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服務生醫產業超過25年,經歷研發/產品管理/事業開發/銷售業務/品保法規等工作,工作橫跨美國,台灣,產品經歷家用醫材/專業醫材/實驗室設備等,在這個園地貢獻自己一點經驗及想法。

專案管理隨筆(2)致新手PM

這個階段,服務是所有成長的起點
From Pexel by Elle Hughes

前言

前面提到,PM需要具備的核心特質有(1)邏輯思考力強 (2)橫向整合的能力(3)數字化的能力。

對於一個新手PM要成長,就是要把握機會利用以上的技能,把工作的內容內化成自己的經驗,這個機會,就從服務開始。

就一個組織而言,如果所有的組員都在做雜事,這個組織的效能通常不高,因為沒有專注。

那如果是一個所有的組員都在專注專業呢?效能也是有限,因為缺乏橫向整合。

所以效能會最佳化的組織是小部分組員打雜,大部分組員專注專業。

PM就是做這種打雜,橫向連結,服務組員的工作。

什麼是服務的機會呢?通常就是(1)人家不想做的事(2)人家不會做的事

工程師通常最痛恨被雜事干擾,如寫請購單,承認書,開會等等。 討厭寫文件是常態,會用心下去寫的,筆者很少沒有看到不會升到主管的。

這個時候,幫組員寫文件是最有效的投資,一者是讓組員心無旁騖的衝刺,二者則是藉此熟悉組員的工作內容。如果服務更多的組員,PM也可從其中了解到底什麼型態的工作可以作為該PM未來要發展的核心技能。

另外,橫向的工作做久了,慢慢就會衍生出別人不會做的技能。

後面會提到如何把這個工作變成對自己的投資。

那麼如果是那種打雜買咖啡,便當的工作,這又是另外一種歷練,PM可以從這類的服務,觀察到不同人的特性,在專案拿捏上,可因人個性不同行事。

但個人還是建議把握寫文件的機會,尤其是Word類。

From Pixababy by Goumbik

多抓住寫Word類的工作

這個觀點,比較適合生物科技或醫療器材產業,其他的領域,個人不大敢打包票。但如果讀者的工作是講究品質文件的製作,這會是很好的機會。

生物科技或醫療器材產業因為需要追蹤紀錄,或是交付技資以供取證,所以有不小的工作比例需要寫文件.

有些公司財力好一點,會有專人撰寫,但大多數都是要求工程師或是其他技術人員處理,有點人寫程式或作實驗都很累了,再要其寫報告,老實說都是負擔。

如果一個PM,把自己當作是棒球隊的游擊手,隨時支援所有人的工作,其他組員會如何評價這位PM?可想而知!這就是做人家不想做的工作。

在生物科技,或醫療器材產業,會用到Word的寫作,其實是價值最高的工作。因為用Word產出的報告,其型態多為用於品質系統稽核,或是政府主管機關的審核,也就是影響了產品能否上市的關鍵。

寫PPT只是用來報告成果,不會有機會呈給政府主管機關或是認證單位。小PM若是大部分的時間寫PPT,你的成長空間有限。

但如果是寫Word,筆者可以說,這會是利己利人的重大投資!

對技術人員而言,寫Word是很耗心力,當然筆者也看過用心的技術人員仔細寫文件,所以這類人通常出類拔萃。

但如果一個PM願意主動分擔技術人員撰寫文件的工作,筆者可以說,這是組員最容易接受你,而且會學到最多的工作。

From Pexels by RODNAE Productions

Word的工作的含金量

就筆者推薦,能協助技術人員撰寫技資,這個含金量大,如果寫跨部門的技資(如法規文件)則·價值更高。

寫技資不是要變成某個專業,而是去了解:

技資有兩種,品質系統要求的文件,以及法規取證用的技術文件,其實兩者都有關聯性的。

筆者建議協助撰寫技資,不是說幫電子工程師寫技資就得變成電子工程師,而幫機構工程師寫文件,就是變成機構工程師,這是錯誤的觀念!

這些文件通常有個模板,這是就要發揮邏輯思考來分析模板,才知道模板的重點在那。揣摩好了寫個大概請教技術人員,對方指點後,再用邏輯判斷重點,通常89不離10。

這個工作是協助了解組員的工作性質。

所以為何邏輯思考力對PM很重要,在遇到未知,不熟的領域時,邏輯思考力可以帶著自己熟悉情況。

這類工作最大的困難是害怕,不敢做。

寫技資除了是分擔組員的工作外,更是PM了解組員工作性質的最好機會。

如個人前文所提,筆者不大鼓勵剛畢業的同仁作PM的工作,反而建議先選定某些專業的工作,建立一個垂直方向的核心能力,再去接觸橫向的PM工作。

但如果沒有足夠的工作經驗,用這種方式服務組員,是成長最快的方式!甚至還可從中找出自己擅長的領域。

【重點,請注意】

如果讀者不畏懼,踏出了第一步。這時會是當事人善用自己的邏輯思考力,吸收一個自己不熟悉的知識,最後內化成自己專業的一部分。

也就是當事人升級了。如果不斷的進行,筆者可以說,當事人會練就出類似吸星大法的武功,廣納各種知識。本來開始是升級到有專業的能力,後來進化到通才的能力。

這個投資比去外面上課報酬更大。


一點經驗分享

曾有一個工作報到後2周,就被派去最近被收購的美國公司協助復原,公司人資問本人要打算做法規還是工程的工作,個人告知,因為本人是工程師出身,可以接工程的工作,但不排斥法規的工作。

當時該公司百廢待舉,只剩下一個老員工,他需要處理製造設備復原,而品質法規人員還沒進來,所以前6個月,個人同時處理工程與法規的工作。

因為法規對個人是全新的事物,所以個人花了時間把該公司的品質文件及技資文件讀完,總共約400個文件。

因為美國的公司的品質系統通常是很認真紮實的去做。所以個人第一次體會到ISO要求文件的威力,也就是好的文件製作,可以讓一家關閉的公司復原。

此外,西方人做事是有一套邏輯,所以文件的架構,前因後果很清楚,知道品質系統做了什麼。技術檔案講了什麼,都有很清楚的輪廓。

這也打下未來個人後來擔任其他公司品保法規部門主管的基礎。

題外話

要知道在台灣,研發做到一個年紀,有些公司可能會設法找更年輕,工作能力只有資深員工70%的人員來取代。

或是公司產品進步不大,利潤越來越不行,就算專業夠,難保那天被公司兔死狗烹都是常有的事。

年紀大找研發,或是PM,很多產業不喜歡不新鮮的肝,更不願付更多的薪水。

此外,有些技術平心而論,真的會隨時間被淘汰!但只有幾種技能在這個產業或隨時間增值,如機構工程師或類比電路工程師,因為這類一直累積專業經驗的工作,另一則是法規,因為法規沒搞定就不用上市了,而且法規經驗越多,如同一個經驗律師帶公司處理疑難雜症。

筆者真的奉勸讀者有機會能好好掌握寫文件的機會。

一點延伸

筆者後來做PM時,也常常替組員寫文件,其實這些文件也不是一次就會上手。個人作法是找之前的模板(template),看看如何能在這個專案套進去,效率很高,個人同時也了解該報告的精髓在那裡。助己也利人。

這類人家不願做的工作久了,最後居然養成一個技能,就是會發展出人家不會做的東西。

From Pexels by maitree rimthong

結語

如果資歷不足,非得擔任PM的工作,最好的投資自己方式,就是從服務組員開始。

不要害怕錯誤,是投資的第一大步。

寫文件例子:

1.測試報告:

一般測試報告,都會有固定格式,如測試的手法,程序,根據的法規,允收條件等等,通常前面會是一長串的“故事”,但是,如果是一系列的產品,前面的測試手法等描述都是千篇一律,會改變的都是測試內容,所以協助方式可以請技術人員提供Raw data,套在模板即可。

這時會學到的則是如何看data,以及測試手法,由此回推了解產品的基本規格為何?做了就會有感

如果公司的測試報告都是excel的模板,這表示通常是內部參考資料,不需製作技術文件(Technical Files), 平心而論,這時也不易幫上忙,但要學會看得懂報告倒是真的。

2.技術設計報告:

同上,同一系列的產品,前面的描述也是都是千篇一律,重點在於開發的技資,如電路圖或是機構設計圖,不懂者可以copy and paste,有興趣者,可以觀察這些設計與產品規格書要求的是否相同。

如果有軟韌體開發,又對這個工作有興趣的,服務組員做好的作法是畫流程圖,畫久了,可能很快具備軟體產品經理的功力,這件事,只有做了才能體會個人的說明。

如果技術設計是敏感文件如電路圖,機構設計圖,有層級限制,那就一定不能碰觸,只能 看測試報告。

3.承認書:

只要是生產產品的公司,一定會有承認書的作業。承認書通常是針對下游供應商所提供的物料或產品的認可依據,例如接受這些物料或產品的規格及品質要求,在這些物料或產品進工廠前以承認書的規格來檢驗之。

有的公司是QE(品質工程)在製作,沒有QE的,則是工程師處理,這是所有工程師最討厭的工作之一,但沒有承認書,買料則無依據,所以不做不行。

寫過承認書,就會了解整個產品部件的要求的程度,這對以後有志於產品經理工作的讀者是最好的投資,因為你會知道以後如何開細部規格,甚至鋪好了往產品管理部門主管的路。

4.風險管理報告:

以前訓練一群組員,紮實地從ISO14971走了一遍,組員後來恍然大悟,認為這類文件最好是由產品管理人員或是整合專案的人員來統籌。

有很多公司的風險管理(RM, Risk Management)報告很少由產品管理負責人來寫,所以常有橫向連結資訊怪怪的情況。這時候,不管那種PM,如果肯接手這個工作,會對產品有一個橫向的了解。

甚至筆者可以說,醫材的審核基礎都是以風險為基礎,熟悉風險管理報告,不但是資深產品管理者的要項,甚至未來有志走法規職涯,這是基本功。

筆者敢寫這些,是因為這些文件本人通通寫過,只要寫過,就會看到不同的世界。

不過,這裡提醒,因為筆者算是內向類型人員,是很習慣在坐火車,飛機,在旅館都可以很enjoy這類工作。若真的覺得很痛苦,不需勉強。這是純個人經驗。

另外,讀者可能問到,除了寫文件外,有無其他合適提升自己的工作?有,不管是協助跑流程,做測試,甚至跑工廠都是很好的機會。

如果認為打雜像助理一樣,可以想想,至少幾年後做了主管,知道怎麼善用,培養助理。



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