚，就能獲得詳盡的建議。以下假設自己是蘋果的產品經理，請ChatGPT協助列出內部新品發表的簡報大綱：

而ChatGPT給我的建議如下，非常詳細(詳細到沒辦法截圖XD)，只要稍作微調，就能完成初步的投影片。後續就可以把時間花在調整架構、創造內容亮點上囉！

— — — — —

蘋果電腦新產品內部行銷報告 — 明年新產品介紹*

大綱:
1. 導入及背景 (5%)
— 歡迎與感謝
— 明年新產品的重要性

2. 產品概述 (10%)
— 產品名稱與分類
— 簡要介紹新產品

3. 核心功能 (20%)
— 主打功能一
— 主打功能二
— 主打功能三

4. 創新科技 (15%)
— 技術一
— 技術二

5. 設計與外觀 (10%)
— 簡約外觀設計
— 材質選用與色彩

6. 使用者體驗 (15%)
— 使用場景一
— 使用場景二
— 使用場景三

7. 生態系統整合 (10%)
— 與現有產品的連接性
— 跨產品的優勢

8. 行銷策略初步討論 (10%)
— 目標市場分析
— 競爭優勢

9. 問題與討論 (5%)
— 開放討論，收集反饋與想法

建議頁數佔比 (%):
1. 導入及背景: 1 頁
2. 產品概述: 2 頁
3. 核心功能: 4 頁
4. 創新科技: 3 頁
5. 設計與外觀: 2 頁
6. 使用者體驗: 3 頁
7. 生態系統整合: 2 頁
8. 行銷策略初步討論: 2 頁
9. 問題與討論: 1 頁

總共: 20 頁

請注意，以上頁數佔比僅供參考，實際內容和投影片數量可以根據每個項目的重要性和內容豐富程度進行調整。此報告旨在確保行銷團隊能夠全面了解新產品的特點，從而更好地準備相關推廣素材。
(Good job, ChatGPT!)

▪ Key 3- 加速常用的功能，例如建立常用的文書格式範本、使用快捷鍵

工作中一定會遇到很多常見的問題、固定的報告等。

這時就可以建立固定的範本，每當問題出現、只要將相關的資料調出，調整收件人的資訊，就可以高效率的解決問題。詳細的運用包括將同事常問的行政問題做成PPT、儲存Email回信範本、統一報告常用的格式等。

和高效率的朋友討論工作習慣時，他和我分享他常思考「如何提升工作效率」。只要是常常會需要重複的庶務，大到每週都需要花時間處理的固定事項、小至文書處理常使用到的功能，他都會想辦法自動化或縮短操作時間。

例如在下班後學習Excel VBA，將公司的複雜出貨報表流程自動化；或是搜尋常用的快捷鍵等，都讓他效率加倍！

Advanced! 創造自定義辭彙，加快打字速度

在《零秒思考力: 實踐篇》中，作者也將加速工作常用功能的行為落實得很極致。除了上面提到的方法，他還在電腦鍵盤中註冊了常用字詞，包括行業裡的專有名詞、客戶長官的姓名、常用縮寫等。

而因為儲存文件時習慣在標題打上日期，他也設定了輸入當日日期的快捷鍵。不必像以往一樣切換輸入法再鍵入日期。長期下來，效率的提升也很可觀！

(但中文輸入法要怎麼創造當日日期快捷鍵呀？研究中，如果大家有知道怎麼設定也歡迎和我分享，阿力阿斗！！！)

▪ Extra key- 「八折法則」預留緩衝時間，做值得信賴的夥伴

把預計完成某專案的截止日期打八折作為完成日期。「八折法則」可以預留遭遇困難時即時求救的Buffer、提早完成專案而空出來的時間，也可以用來處理重要但不緊急的事情。要謹記，截止日期的英文是Deadline，意味著日期一過、專案就Dead了。絕對要避免僥倖心態、或是過於樂觀而太晚開始工作。

相對的，當主管或同事詢問需要多久來完成某項工作，也一定要預留遇到臨時事件的緩衝時間。千千萬萬不可以像學生時代一樣，仗著精力充沛、就想通宵完成某專案(淚)。職場就像一場馬拉松，一開始就全力衝刺的話，長期下來身體可是會吃不消的呀！

謝謝你的閱讀，不曉得閱讀這篇文章的你，是不是也和我一樣是職場工作者？又或是才剛開始實習呢？在整理這篇讀書心得的過程中，我看到了很多雖然基礎、但在職場初期曾經犯過的錯。如果可以更早建立這些觀念就好了！希望這篇文章對你有幫助，讓我們一起成為高效工作人吧！

蝦米！你還沒看過上集嗎？趕快雙手奉上~

👉 魔鬼藏在細節裡！多希望在進職場前就知道的3件事 — 老鳥菜鳥都必備的職場守則 from《效率決定競爭力》(上) 👈