石頭哥

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如何辦好一場校園講座?從一張簡易Rundown表往外展開

睽違兩年的石頭哥的《職人魂講座》系列重新燃起熊熊火焰,也順勢將區塊鏈、元宇宙,社群經營力的賢達人士給引進校園。在進行第一場次後的PDCA檢討,也提供Rundown讓想辦活動的朋友參考。
圖片來源:石頭哥繪製

如何辦好一場校園講座?從一張簡易Rundown表往外展開

【前言】

日安,我的朋友,我是石頭哥-你的職涯導師。在明新科技大學 工管系的系主任感召下,他真心希望學生們滑滑手機之餘,也能多吸收一點新知,於是石頭哥就只好把心中那隻充滿能量的魔獸給召喚出來,讓睽違兩年的《職人魂講座》系列重新燃起熊熊火焰,也順勢將區塊鏈、元宇宙,社群經營力的賢達人士給引進校園,就從329青年節開始燃燒,讓每場次的面對面座談會都精彩演出。

感謝風之小蛙~認真準備的精彩演說,真的不在話下,連教授都提了數個問題尋求解答;
也感謝從不懈怠、追求完美的自己,儘管Part I掌聲落幕,還是得來個戴明PDCA循環的檢討報告。

【如何辦好一場校園活動?】

每一場精采的演說,都是需要有人在幕後瞻前顧後的檢視、自我詰問,再三修改才能做好完整的籌備流程規劃,讓現場聽眾如沐春風的享受演講者的風采。

步驟一、尋求層峰認同:
第一次有人敢把認識區塊鏈、元宇宙、NFT給搬進校園舉辦座談,還真的是一大挑戰。畢竟,校園還是存在很多知識淵博,不太相信這些虛擬的事物的前輩,你必須有足夠的勇氣說服對方,或是有個身份地位崇高的教授、系主任、院長首肯,等同於願意為你的活動背書。
同時,你應該尋求系友會 理事長,甚至校友會 會長的支持,相信就更能讓活動獲得肯定,以及各系所的支持。

步驟二、事前的規劃:

2-1. 掌握你的聽眾會是哪些人?
大一和大四對於準備步入職場的迫切性不同,既然我選定區塊鏈相關的事務為座談內容,因此我把聽眾群主力鎖定大三同學,至少他們還有一年時間可以好好探索、好好規劃自已未來的職涯。

2-2. 活動主講要邀約哪些人?
系主任說:不要讓學生聽到睡著,為最高原則。於是我攤開所有認識、不認識、想邀約、能邀約的名單,大刀一砍把我這種X世代的名單給剔除了,儘可能吻合年輕人的胃口,當然「妹就是辣」的,也不能在名單中,畢竟現場鐵定會來一些教授,腦袋得有點料比較實在。主講者場次順序非常重要,等確認好之後,切記:寄送電子邀請函是一種禮貌。

2-3. 場地如何規劃?
你必須盤點完整個科系大三學生人數大約多少?整棟管理學院能來的人數大約多少?那些場地適合租借?有沒有屬於系所優先專用的場地?由於《職人魂講座》系列,以往都受到學生歡迎,他們很想聆聽業界層峰的經驗分享,學長姐的業界經驗,因此我概抓100名聽眾。同時考量到校外人士想聆聽的話,動線也方便的地方,故選定「哈佛講堂」,進校園左手邊第一棟管理學院大樓一樓。

2-4. 哪個時間比較適合?
查閱學生課程表非常重要,你得清楚掌握到你的主力目標客群是誰?他們的課程表如何?他每節課上下課時間為何?誰是該節課老師?你得先跟老師打一聲招呼以示尊重,請示之後可以的話,你就幾乎有一整個班的鐵票聽眾了。當然,千萬要避開期中考、期末考、畢業考、重大活動日期,否則小貓兩三隻就不要懷疑了。

2-5. 哪些地方可以宣傳?
校園有校園的規定,你必須申請才得以張貼活動海報,因此提前掌握好時間,通知秘書及時提供、跟催及確認完成。不過,也別擔心,現在社群軟體多,別忘了學長姊群組、系所社群都給他好好宣傳一下,免得你設定的100人,來的只有50人。

圖片來源:石頭哥繪製

步驟三、活動的執行:

對於沒有什麼經驗的人來說,我覺得你可以從一張簡易Rundown表往外展開,這有助於你像是心智圖一樣擴展思維,就不會掛一漏萬把活動給搞砸了。

3-1. 動線設備的前置:
活動動線確認、相關看板位置、簽到區域、領取的介紹簡章、喇叭/麥克風/投影畫面...整個動線、設備都做最後一次確認。

3-2. 來賓與系主任的會面:
 為了讓系主任有初步的認識,先備妥便當餐會、介紹文稿,安排主講來賓一起用餐,讓系主任有初步的掌握與認識,方便等會介紹時更流暢。

3-3. 演講過程依據Rundown執行:
我想一個完美的演出,主辦的人也必須準備ppt,這有助於聽眾進場過程中可以先透過ppt有初步的掌握,同時手邊有一張介紹簡章,也能對於今天主講的題目、主講人背景有概略性的認識。

步驟四、會後的檢討改善:

我想很多人都忽略了這一點。我習慣依據戴明PDCA執行檢討改善,方便自己在舉辦每次活動,或是每次上台演說時,都能借鏡上一場的經驗做得更完善。以這次的《職人魂講座》系列Part I為例,我覺得還有幾個可以改善的地方。
a. 簽到處人力不足,排隊時間過長,下一場次看看能否找到鐘點工讀生協助。
b. 整個活動的拍攝也是人手不足,靠一個秘書無法取景到三個角度的照片。
c. 現場簡介小卡,領取不佳,事先放告示牌告知,否則一樣規劃鐘點工讀生協助。
d. 聽眾的反饋意見蒐集不夠完善,可搭配小禮物回饋;安排在Q&A時,就得掃描完QR code。

綜合上述缺失,整個活動至少要動員三名人員協助,才會讓活動進行得很完善。這跟我上回去曙光女中演講的人力相當,你不帶三名人員隨行,你很難把整個場面的張力做到完美。
石頭哥把文章主題特別強調『校園』,是因為它真的不像你在職場,可以有各廠區的祕書、經理、副理事先幫你規畫打點好一切事宜,你只要負責說說話就可以了。在校園,學生是自由個體,系所的秘書、工讀生也非你所用,因此一切都得自行張羅安排規劃,千萬別拿公司那一套來校園使用,否則你會一路窘到散場的,真的。

圖片來源:石頭哥繪製

【結論】

 你,就是自己職涯的CEO。在你的漫長職涯中,總會有機會碰到主管要你負責舉辦活動、專案、演說、尾牙、春酒的機會。掌握好每個機會,都會讓你更能游刃有餘。今天石頭哥分享這次校園的《職人魂講座》簡易Rundown表,方便你下次擔當時可以直接套用。最後,期待你在底下留言分享,也期待後續三場次,有你的蒞臨哦。

請點連結:職人魂講座系列介紹

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