Jhane

UI / UX 設計師&自由接案設計師&雜食設計師 不定期分享設計領域的相關經驗 〘 完整內容請展開介紹〙 | 所有文章:https://reurl.cc/N6Q2Kp 設計作品:https://deerlight.design/ 原創主題:https://reurl.cc/g84djN

良好的溝通技巧

以自身和旁人的經驗,來分享如何良好溝通
Design by Jhane Chou

建立良好的溝通,不僅能在初期過濾掉不適合的案件,也能在過程中達到最佳的效果。

接案工作者,需要與各式各樣的客戶接觸,盡可能取得雙方都能滿意的共識,不過現實中往往面臨的是:該如何提出自己的要求,同時說服對方?或是應對難以招架的無理要求?


目標很重要

如何透過溝通與談判,達到你要的目標?

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達成目標,讓這過程的方向明確,才是首要的重點。

如果搞錯方向、做錯判斷,只會讓自己離目標越來越遠,甚至把自己帶向不利的處境。

一開始先別貪心,先想好最首要的目標是什麼

可在這過程中學習溝通與談判,到後期累積不少經驗,就能得心應手,甚至是明確知道該如何與客戶洽談,以及清楚自己想要的。


有效及良好的溝通應該是雙向溝通

在溝通時,是不是有過雞同鴨講的情形?你說你的、他說他的。上一段對話好像達成共識了,可是接下來卻得到共識以外的回應。

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不清楚對方是否真的聽進了你的想法,也不清楚對方是否真的了解你說的?對方也很常提到:

如果合作愉快,未來可長期合作

善意的長期合作,當然千百個願意。不過也要小心有些人的心態就是看準自由接案者不穩定的案源,和膽小的內心,於是端出鴻門宴。

若對方是個重視你的人,從合作的態度與給予的回饋上,就能感受的到。

幾次的面談中都無法達成良好的溝通,接下來合作過程,依然會上演一樣的戲碼。


了解自己的成本與能力

「我不知道我該如何報價?我擔心對方覺得我收費太高。」

由上述的案例中,報價 6,500 元台幣,內含五張照片、一張廣告橫幅。

有人覺得高,有人覺得低;這沒有絕對,而是你必須在心中有個底,這樣的工作,你值得拿到多少報酬?

你可以評估這整個專案做完會花上多少時間?客戶能夠修改的次數有多少?能力是否能掌握?當然別忘了容錯率:能力未能趕上,可能會有出錯的時候,需要重新製作該怎辦?

如果是個新手,大多數會碰碰運氣,嘗試看看。

假設已是中手,做過許多性質相似的案件,製作的速度與內容的精準度會提高不少,會考慮是否能提高自己的報價了。

並不是花的時間更少,所以更便宜的價格。而是累積的經驗較多,能精準抓到客戶所要的,節省雙方的時間,所以應是更貴的價格。

使用報價表 / 單 / 書,簡潔明瞭

有些人會用訊息報價,整段訊息成了用「對話在報價」的情形。

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使用 Email 傳遞正式的報價表,避免使用通訊軟體直接報價。通訊軟體很方便,但是以信件的往來會比較正式,雙方也都有更多的時間來思考該如何回應對方,信件的紀錄也比較明確。


禮貌的表明立場,適時拒絕無理的要求

在不清楚雙方個性或態度之前,用字遣詞避免隨便、情緒的字眼,畢竟雙方都互不了解,使用較正式的用詞,也會比較難讓對方馬上就猜出你的個性。

同理,也能用同樣的對應角度,知道對方個性。

在這例子中送出報價表再收到對方回應,大概就能知道對方是個會極力爭取的人,當然他直接亮出了預算,很直接地告訴你他的預算(是不是真的預算也說不定)這時候可以看情況回應,如果你接受那就去吧,假設對方還是不死心地要討價還價,那還是放生比較好。

我給的回應就是不接受,但是用較委婉的說詞拒絕,最後送給對方了長期合作的客套話。在許久以前有前輩跟我說,還可以用另一句話婉拒對方。

不好意思,因目前案件眾多,為了保持品質,無法承接您的案件

其實就是禮貌地拒絕,然後告訴他,這案子對你來說不是非接不可。


下次還會找你,因為便宜好說話?

過於順從,並不會因此更順利。

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拒絕試稿。確定案件費用,收到訂金再開始執行!

所以我說那個試稿費?那個報價?那個訂金?怎麼變成對方幫擅自你決定啊!最後還反過來兇你討價還價。

上面的案例等於第二個海報是白工,加上免費試稿,以及廉價的費用。
(一千塊得到兩個可以使用的海報,物超所值)

在我還是新手的時候,完全不知道眼前即將面臨什麼。當然也不知道這些,也傻傻的做了。

這很常出現在預算很低的案件,因為想著金額也不多嘛,等OK了再來談,怎知道金額低到突破海溝。

你可以制定類似這樣的規則,尤其第二與第三點很常被忽略:

  1. 初步諮詢 & 需求分析 / 報價
  2. 確認規格 & 簽訂合約
  3. 支付訂金即開始進行設計
  4. 設計提案,選定提案 & 修改定稿
  5. 定稿並支付尾款
  6. 交稿結案

當然,也會有客戶真不知這些規則,也因為每個接案者所制定的規則不同。若不說清楚,對方也不知道。所以,好好把握一開始能夠教育客戶的機會,若對方選擇不尊重你的專業,那就再見囉。

如果,真不小心犯了這大雷坑,忘了去制定規則並告知客戶,就當學個經驗吧,畢竟也是自己默許了對方這麼做。


關於信任感

在素不相識的情況下,如何讓客戶信任你,願意將案子交付給你呢?就像是談戀愛,跟你談戀愛的人,才知道你是不是他的真愛。

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同理心

站在對方的立場去思考,而不是一昧的做出自己想要的設計。

教育客戶及耐心傾聽

有時候是因為客戶不懂,避免直接譴責對方,而是了解對方不懂的部分,以及耐心的解釋,教育客戶的同時也訓練你的表達能力,而少數情況是我們並沒有理解客戶,導致想法和溝通一直都在不同的頻道。

若你發現對方是不想懂或不尊重專業的話,請放生並提醒身邊的朋友們小心。
魔鬼藏在細節裡

錯字是最常犯的小錯誤,再送出文件以前,至少要來回檢查幾次,確認日期、文字等等,就算是微小的設計裝飾也要檢查是不是錯字。

基本禮儀

不需太過嚴肅,但該有的禮儀與態度還是要有。部分的人會想與客戶打成一片,但有些客戶不會告訴你哪些行為是他不喜歡的,就連自己及身邊的人也不會直白的告訴他人感受,更何況是建立在案子上的客戶關係呢?

守時

這是最常出現的問題,也是最不該忽略的,遵守時程不論對客戶還是自己都是很重要的尊重。

勇敢承認你的過錯

難免會有犯錯的時候,有些小錯誤是可以自行修正,但出現大錯誤的時候,請誠心的與對方道歉,並不是要你低聲下氣,而是去承認你的過錯,並虛心學習改進。

建立信任感的核心,不只是讓對方感受你的專業而已,而是你重視他的需求,大過於重視他的報酬。

同個報價,兩樣情

報價是個說也說不完的東西,很玄。但也不是如此虛無飄渺。

有時候也是得看公司的規模以及願意在這付出多少,假設有幸遇見賞識你的客戶,請勇敢的放手一搏吧!

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  • 拿到好價格,受到尊重,心甘情願→做出優質的作品→用優質的作品能夠吸引更高更有眼光的客戶。
  • 拿到糟價格,受到欺凌,怨念深重→做出可能好也可能不好的作品,若能用低價欺負你,是否在過程中也能凹你或是嫌棄你?

並不是每個客戶都這麼糟糕,優質的客戶其實就不需要大費周章地與他周旋!除了優秀的作品與特質,加上一些曝光或口碑,能夠吸引到好客戶之外,還有許多的因素也會影響。

當然,我們也要避免成為助紂為虐的人。


合約

合約會記錄工作內容、內容標的物、標的物價格、時程、收費等等。上面說了這麼多,最後卻沒有擬訂並簽訂合約,那會白忙一場哦,並有可能讓雙方的權益受損。相信已經有很多糾紛案例,但卡在「沒有簽合約」而失去權益。

不管是專案規模或金錢的多寡,都要簽訂合約,並學習如何撰寫合約,更要了解合約內容在寫什麼!

不過最近也發現一些朋友出現糾紛的時候,選擇不去爭取。

為什麼?

因為沒有金錢與成本去跟客戶耗…雖然有比較不麻煩的做法,但他們還是選擇放棄爭取了,這又是別的題外話了。


製作設計報價書

報價書為何這麼重要?除了告知客戶設計項目的費用和注意事項等等,它也能作為一個保護雙方的工具。

文章首次發布於 Medium,目前閱讀的版本為同步版。


最後,感謝你的閱讀及支持,有任何問題都歡迎來信([email protected])聯絡。

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