一燈大叔

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越分越糊塗 你真的懂資料分類嗎?【第二腦袋#2】

我挺相信「塞翁失馬,焉知非福」的。

2003年沙士期間,香港人以「本地遊」替代外遊,本來因為疫情而少了幾份兼差的我,因緣際會為多份報章和雜誌撰寫本地旅遊稿件,無端端成了本地遊作家,還因此出版了兩本遊遊書。

今年,和大家一樣,呆在家裡的時間特別長,因禍得福地,年初許下的四大目標(重新建立自己的個人知識管理系統、每周撰寫最少一篇網文、每周拍攝及剪輯最少一條視頻,以及完成新的小說),前三項已經大抵達標,剩下最後一項更須加緊用功。

達成目標的過程,頗有自證預言(Self-fulfilling Prophecy)的感覺——在建立個人知識管理系統的過程中,提升了自己的生產力;因為提升了生產力,於是更有效地管理個人知識,對創作能力和效率,也有了進一步的提升⋯⋯

2014年開始接觸「生產力」(Productivity) 這門學問,由最初只是關注各式各樣的筆記和寫作軟件,到嚐試提高生產力的小技巧,如蕃茄鐘、子彈筆記;到參考各種理論和書籍,如David Allen的Getting Things Done,Tim Farris的The 4-Hour Work Week,Chris Bailey的A Life of Productivity⋯⋯

幾年下來,學了不少,卻不覺得自己的生產效率得到真正的提升,究其原因,是我一直把時間花了在「學習」,而不是在「實踐」之上——

學習,不過拖延症患者一個冠冕堂皇的藉口!
Source: [The Productivity Guide: My Best Productivity and Time-Management Tips](https://jamesclear.com/productivity)

整理資訊不如調整心態

不是說學習不重要,知識是無限的,要用有限的時間去學習,我們必須要用對方法,才能善用有限的時間。

上一篇講到,第二腦袋的四大功能C.O.D.E (Collect收集, Oraganise整理, Distill過濾, Express表達)中,第一項是相對較易的,只要找到一個就手的方法,就可以快捷和有效地收集資訊。

然而,想法、興趣、理想、目標都是無窮無盡的,若我們把所有收集回來的資訊平鋪開來,將會多得讓我們無從著手,所以,第二腦袋的第二個功能:Oraganise整理,就是當中的關鍵。

Tiago Forte(「創建第二大腦」課程的創辦人)於是提出了一套整理資訊的方法:PARA Method.

PARA也是由四個英文字的縮寫組成,分別是Project項目、Areas領域、Resources資源,以及Archives檔案。

P.A.R.A. 的四個分類是互為關係的

Forte把世間萬事萬物,簡化成這四個類型,因為他認為,人不但時間有限,處理能力也是有限的,分門別類太多的話,絕對會影響效率。

PARA打破了我們一直源用的圖書館式分類方法,它不按科目來分門別類,而是按處理資訊的「緩急先後」來分:

Projects 項目

  • 凡是有明確目標、有完成日期的工作,都歸於此類
  • 例如:寫網文、開會、完成一個App、拍一條視頻⋯⋯
  • 因為有目標及期限,「項目」是流動性的,可以按需要增加,完成後可以刪除或歸檔。

Areas 領域

  • 有長期標準可依的活動,可以是你的「興趣」,也可以是你想建立的「習慣」、「目標」。
  • 沒有期限也沒有「最終結果」,但有一個「標準」,可以「永遠地」追求下去的。
  • 例如:健康、財政、旅遊、家居、汽車、寫作、生產力⋯⋯
  • 項目和領域很容易混淆,所以最好是舉例說明:

- 參加下一屆馬拉松是項目, 健康是領域

- 今年寫一本小說是項目, 寫作是領域

- 安排八天歐洲遊是項目, 旅遊是領域

- 結婚紀念晚餐是項目, 家庭是領域

Resources 資源

  • 有興趣或可能有興趣研究的題目或主題
  • 例如:加密貨幣、咖啡、園藝、項目管理,SEO,筆記方法⋯⋯(只是舉例,詳見下文)
  • 客觀的資料、收集來的資料、可以供日後參考的資料

Archives 檔案

  • 以上三類的過期檔案
  • 極少用到,但不能丟失的資料,例如護照的影印本、銀行月結單、電器說明書、寵物的免疫證明⋯⋯

PARA分類的優勢

簡單來說,PARA的四種分類,不是硬性地把資料鎖定在某個類目上,而是按資訊「使用程度」來顯示它們目前的「狀態」。

PARA裡的資訊是可以流動的:

收集來的資訊,還沒有任何具體行動的,可以先放在資源裡。
對某類資訊產生興趣,打算長時間投注精力時,可以把它們置放在領域裡。
對此等興趣有了明確的目標,要付諸實際行動時,就提升上項目。
項目完成,便收藏於檔案裡,有需要時可以隨時找到。

會否「付諸實際行動」,是PARA大法的關鍵詞。

我們一向使用的分門別類筆記方法,大多只是停留於「領域」的層面,每次打開筆記軟件,盯着數以十計的領域,而沒有立下決心付諸實際行動時,這些龐雜的資訊,只會增加我們的壓力,令人心情沉重,因為,就像之前說的,領域是沒有「最終結果」的

不把領域變成項目,你永遠不知道自己的投入程度有多少,或者未來應再投入多少?也不知道自己到底同時在做哪一些事情?長期和短期的資源該投入多少?

若你的領域裡有「寫作」這個類別,內裡是多年來搜集得來的寫作技巧、名家寫作心得、自己的各種奇思妙想,卻沒有一篇完成了的佳作,那「寫作」對你來說,只是一個不着邊際的嚐好、夢想而已。

可是,只要你為自己定下一個明確的,可以達成的目標,諸如:每天寫五百字、每月完成四篇網文、六個月寫一部十萬的小說......把這目標和相關的資料放在「項目」裡,那寫作便不再是一個遙遙無期的興趣,而是一個可以預期的成果。

用了PARA大概兩個月,它為我帶來了兩個重大的改變——

  1. 大刀濶斧地簡化資訊分類
  2. 切實地運用資訊,達成目標

具體的改變和實際上的操作,我們下回再談。



人的能力有限 除非你有個「第二腦袋」

我想創造的,和我想破壞的【我和我所創建的標籤】

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