研究員/藝術家/工程師,現任職於中央研究院 Music and AI Lab(音樂人工智慧實驗室)。擅長數位藝術創作、音像程式與互動設計、網路藝術與機器學習。個人網站:vibertthio.com。臉書:Vibert Thio。

✍️我如何設計個人化 Notion :打造數位分身

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我接觸並開始使用 Notion 至今已經有大約六個月的時間,我發現自己的 Workspace 設計已經漸漸穩定,是時候可以寫個紀錄並分享一些零碎的設計、使用、習慣、原則等。裡面也有一些技巧可以讓人參考,同時也歡迎各種的建議與討論!

我的首頁 Home,也是唯一的 workspace。




0. 目錄

  1. 前提 Prior
  2. 首頁 Home
  3. 專案 Projects
  4. 閱讀 Read
  5. 紀錄 Log
  6. 工作流程 Workflow
  7. Notion 值得信賴嗎?




1. 前提 Prior

個人用途

我目前都是將其用做個人的效率工具,包括生活、工作、記帳等各方面,只有分享共編權限給女朋友,但沒有用做其他的團隊工作。

我的工具列表

在使用 Notion 之前,我使用的數位效率工具是 Evernote 與 Trello,在 Evernote 裡面有大約兩千多篇的筆記。在使用 Notion 並穩定之後,我就把那兩個帳戶都 export 到 Notion 裡,至今沒有發現嚴重的缺點。

簡而言之,我目前使用的組合大致上是 Notion + Gmail + Google Calendar + Slack。我還是用 Google Calendar 用作時程安排,是為了其周邊連接的各種服務, 而 Notion 雖有內建的 Calendar 功能,但並不完備到足以取代前者。

只使用一個 Workspace

我認為自己現在的使用方法,幾乎可以說是把我的數位分身放進了這個軟體。我把它用來紀錄(documenting)、思考(thinking)、寫作(writing)、計畫(planning)、記帳(accounting)、決定(decision making)等。

在最基本的 Workspace 設定上,我只使用一個 Workspace。我發現這個做法可以有效的增加整個 Workspace 的使用效率,並且把它好好的整理與設計。當有新的想法出現時,我會思考如何放進現有的架構。若是無法,那就改良它到可以融入這個新的東西,而不是直接新增一個頁面。

接下來,我就直接來講幾個重要頁面的設計,包括 Home、Projects、Read、Log 等。




2. 首頁 Home

我認為,不管如何使用 Notion,我的第一個原則就是:

1. 花費在在調整 Workspace 上面的時間,能少就少。使用 Notion 的目的並非在於使用他本身,而是使用的過程可以幫助你更快速的完成其他你要做的工作。

大約一月底時,我的 Home 就已經是大約這個樣子,沒有太多的變化。所以,我對於目前的系統還算滿意,正是因為它在這半年裡面幫助我完成各式各樣的事情,但依舊保持差不多的樣子。再來,我又想到自己的另一個原則:

2. 盡量不要花時間挑選背景。Emoji 可以。

其實這跟第一個相呼應,挑選適合背景圖片不容易、花時間,而且對於我實際工作並沒有太多幫助。另外,我在每個頁面會花大約五秒鐘決定足夠 informative 的 emoji,幫助自己在視覺上確立每個頁面的特性。

Home 的功能分區。

如上圖所示,當中大概可以分成五個區塊:

  1. Inbox & Actions (GTD)
  2. Reminders and Tools
  3. Projects & Reference (GTD)
  4. Life
  5. System
Inbox & Actions 展開來之後,就可以看到我具體要進行的一些任務,還有常用的連結等。

我在這裡並不想多解釋 GTD 的意思,不過有興趣的人可以搜尋 Getting Things Done。Inbox & Actions 負責的是紀錄所有腦袋裡出現的資訊、念頭、靈感,並在工作時把他們逐一釐清並整理進系統。

Reminders & Tools 裡面有我覺得重要的提醒以及這幾個月的 roadmap。

Reminders and Tools 如其名,包括一些重要但是時常需要提醒自己的觀念,以及可以提醒自己在做什麼的季度方向規劃等。Project、Read 與 Life 在後面會解釋。而 System 則囊括了一些個人資訊、價值體系、財務規劃、記帳等頁面,可以想像是集合個人生活所有恆久的 project 或是主題。




3. 專案 Projects

我將所有牽涉到大於五個小任務的複合式任務都放進 Project 來管理。頁面的格式是使用 database,以利我可以在不同的 view 裡面去審視我自己全局的進展。

這個 view 是使用 status 來分類,也就是每個任務的進度。綜覽下來,可以幫助我釐清一些時間與方向的規劃。

Properties & Views

利用性質(properties),可以有效的將每個 project 分類、排序、整理,以利自己分析目前整個人工作的狀態。當然,properties 這種東西也需要盡量精簡,我目前是使用四個:

  1. status (Select) — 目前專案的執行狀態
  2. tag (Multi-Select) — 專案的特性標籤
  3. start (Date) — 開始日期
  4. end (Date) — 結束日期
在 project 裡,我只保留四個真的需要的 properties。

若是好好的設計自己的 properties 運用,就可以搭配 View 來縱覽全局,我目前最常使用的三種如下:

  1. board — 綜覽尚未開始、進行中、已完成的專案
  2. tags — 觀察自身對於各種主題的重要性分配
  3. time — 利用日曆來了解時間分配
這些是我正在用的 view 清單。

Project Item

每個 project item(此處指得是 database 裡面的單一項目)都有自己的一個頁面。我當初挑選 Notion 作為最主要的效率工具的其中一個重要原因,就是其極為乾淨的介面。而 project item 的頁面裡面會顯示其所屬 database 中的各種 properties。為了讓每個 project 的工作空間裡面要全空,我會在裡面多新增一個新的 page。當然這是暫時的解法,我也已經 feature request 過希望可以在 project item 的頁面中隱藏 properties,目前先這樣也不至於太過麻煩。

真正在執行一個 project 中的任務時,就會利用 home 中的 GTD 和 project 自己的頁面來進行發想、規劃、紀錄、討論等。

我現在利用暫時的解法,來讓獨立的 project page 可以保有乾淨的工作空間。




4. 閱讀 Read

我常常在思考,怎麼樣的閱讀方式 是最適合 2020 年的現在?我也利用 Notion 的 database 建立一套全面的閱讀經驗系統,可以幫助我進行紀錄、歸類、排序、評分、心得撰寫與回顧。我此處指的閱讀包括文章、書、影片、網站、電影、作品等,只要是廣義的資訊接收就會被我列入閱讀。

我並沒有使用 instapaper 或是 pocket 等 read later 的服務,而是使用 Notion 的 database,一部分也是因爲我發現寫作的軟體跟做筆記的軟體整合在一起會方便許多。Notion Web Clipper 釋出之後,一切就變得更加流暢,甚至 iPhone 上也只需要點兩下就可以加入閱讀列表。我認為每個對於自己有思考價值的閱讀,理想上應該都要有或長或短的反思,Notion database 中每個項目的頁面就可以支援這件事情。

為了達到完整的回顧與思考,在 Read 這個 database 裡面的 properties 相對就比較多一些:




5. 紀錄 Log

人類的生活,基本上就是由一連串的思考、決定與行動所組成。我習慣透過紀錄每個念頭以及思考過程,來幫助自己做出生活中的所有決定。Log 的 page 即是用來記錄「所有不與特定一個 project 相關的想法」。當中包括每天早晚各一次的反思、每星期不定期整理、每月定期整理等。我也製作了 template 來減低固定記錄所耗費的時間。

3. 將腦袋中的所有想法都寫在 Notion。

因為所有沒有被寫出來的、留在腦海裡的,都有可能破壞心流(Flow)的狀態。而我希望每天都能夠在那樣的狀態下工作。

我的 Daily Log 最早只是用簡單的文字紀錄每個想法跟碎片的日記,在一個多月以前,看到 Valentin 利用 template 來把固定要思考的問題條列以加速紀錄的流程,就參考他的作法,確實好用。

Morning Log 會寫下自己的醒來所記得的夢境、腦袋裡流竄的各種念頭、以及當天最重要的事情等。它可以幫助我清空思緒並專注於真正的下一個動作。而 Night Log 則是紀錄當天所學到的新知、覺得這一天裡面做得很好的事情與決定,同時,也寫下我認為可以做得更好的事情與我如何將這些應用於以後的生活。除了給自己的問題以外,我也會利用 Daily Log 來提醒自己每天需要做的事情,像是用拍照記錄身體狀況、體重量測、運動日誌等。

另外,我也用 Notion 來進行記帳,而且 Mobile 上面的使用流程很流暢,一切都非常輕鬆。




6. 工作流程 Workflow

我使用 Notion 處理每項任務都會經過下面的流程:

  1. 腦袋清空 — 將腦袋中的任何事情寫到 Inbox 裡面
  2. 確認任務複雜度 — 問自己,這個任務是否需要牽涉多的行動。若是簡單的任務,就馬上處理。若是超過一定的複雜度,就
  3. 釐清任務內容
  4. 開始工作 — 將過程與思考紀錄在 Project Page 裡或是 Actions List
  5. 完成 — 將紀錄歸檔在 Project Page 並在 Log 裡面定期檢討




7. Notion 值得信賴嗎?

在決定完全投入使用這個軟體之前,我也考慮過這個 app 是否會長久的支援以及各種周邊的功能是否完善。我甚至在去美國參加學術會議的空擋直接拜訪他們的辦公室,跟他們聊聊公司目前的狀況等。簡單說,我認為他們是一家即有前景的公司,就像他們宣稱的已經達到 Producet Market Fit,並且已經有大量地黏著度很高的用戶數據。當然,關於將自己所有的資訊放入一個私人公司,似乎在隱私安全上並不是明智的決定,所以我也在不斷調整自己的使用方法。而他們似乎也考慮到某些人的隱私與資安需求,提供非常快速的輸出(export)功能。所以,我建議:

4. 每兩週至少 export 一次所有的資料,已進行本地備份。避免將銀行帳戶、機密個人資訊放在 Notion 上面。

現在的 Notion 是 2.x,而他們預計在年底推出 3.0 的更新,最重要的新功能就是 Notion API 的開放,想要讓更多人可以利用他們的平台建立更強大的網站、協作工具,以及所有可能可以幫助人將科技運用於生活的應用。




從 Notion 的 About 裡就可以一窺其背後遠大的理念,長遠來看,人類與科技的結合不斷加深,他們也試圖在這個洪流中創造一個讓更多人參與的機會。我希望他們真的可以做到,雖然現階段還有很多的變數。若是對於我的設計有問題,歡迎用各種方式聯絡我來討論,我也在思考如何在台灣建立真的有效運作的社群(相信不少愛用者都有這個念頭),希望這篇文章也可以給予一些同好不同的靈感。附上一張 System 頁面裡的截圖,裡面許多東西也還在實驗,不確定之後的運用會如何。




關於作者

Vibert Thio

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畢業於台灣大學電機學系,從大學時期開始接觸科技藝術,致力於將技術的深度研究結合哲學思維,轉化為音樂與藝術的新型態能量,並創造對於其他人有價值的事物。專長為網頁前端、機器學習、電腦視覺、音樂科技及互動設計,協助公司打造完整的產品模型,客戶包括 FRM台灣人工智慧實驗室(Taiwan AI Labs)與 TSMC 等。過去經驗包括擔任廣藝基金會與文化部委託藝術家、達盈創投分析師、中研院助理研究員。數次在各種技術論壇與資策會分享創作經驗、發表學術論文以及參與國際學術會議,並策劃推廣科技藝術之工作坊、表演與展覽。

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