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《每天最重要的2小時》策略性不稱職

發布於

作者:喬許.戴維斯(Josh Davis, Ph.D.)
譯者:李芳齡
出版社:大塊文化

《每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作》

這本書主張配合人體的生理系統,創造適當的狀態與條件,產生每天展現高成效的(至少)兩個小時,完成真正重要的事。


■ 人體不是電腦

為了應付不斷湧進來的工作量,傳統上採取的因應對策,是設法「不要浪費」時間:

  • 如何減少效率低落的時間?
  • 如何投入更多小時在工作上?
  • 如何快速地轉換處理各項事務?
  • 如何同時做許多工作?

這種工作型態,對電腦或機器來說是好解方,因為它們不會感到疲累。使用時間愈長,生產力和效率就愈高。

⚠️ 但我們是生物,無法每分鐘都展現同一水準的生產力。

衡量人類表現的指標應該是「做事的成果」,而不是投入多少又多少的時間,做完一件又一件的事。

作者希望大家不要再想盡辦法要在一天中擠出更多時間工作,而是懂得調整一些做法(摘要於文末),讓自己每天都能有穩定高工作成效的時段,留一點時間來品味生活、從容過日子。


■ 心得:策略性不稱職

Photo by Drew Beamer on Unsplash

我在讀這本書時,不時地想到《原子習慣》。

這種即視感,來自書中援引了諸多神經科學心理學的研究,以及它論證的方式,還有五種策略(摘要於文末)那「環環相扣」的感覺。

書裡有一個專有名詞叫做「神經例行程序」(neural routines),被比喻為人體版本的電腦程式,指引我們的思考、感覺和行為,讓我們下意識地以某種程度的自動化模式來執行例行事務——依我的理解,這就是「習慣」。

原子習慣》是談如何「新增/移除」電腦程式,而《每天最重要的2小時》則是要我們留意電腦程式的:

  • 啟動時機排程。(策略一:辨識每個決定點)
  • 所消耗的記憶體。(策略二:管理心智能量)

有一個觀點我覺得挺有意思的,就是「策略性不稱職」。

一項工作出現在我們的待辦清單上是有原因的,通常會有另一個人關切事情是否完成,個性體貼、負責任的人,總是惦念著不要讓他人失望。如果再伴隨著內疚、焦慮、討好、急迫⋯⋯等情緒,會督促我們一頭栽進去,但這些事務未必是對時間的良好運用。

⚠️ 有時,我們也得學會「選擇」不做某些待辦事項,對一些事情放手。

以我為例,我還蠻常因為「今日事,今日畢」的完美主義作祟,有時晚上接收到和工作有關的訊息,就一定要做出回應。好像不處理一下,就渾身不自在。

現在,我會試著先分析做與不做的原因及後果,而不是照單全收,讓「今日雜事,可以延畢」。

整體來說,這本書讀起來,儘管沒有《原子習慣》那樣震撼,但仍有一些見解,是令人耳目一新的。

書中提出的策略,就前四種來說,它們是思想上的改造,很難「具現化」——不像《原子習慣》,可以輕鬆打造出一種「易於體察」的氛圍——是比較吃虧的地方。


■ 文末摘要:五種策略

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本書提出五種策略,希冀幫助忙碌的人們,創造出每天至少兩個小時的高成效狀態。心智圖原圖 👉 點此

1. 辨識每個決定點

我們每天做的很多事情,都是在一種「自動駕駛」下完成,已成為習慣,不需要特別的意識感知。問題是,我們經常在做完一件事後緊接做另外一件事,並未多加思考接下來應該要做哪件事才對

⚠️ 別為了節省五分鐘,瞎忙一整個小時。

所以第一項策略是:你應該學會認知到,每天有一些時刻——書中稱為「決定點」,你有機會和能力選擇如何使用時間。

決定點發生在「完成一件事務」的那一刻,或者當「一件事務被打斷」時,這時的自我意識是增強的。

  • 珍惜每個決定點。
  • 事先計劃在決定點要採取的行動。
  • 在尚未有意識決定接下來要做什麼事之前,先別急著做下一件事。

2. 管理心智能量

一種「Mana值」的概念。

每件事都會消耗心智能量(展現自制力也會),甚至會讓我們產生心智疲勞。此外,所有事都會引發情緒,使得某件事及接下來的事務,變得對更難或更容易。而每個人一天能分配的「Mana值」是有限的。

⚠️ 選擇值得使用適當心智能量來處理的事務,策略性地把待辦清單上的其他事務延後。
  • 早上首先完成你當天最重要的工作,以免你的腦力被無數個小決定先消耗掉。
  • 看看你當日的待辦事項有哪些,先加以區分,標示為「重要決定」、「創意」或「其他雜項」等分類。
  • 試試看,只用特定時段閱讀和回覆電子郵件。
  • 在非常重要或忙碌的工作天的前一晚,就先作出一些決定。

好好選擇在何時擁有巔峰表現,並且大方地為它們作出其他犧牲。為了善加利用你的心智能量,你應該把少數真正重要的事項做到優異,而不是企圖做完所有事,但每件事都做的平庸無奇

⚠️ 策略性「不」稱職,讓你的整體表現更好。
⚠️ 懂得在何時說「不」。

區分清楚,哪些事是真正重要的事務,而哪些又只是職務上的義務。

3. 停止對抗分心

為了保持專注,必須擅長兩項技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物;第二項技巧比較弔詭,是讓自己的心思漫遊

我們的注意力系統天生是用來掃描與偵查事物的,包括對意外出現的事物作出反應、跟上周遭的變化、尋找新目標等;換句話說,它天生就是要去注意分心事物的。

所以沒關係,就讓大腦分心。刻意鬆開專注力,讓心思漫遊帶來助益——創意、思考未來。

⚠️ 不過,別讓思緒飛走不回來。

第一,可以先想好當思緒漫遊時要做什麼?切換到另一項只需要適度使用認知能力、但不需要使用到工作記憶的事務——然後再回到你原先試圖解決的問題上。

  • ⭕:欣賞藝術品、盆栽、風景/簡單收拾一下桌面、書架/聽聽音樂/玩點小遊戲。
  • ❌:文件歸檔/閱讀新聞、動態消息或部落格貼文/查看並回覆電子郵件/練習簡報說明/準備會議內容/做有難度的解謎。

第二,透過「覺知注意」(mindful attention),是一種「感受當下」的方式——察覺自己、他人及周遭環境。當我們發現自己的心思漫遊時,可以變成一個中立的觀察者,觀察自己漫遊的思緒,而不是斥責自己分心。

重點是要放開那些無助於你保持在軌道上的思緒,就像衝浪者放掉那些不好玩的浪潮一樣。你的大腦有千絲萬緒,你不必對每個浮現的思緒作出反應,要學會當個心思衝浪者,在你的思緒浪潮中衝浪。

4. 掌握運動和飲食

當你需要處理重要事務時,正確的運動和飲食,能夠幫助你在接下來的「幾小時」內進入最佳的心智狀態。

  • 適量、溫和的運動。
  • 少量多餐。
  • 經常補充水分。
  • 不攝取過量(多於平常)的咖啡因。

這章的結論貌似「說廢話」,不過關於碳水化合物和咖啡因的探討,彙整好的背景知識,仍值得一讀。

也許這兩種理論都對,咖啡因的一些明顯效益,可能是消除戒斷症候群的結果,另一些效益則可能是咖啡因本身的直接作用。

5. 打造有益工作環境

了解我們如何反應工作場所中常見的外在刺激,尤其在噪音、光線、身旁所處的空間等面向。

【噪音】

  • 斷斷續續的談話聲,是專心工作的頭號勁敵。
  • 白雜訊——單調的背景音——雖然不是理想解方,但可能比聽斷斷續續的談話聲來得好。
  • 個性外向、短期記憶力佳的人,比較耐得住噪音干擾。
  • 中等程度的噪音,對提升創意(想出的點子更抽象)有幫助。
  • 安靜,是最有益的工作環境。

【光線】

  • 在帶藍白光(感覺起來就像晴朗藍天的光線)下,工作效能佳、比較有活力。
  • 較昏暗的光線(感到較自在,不受拘束),則有助於催生創意。

【近身工作區】

  • 清理雜亂堆。雜亂或許對極少數人有助益,但對大多數的人而言,是干擾分心。
  • 把一些物品放到桌面上較遠的角落,讓自己能作出較豪邁的姿勢。有助於激發大膽冒險、展現領導自信。
  • 別久坐不動,讓自己有機會交替不同方式活動及使用身體。
  • 擺放一些特殊的物品或圖像,以幫助自己恢復心智能量。

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