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採購| 工作經驗分享(1)| 四大步驟帶你入門

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先說一下我的背景,我目前在上市櫃公司擔任採購管理師,目前累計工作經歷三年半,以下是我的簡歷:

>>2016.8-2018.4 三角貿易商—採購業務

產品主要為室內建材、智能家居設備

>>2018.8-2020.2 精品品牌代理商—

前期-採購; 後期-品牌經理

>>目前:上市櫃公司工程營管處—採購管理師


大概因為我非商管相關背景出身, 蠻常會有人問我是怎樣進入採購這行,我想以下幾點可以分享給同樣對採購有興趣的社會新鮮人,希望能有少許幫助


1⃣️ 先從小公司開始

畢業之初,我去了一間規模只有6人的三角貿易商, 應徵職務是「採購業務專員」。公司成員就是老闆、會計1人、人資庶務1人、採購兼業務3人。進入這種小公司的好處是,有機會老闆願意教你,這你從面試時就可以略知一二, 當時我很坦白讓老闆知道我就貿易而言是張白紙,而他也很直接告訴我,我其餘特質ok, 他願意教。


先講小公司有三大好處: 

1. 一條龍, 什麼事都得要會: 這代表你會很清楚整個貿易流程。舉我的例子來說,因公司是三角貿易商,所以我得負責開發廠商(sourcing), 也得負責報價給客戶、寄送及管理樣品。選定廠商、談好價格後, 空運海運,一切的進出口業務也得包辦, 而訂單的請款、對帳,也必須整理清楚。若是有規模的大公司, 這一整個流程就會牽扯到採發部門、業務部、會計部、進出口部等等,每一個環節,都有專人負責。但初接觸貿易,我認為清楚整個貿易概念、採購流程,甚至是供應鏈,還是挺重要的。若我一開始就進了大公司,或許會花更多時間搞懂國際貿易究竟是怎麼運作的。


2. 有機會獨立負責專案: 因小公司就那幾隻小貓,所以只要你平常表現不錯,就非常有機會獲得負責專案的機會。當時我進去第一間公司不到一年,老闆就讓我負責公司到德國參展的專案, 從策展到展位設計、展場會議, 都交給我全權負責。後來等到了我去了另一間中型公司,我才發現能參與類似專案的,只有我單位的經理和老闆本人。而出國參展的經歷,對於我後續工作發展有蠻大的幫助,之後可以詳述。


3. 老闆很有可能跟你分享他在業界闖蕩的經歷

這受不受用就看個人,對我而言倒是頗受啟發,當初我老闆雖然為人挑剔,但不得不說我在他身上看到許多創業所需的特質, 包括他是如何被挖角、如何得到外國金主投資。甚至一些較為負面的部分, 包括他在管理公司人事上的缺失、整體組織擴展的不穩定等等。 而我常常會想, 他應該怎麼做會更好? 人事可以如何改善?由於公司小,只要你用心,其實都可以觀察出不少心得。


回到建議:


2⃣️ 先練好你的excel

我去第一間公司面試前,剛好看到職缺說明上有註明要精通excel使用,於是我上網爬文先學會了幾個據說很實用的excel公式,結果的確非常受用。這不只是幫你通過面試而已,善用excel真的能讓你的工作效率大幅提升。包括能在大量資料海直接找出你所需數據的vlookup; 篩選出你要的資料自動形成報表的樞紐分析表; 幫你自動四捨五入的round系列公式等等。這些公式及功能真的都不難,但如果你找資料、做報表的時候沒想到能利用它,那真的會做報表做到頭昏眼花,還很有可能出錯;反之若你能善用它,是能讓你有如裝上一對翅膀,事半功倍。


3⃣️ 可以先搞懂一些貿易術語/常用知識

什麼是FOB, CIF? 進出口貿易流程? 付款方式有哪些種類?

其實這些你就算不懂,大概進公司也會有人教你, 但在準備面試期間, 多多了解也無妨。多了解一點,你進公司之後就愈快適應。


4⃣️ 思考自己喜歡的產業

雖說都是採購,但不同產業的工作內容還是相差甚遠。你可以先設定一下自己未來的定位,你想走什麼類型的產業?服飾、配件、精品、化妝品、食品、汽車零件、藥廠、科技業、傳統產業? 想想自己的興趣,你有熱情的產品做起來真的比較能做長久。若你能從一而終,待在同一產業,那你的職涯道路也會走得更快更順些。但若真的不喜歡現在待的產業,那就快點換跑道,除非你有家擔,不然永遠不嫌遲。

接下來分享一下眾人對於這行的一些迷思: 

迷思一: 當採購都在收賄?

這不對,但卻也不能全盤否認。這非常看你的公司類型,以及你在公司的角色。若你是負責sourcing,且有全權決定選用廠商的那位,那自然很多廠商會希望藉由一些「其他手段」, 來獲得你的青睞。這其中包括直接給現金、送禮、一天到晚藉開會之名請你到處吃吃喝喝、出差幫你訂好五星期飯店,皆可大可小。你問我有沒有收過? 有次去大陸出差開會, 廠商老闆塞給我一大疊人民幣叫我去買水喝, 我尷尬笑著拒絕後,快速地看向我老闆。結果他竟然說,好啦人家大老闆都這麼說了,你就收下。那筆錢最後當然給了我老闆,但那對於當時剛出社會的我來說,還真是一個震撼的..不良示範。但在這我也必須說,這嚴重性可大可小, 它牽扯到的除了職業道德問題,也很可能牽扯到法律問題,一切端看你待的公司或機構。所以奉勸大家,不屬於你的還是不要拿。

迷思二: 當採購數學要很好? 

我也曾經這樣認為,但我從小恨透數字,學測數學只有五級分,還是當採購當得好好的。另一方面我倒覺得, 英文好倒是幫了我許多,如果會第二外語也可以試著找那個國家主力產業的採購職缺。當初我老闆會讓我負責德國參展專案,其實也有一點成份是因為我會德文。而且與其說數學要好,不如說邏輯重要,面對採購繁雜的工作內容,若是邏輯不好的話,做起來還真會痛苦。

先分享到這裡,如果大家有興趣,再來分享我前後三份工作詳細的工作內容和一些有趣的事件。



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