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突破時間管理障礙三大秘訣,助你成為人生真正的負責人(附時間管理行動清單下載)

圖片使用「Canva」製作

你會不會好奇時間管理的第一步是什麼

或你是否曾經遇過以下兩種情況或問題:

  • 明明事先規劃好每天必做的重要事項,到最後檢核時,卻發現:「為什麼想得跟做得總是有差距?」
  • 一個大型的任務,總是習慣性拖延,等快到截止日,才再臨時抱佛腳嗎像這種無法幾天內就完成的事情,到底該如何安排進度、落實執行


今天想跟你分享這個對你我都非常重要的「時間管理」主題。

文章將集結自我曾經在網路或影片等所看到的內容,提供給你三個最受用的觀念或方法


目錄:

一、前言

二、時間管理三大秘訣

1.時間矩陣(四象限)

2.固定排程

3.進攻型行事曆

三、練習改變

四、結論


一、前言:

圖片使用「Canva」製作

你知道嗎?

你跟我都有一個銀行,每天早上會自動存入86,400元。

但是,帳戶餘額無法移轉到明天,只限當天使用。

試問你猜到是一家什麼樣的銀行了嗎?

答案就是—「時間銀行。」


圖片使用「Canva」製作

彼得·杜拉克說:「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其它任何事。」

接著,將和你分享時間管理三大秘訣。

希望能幫助你有所突破,言行一致,成為你人生真正的負責人



二、時間管理三大秘訣:

1.時間矩陣(四象限):

圖片使用「PPT」製作

時間管理第一步是什麼

可以先將所有的事情區分成四大象限,以下舉例提供你參考:(參考文章於文末附連結)

  • A:重要且緊急:危機、突發狀況、有期限的任務等
  • B:重要不緊急:運動、閱讀、個人成長的規劃等(要提前安排,平常就得做)
  • C:不重要不緊急:上網、看電視、打電動等
  • D:不重要緊急:不速之客、不重要的信件等

記得,在這環節,很重要的一點,是你必須—分清楚事情的輕重緩急,擺對位置



2.固定排程:

剛剛藉由時間矩陣(四象限)分類完後,若你有碰過下面的問題:

明明事先規劃好每天必做的重要事項,到最後檢核時,卻發現:「為什麼想得跟做得總是有差距?」

這時候你需要的是「固定排程」,也就是在固定的時間做固定重要的事情

一旦變成習慣,自然會成為你生活中的一部份。


有相關的7分鐘左右影片,可以抽空觀看(內尚有其它延伸觀點及技巧):



3.進攻型行事曆:

圖片使用「Canva」製作

一個大型的任務,總是習慣性拖延,等快到截止日,才再臨時抱佛腳嗎像這種無法幾天內就完成的事情,到底該如何安排進度、落實執行

「進攻型行事曆」協助你化被動為主動(參考文章於文末附連結),用自己的步調,設定出周密的進度規劃表,有以下七個步驟

  • 列出那項大型的任務,排定好截止日
  • 將大型任務拆解成一項又一項的小型任務
  • 思考每個小型任務所需時間
  • 按照任務先後順序及每項所需時間,填入行事曆
  • 檢查並確保計劃是否能在截止日前一個星期完成,以事先預留好緩衝時間,避免受到突發狀況影響
  • 照規劃執行,每天檢討,且如實記錄進度或狀況,適時修正行事曆
  • 大型任務如期完成後,回顧過程看有沒有哪裡可以再更好或改進的地方


三大秘訣,你學會了嗎?

再來,到了你練習改變的時候囉!



三、練習改變:

圖片使用「PPT」製作

別忘了,理論要搭配行動你才會成為時間的主人

請你拿出紙筆或你方便思考記錄的工具:

  • 列出所有你的待辦事項
  • 將事項分好輕重緩急,分別填入四象限中
  • 重要的事項,請寫下你「固定排程」的時間,如:每天早上7點到9點,固定寫作
  • 若你有額外大型的任務請參照上述七步驟
  • 確實執行,每天檢討回顧,養成好習慣


為了方便你執行上述前三項步驟,我製作了「時間管理行動清單(PDF檔)」。

欲免費領取,歡迎私訊至粉專「Smile Tseng 文字烹飪屋」留言,並提供個人信箱,將於2-3天內寄達,請記得查收信件。

若超過時間,仍未領取到,別忘了去垃圾信件看看或再次與我聯繫!



四、結論:

只要擁有正確的觀念找到自己適合的方法,就不用再擔心總被時間追著跑

你寫完你練習改變的清單了嗎?

歡迎在文章下方跟我分享你的清單或感想哦。


閱讀完文章後,如果對你有幫助,可以幫我在下方拍手五下給予鼓勵,讓我有機會得到一些回饋,支持我繼續產出更多優質的好文章!


歡迎留言與我分享心得,我都會一一回覆。

若轉載與引用,請註明文章出處,謝謝您們。


參考文章→關於時間管理,我的五大訣竅

參考文章→不是把事情填進去就好!「進攻型」行事曆,才能讓你不再被deadline追著跑

參考文章→實作進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法


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