路野

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一份高效虚拟空间文件整理术

發布於
整理的最终目的是要时刻保持清醒的精神状态,以做出最迅速准确的断。——《佐藤可士和的超整理术》

为了可以减少浪费在日常工作中查找资料的时间,学习了一些个人觉得很实用,有条理的资料整理技巧,想来分享一下,希望能对大家有所帮助。

我整理的内容主要可以分为三大部分:

  1. 💻电脑文件整理
  2. 📖知识资料整理
  3. 🖼️灵感素材整理


  第一部分:日常电脑文件整理  

存储的资料越来越多,而且还是随意的存放就会越来越乱,当需要找重要资料或需要多人协作的时候,在上面就浪费了不少时间

 第二部分:知识资料整理  

信息爆炸的时代学习知识好记性不如烂笔头,就非常有需要一个笔记本作为第二个大脑,帮整理记录很多重要的知识,市面上在线笔记很多,这里我选择onenote,好处是可以支持全平台同步使用,而且免费,方便随时随地调用分享。当然苹果系统自带的备忘录也很好用。

 第三部分:灵感素材整理  

作为艺术类相关工作者,建立专属于自己的素材库、灵感库是必须的。里面包括日常收集灵感图片/插画,设计素材/模板/PSD/AI等等,可以最大程度提升工作效率。

明确了整理的目的是为了提高效率,在日常更方便灵活使用。那么在整理之前制定一套符合自己日常使用习惯的规则是非常重要的。


制定整理规则

减少思考成本 让大脑形成条件反射

制定规则要遵守以人为本,方便解决问题为主,比如:

  • 通用性:目录结构要符合大众的认知,自己能看懂,别人也要能看懂。
  • 可扩展性:即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展,以适应新的需求。
  • 目录层数少:一般来说,父子孙三级目录就够用了。层级越多,检索文件时需要筛选的文件夹就越多,花费的时间也越多。


带着这3个基础原则,看看我是怎么整理资料的。为了减少思考成本(太多信息记不住)我选择共用

1️⃣一套命名规则

2️⃣一套颜色规则

3️⃣一套逻辑关键词标签归纳特征

这样就会大大减少大脑负担(能不用脑就不用脑),然后让大脑慢慢形成条件反射。 


规则01:高效命名


3段式命名【字母+数字+关键字】

例如:【A01 活动设计】

这样的好处是 可以让我任意拓展分类,同时不会影响其他,而且大部分系统的排序方式都是按照字母顺序排列。

A代表高频使用 优先级最高,最靠前的(一般是最重要工作项目或者原创内容为主)

B代表高频使用 优先级次级(一般采集收藏的内容为主,经常翻阅学习使用,但不是最高级)

CDE......其他的如此类推 


规则02:颜色标识


相较于文字,颜色分类可以更加快速直观的让我区分重要级别。当然以上颜色仅供参考,重要的是根据个人的习惯喜好来就好了。


规则03:标签归纳


标签不宜过多,给笔记添加标签时只需宽泛的主题。要是太多的话,你记住这些标签的内容也是个大工程,那标签就没有太多意义了~标签分类有多种维度,比如:运营节日维度,个人学习维度,工作内容类型维度等等,这个每个人都不同,需要根据自身情况来自定,具体可以看下面,我是如何分类一些大标签,核心围绕还是工作内容和个人学习成长 2个大方向为主。这部分仅供参考。

 


下面是个人实践分享👇

第一部分 :电脑文件整理▼

访达目录

MAC的文件整理目录,命名方式如上面介绍,根目录采用【字母+标题】因为在根目录一般不会有太多分类,采用字母开头命名方便排序,次级目录开始采用【字母+数字+标题】,因为工作内容分类随着时间的推移会越来越多,这样方便后续不断扩展填充。除了命名方式,后面的颜色标签,是苹果自带有颜色标签非常方便。还有改变了文件夹颜色,这里我使用的Foldery这个软件,操作也傻瓜化,只需要选择一个颜色,把想改变颜色的文件夹拖进去就可以了。



第二部分 :知识资料整理▼

Onenote笔记

 1️⃣笔记本的命名上也是会延续【字母+数字+标题】的模式。

A类:工作项目相关

B类:自我提升相关

C类:个人相关

Z类:临时次要的分类

这样比较统一了符合我个人习惯,方便快速识别重要主次,onenote也有颜色标签分类很不错。

在这里我主要用的是onenote来记录储存或摘录平时看到觉得不错的文章资料,少部分是自己原创内容。当然我还用notion做数据库多个备份+苹果自带的备忘录写草稿收集灵感作辅助。


 2️⃣自定义标签,新采集内容的标题 会在上面打上一个大概标签,方便快速查看,使用检索也能快速定位内容。


▲ 3️⃣苹果的备忘录标签,根据自己想要了解的领域分类,emoji+命名。好看有趣,易识别。仅供参考,大家可以按照自己的喜好来设定。


第三部分: 灵感素材整理▼

Eagle

【软件eagle+坚果云同步】形式来整理储存,日常喜欢收集美图找灵感,涉及分类也很多。有个直观查看/统一管理/方便随时查找就非常重要。不仅是图片,现在eagle还支持PSD源文件,文档ppt等文件都可以直接放在eagle来管理,这样就更方便了,省了去文件夹找对应的文件了,在预览和查找上会节省不少时间。


 文件夹命名同样延续【字母+数字+标题】的模版+颜色标签分类直观区分模块。分类模式主要根据原创、收集素材、其他维度来划分,设计、插画、海报展示等等这些都是日常看比较高频的内容,所以收集的数量也会比较多,毕竟审美眼界决定了设计创作的上限。


 标签管理这一块,可以自定义分组,我就简单以风格和种类划分,因为左侧文件夹已经是以种类来划分了,所以标签不需要过多重复,eagle已经有完善的颜色分类筛选功能,也是很好用的。


以上就是我学习参考实践的文件整理结果。目的就是为了高效快速找到文件,方便工作处理问题游刃有余。养成习惯和形成整理意识并行之有效也不是一朝一夕就能达成。重要的是学会发现解决问题的能力,以上规则也仅供参考,大家可以根据自己需求找到适合自己的整理方法哦。









参考来源:

https://mp.weixin.qq.com/s/DoMfJmRxnYWJTk2Q8stdbw

https://mp.weixin.qq.com/s/nidCONy1I0mjhUIphsd6ZA

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