Will

沒想像力的社會觀察家,富創造力的生活實踐者。在亞洲不同的國家都待了一下,所以從臺灣出發,分享看到的世界。想知道我最近在忙什麼:https://sleek.bio/willliu。

舊文新發|早上3小時完成一天工作 (閱讀筆記No.011)

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最近正在整理自己時間管理的系統跟方法,剛好看到一篇以前寫過的心得文章,現在看起來還是收穫良多,提供給大家。

之前看過古市幸雄寫的《每天只要30分鐘》、《每天早上只要30分鐘》兩本書,發現時間管理是一個很重要的議題,這次又挑了一本關於學習時間管理的書,沒想到大家講的東西開始大同小異,基本上就是珍惜每一個早晨、每一個零碎的片斷時間,不過相較於市面上很多關於時間管理的書,這一本書《早上3小時完成一天工作》規劃的更有體系,詳盡的使用歸納法把工作時間分配寫了出來。

書中很明顯的提出了幾個實際上運用在生活的時間管理方式,把作者平常的生活概念具體化,透過具體化之後產生大眾普及的效果。

首先,書中提出了『六個優先順序』在就寢之前回想明日需要處理的事情,寫出六項最重要的,並標明優先順序,翌日早上進入辦公室之後按照自己所排定的順序開始執行。(p.51)運用的重點在-把每件事情都分到不能夠在細分為止的「鯨千分法」-作者強調目標達成的精隨與「今天一整天,該做何事」是息息相關的,要將目標分割成可能達成的較小目標再去執行。而且,絕對不可忘記的是,這些小目標必須在今天就得完成。(p.62)

把概念跟方法釐清,作者接下來提供了實際的運用法則,對我來說也是最大的收穫部份。

第一步,明確釐清「計畫」與「時間表」的不同。(p.85)

計畫(Plan):由自己所企劃、規劃進行的。

時間表(Schedule):事先早已決定好的,無法移動的行程。

明確分清楚兩者不同之後,開始把『可用時間』(Available Time)計畫出來,那些已經定好的時間之外可以用運用的時間皆是,事先計畫在這一段時間該去做些什麼,設定好優先順序,但記得要將這些時間運用在跟自己要達成的目標相關連的動作上。(p.88)平時就將想要完成的目標寫在紙上,放在身邊,時間一空下來,就運用在優先順序最高的事情上面,是有效發揮「可用時間」的秘訣,切記,由於時間短暫,要寫在10-15分鐘內能夠完成的事情。

第二步,制定計劃。(p.100)

目標的分類:大目標、中目標、小目標,進而分成本月目標、本週目標、今日目標。

計畫的分類:長期計畫、年度計畫、月計劃、週計劃、日計畫。

每個計畫一定要祥訂『時間』,在越細的計畫之上,要能夠寫出最詳盡的時間,一方面抓住自己的「可用時間」,另外一方面是不要讓時間小偷出現,也就是之前在勝間和代《25歲前一定要學會的拒絕力》所言的,要學會拒絕力,勇於說:「No!」

作者提出了一些關於時間小偷的例子:(p.120)

  1. 冗長又無效率的會議,以及長舌電話
  2. 權限的委任不充分,或是工作的分配不明確
  3. 因缺乏優先順序所引起的混亂
  4. 因優柔寡斷造成決定的延遲
  5. 無法開口說「不」因而參與過多的事務
  6. 自我規制的不足
  7. 日常事務或文書資料過多
  8. 時間的用法雜亂無序,譬如:過長的咖啡時間

第三步,「活用時間」的十五個基本規則。(p.122)

  1. 將「日常例行公式」集中後一口氣完成:設定一段連續的時間處理日常事務。
  2. 重要的工作在「中午之前」處理好:中午之前頭腦的活動處於最佳的狀況。
  3. 所有的工作都要「設定處理期限」:只要設定了期限,人就能夠朝著那個方向傾注努力。
  4. 從較困難的工作開始處理:事情不會不見,不如「先憂後樂」。
  5. 簡單的工作可以擺到後頭再處理:幾乎80%的問題工作只要放置一段時間後就會自然消失。
  6. 總檢點「時間的障礙物」:屏除時間小偷的存在。
  7. 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方:只要點子一浮現,就馬上紀錄下來。
  8. 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」:避免因為要習慣新工作,而浪費掉的時間。
  9. 要經常去設定「休憩時間」:設定休憩時間,讓自己在休憩時間前盡量去完成設定之目標。
  10. 能夠委任他人處理之事,便交由他人負責:避免處理重複事務。
  11. 無意義的閒聊要斷然說「NO」:人生苦短,時間有限。
  12. 「今日事今日畢」:找一個可以處理事情的環境,處理完再離開。
  13. 不要太過吹毛求疵的要求完美:養成只處理必要的工作之習慣。
  14. 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」:壓力這種東西,只要工作不順遂、無法順利完成時,就會莫名的產生。
  15. 即使延時動手的時間也必須要做之事:不詳加考慮就貿然行事,一定會造成重新處理的後果,況且,很少有事情緊急到連思考決定的時間都沒有。

這部分提到一個對上班族很實用的東西:提昇電子郵件的效率。(p.136)

  1. 有必要再確認的電郵、重要的電郵等,製作成圖表或用顏色去做區分。
  2. 讀完郵件後,將其區分歸類、放入資料夾中。
  3. 使用自動分類功能。

第四步,提升「時間的密度」之七個技術。(p.140)

  1. 積極實施「一心多用主義」:處理輕鬆的工作時,採用一心多用的方式。
  2. 特意將工作期限設定得較短:愈短的期限,愈能提高專注力。
  3. 以「時間鎖(Time lock)」管理黃金時間:找一段時間,完全「鎖」住,只留給自己。
  4. 將「馬上辦主義」習慣化:改掉「改天再做」的毛病。
  5. 以「電話計畫」來預防漏失:在打電話之前,先把電話的目的、要問的問題寫下來。
  6. 利用「三個基準」將工作分類:完全可以委任他人,並無須回報的工作;必須要事後報告的工作;只需事前認可,事後無須回報的工作。
  7. 用「最初的四分鐘」設計一天的流程:在最初的四分鐘抱持著好心情。

之後,作者提出了一心多用的法則:(p.171)

  1. 處理較困難的工作時,要記住一次只處理一件事情。
  2. 處理熟悉、習慣的工作時,同時可能掌控十個做有的事情。
  3. 為了能構思新點子或是實現美夢,必須經常讓潛意識活動作用。

這部分跟《秘密》(The Secret),所提出的『吸引力法則』(The law of attratcing)銜接上了,也就是我們要時時提醒自己美夢的存在,甚至是能夠思考美夢成真之後的一景一幕,當這些都已經內化成潛意識的一部份時,就能夠步步邁向達成目標的道路。

第五步,環境。

作者在最後提出了,環境的重要性,當我們整理好乾淨整齊的環境,也會影響心理的層面,讓自己也有更好的情緒處理事務。

最後,如同所有的時間管理書籍,還是要把自我管理提出來當壓軸。作者提出:「重點並不在於理論,而是在於實踐,行動才是成功最重要的步驟。」

最後作者以行銷高手法蘭克‧貝特格(Frank Bettger)的故事總結,表明『至今為止的你,就是因為老是認為自己就是如此,所以才會變成現在這副模樣。因此,為了要改變你自己,就必須先改變你對自己的想法。』

這一本書,鋪陳的太好,所以是本很值得購買下來的工具書、學習書,從一開始先把許多人對時間概念釐清之後,詳細敘述了怎麼去讓自己的時間管理有實際改變,用最明顯的方始標出了每一個步驟,概分為幾個重要的點,並且分為五個段落讓大家有實際的施行感覺,之中又不斷的用實際的處理案例當做註解、說明,更令人覺得貼近自己實際的上班生活。

而最重要的一部分在於「結語」,作者不像其他學習書說明我透過自己的自我提升做到了什麼,而是表明要怎麼去做到自我提升,也就是要從自己做起,從今天開始實踐。如同「登高必自卑,行遠必自邇」的道理一樣,當你確定要改變自己的生活,請從現在這一刻開始實踐起,開始設定每一個目標,然後告訴自己的潛意識,達成目標,美夢成真。

這不是一本勵志書,更不是像《秘密》那種強烈的思考意識的書籍,而是一本很完整的工具書,能夠提供很多實踐方法。

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