三個方法KO求職者追問面試進度

負責招聘的HR同事除了應付龐大的招聘量和面試，其中一個煩惱就是應對過度熱心的求職者。有部分求職者希望知道招聘進度，以及自己是否有機會獲聘，會以電郵甚至電話詢問面試者。在求職問答平台OnMyGrad上，大概百分之十的問題是詢問個別MT Programme的招聘進度，可見不少求職者都會關注自己心儀職位的招聘情況，然而又未能從公司得到答案。

在討論應對方法前，先探討為何會出現追問進度的求職者：

1. 公司因素：一般公司聘請管理培訓生(MT)都涉及過千求職者。要處理龐大的人才庫，整理求職者資料和面試分數往往都要用上不少時間。筆者曾試過負責一輪300人的AC 面試：為期兩天，一天四場，每場四組，每組十個考生兩個考官，單把全部分數輸入電腦就用了兩個人一整天的時間。計算好分數又需要等下一輪面試的細節，最後要等上司最後確認，才可以把消息發送到求職者。所以求職者面試後兩個星期仍未收到消息也不足為奇。
2. 候補因素：在聘請與落伍的中間，往往有一至兩個名額作候補。成功獲聘的人在上班前一天都有機會反悔，甚至上班頭七天即時解約也不是新鮮事。HR不把rejection letter發給你，就是留有一線生機。
3. 個人因素：會出現追問的情況，代表該應徵者非常重視該職位。有部分求職者會有過分緊張的情況，生怕自己的申請被遺忘，每天追問該職位有否更新。亦有求職者可能已經得到“second choice” 的offer，想在簽約前知道自己“first choice” 的機會才決定簽約。

求職者的管理和溝通(Candidate Management)對企業招聘形象(Employer Branding)有深遠影響。

與求職者良好溝通能有助建立公司的企業形象，反至會為公司招來公關危機。這世代把求職資訊發到社交媒體已經是常態。每個公司職位都是落選者比獲聘者多，作為招聘專員，能如何管理與落選者的溝通？以下有三個方法，看看你有否做到：

1. 約法三章：訂立明確期限，確保有效溝通。招聘者要做好期望管理(Expectation Management)，給予應徵者一個明確日期前得到下一輪的消息。大多公司都會以大約日期去告訴求職者，例如「五月中旬」，「大概兩星期」等等。以為把死線訂得寬鬆點，就能免去責任。但其實就是造成期望落差的原因。較正確的作法是把下一輪消息的日期清楚列明。即使死線當天仍未有結果，也可以與求職者以電郵溝通，說明延遲原因。這個作法能除了安撫求職者，亦能為公司打造一個較開放透明的形象。
2. 先利其器：良好溝通系統，消息統一發放。溝通系統除了傳統的電郵和電話，現時不少HR要用自己電話，透過即使聊天軟件Whatsapp甚至社交媒體Facebook與求職者溝通。雖然做法能節省時間，但此做法會令公司與外部溝通難以管理，稍有不慎就會有公關危機。較好做法是設立一個招聘部的電話號碼，透過聊天管理軟件供人力資源部同事共同擁有及管理。此舉能確保每位求職者的查詢及疑問得到妥當的回覆。
3. 換個角度：正面面對查詢，有效利用資源。求職者如果在查詢招聘進度時提供新資訊，例如作品集，感謝信時，你的確會再考慮會否聘請他。但即使他沒有提供新資訊，公司也可以考慮推薦其他職位，畢竟這位求職者很重視與你公司的關係，換個角度，這位求職者可能也是可造之才。

希望以上三個方法能讓你改善企業招聘形象。如果各位人力資源部從業員對企業招聘形象有疑難，歡迎隨時與OnGrad交流。