石頭哥

你的職涯導師(Mentor Stone);個性爽朗科技業主管、大學教師(證字號14306?),求職請益:www.mentorstone.com.tw 認養人、課輔志工社長,也是3C亂敗教主一枚。有個奇怪體質—《喝杯咖啡,頭痛就好的體質》。20餘年品管經營、大學教學、職涯諮詢,願與您一起學習成長。

讓你套模組,就可以把問題搞定的技巧!

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讓你套模組,就可以把問題搞定的技巧。

每週五分鐘,掌握一些職場實務技巧,讓你從容應對職場事務!

【前言】

日安你好,我是石頭哥。在職場中,你是不是偶爾也會發生這類的事情,或是常聽到周遭發生這類的....這件事情上次出過差錯,你不是說已經下次會改進,怎麼這次又犯錯了?當主管的最難接受相同的事情一錯再錯!但是你也許會覺得很生氣也很無辜,明明就改進了,但是怎麼知道會在另一個環節竟然出了包。

實用指數:★★★★★

適用對象:職場新鮮人、不知道如何根本解決問題的職場人,以及網路找不到案例示的老鳥職場人適合服用,這是石頭哥結合「麥肯錫邏輯分析法」整合而成的『模組化』,免思考直接套用的一帖良藥,相信透過石頭哥的案例圖示,讓你覺得原來我也能一次性徹底解決問題!

【系統化的思考,才能一次性徹底解決問題】

新人進入企業後,最常被交付的任務是撰寫SOP、修改SOP。為什麼企業很多事務在處理上需要SOP呢?因為每件事務不同的人有不同認知,唯有寫下標準化的作業程序,才能盡可能讓同仁之間的處理方式趨近於一致性。

但是碰到問題也有解決問題的技巧嗎?是的,絕對有的。只是石頭哥搜尋了谷歌大神,竟然連一個完整的案例都沒有,真是誇張。只好利用放假時間好好從不同面向思考,在此提出一個:

案例式SOP圖示,是結合「麥肯錫邏輯分析法」,讓你解決問題從根源一次剷除的技巧,方便你以後在職場處理相關的棘手事務時,直接套用就行了。

一、問題只是冰山的表層

不管專案也好,任務也罷,出事情了,一定是某個環節疏忽掉了。如果你只是解決當下這個問題,那麼它只不過是冰山的表層面向罷了,真正的問題原貌你沒有挖掘下去,改天鐵定發生又被主管飆罵的窘境。

二、掌握六大面向去檢視造成問題發生的原因

事情會出錯,也許不全然是你個人的問題。但是主管希望這個專案或任務交付你處理,就是信任你可以好好處理完這個任務的。因此,不管哪個環節出問題,基本上就是你在執行時沒有檢視清楚,才會讓可以預防的事件發生。

那麼有沒有一套流程或方法可以協助我檢視整個任務的全貌,避免問題發生呢?石頭哥把「麥肯錫邏輯樹分析法」,結合醫療產業、醫院、製造業...等都在用的RCA法則(root cause analysis)轉換成一個實用的『模組』,也給同事們實作驗證過了,我想這樣子大家都可以靈活運用它了。

三、訂定回饋機制,讓問題預防在發生之前

相信事情有程序步驟的思維去掌握,就可以看到整個面貌,而提出事前的預防措施,以及如果真的出錯了,才能全貌檢視問題,提出改善建議。但是重點常常被大家忽略的是:改善機制要回饋到系統面改善,以及人為疏失的預防措施面,才能長遠的避免錯誤一再發生。

改良版的案例式RCA法則

以任務出錯為例:

主管:上次那個任務,讓雅萍搞砸了,你到底改善嗎?這次這個任務,該不會又有人搞砸在某個環節吧?

你就可以掌握上述1.、2.、3.步驟在上次雅萍把事情搞砸時,做好充分的調查。同時,寫出一套預防措施的SOP,這次主管交辦你這個類似任務時,你就可以檢視整個面貌環節,相信要出錯的機率就微乎其微了。

【結論】

你,就是自己職涯的CEO。職場很現實,類似事情一錯再錯,想翻身等下輩子吧。會寫這篇文章也是因為石頭哥碰到一個職場一年多的菜鳥主管,某個案件調查的零零落落,毫無章法可言。他查詢了谷歌大神,竟然也沒案例可以讓他使用,只好請教我怎麼辦?再黑下去,這公司他也待不下去了。
我只好自己想辦法彙整出這個結合麥肯錫邏輯分析的是否樹而成的案例式RCA法則,避免讓各位有抱負想把事情做好的職場人成為主管眼中的黑軍,永遠無法翻身。

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