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上班族簡報日常
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簡報規劃|團隊合作做簡報的時候,投映片如何分工,如何合併?

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職場上無可避免的就是與人合作,作簡報當然也不例外。不同崗位、才幹、性格的人組合成團隊,事前的分工和在現場的合作都十分重要,否則除了令簡報變得肢離破碎,傳遞訊息的效果也會大受影響。然而有人的地方就自然有是非,合作途中又如何避免衝突和爭議,投映片最後在彙整的時候又如何盡量做到一致呢?

簡報規劃|需要管理層作決定的簡報,跟其他的簡報有甚麼不同?

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廣東話中有一句術語「有大搵大」,意即是遇上困難或是分歧的時候,找來德高望重的人來作決定。雖然這樣說有一點推卸責任的味道,在企業世界中,就像是社會中的縮影,自然也會有不少的情境需要去提請管理層去作出決定。有些提請的場合需要進行簡報,上班族準備以先,就要先明白這些提請管理層作決定的簡報,與平時預備的會有甚麼不同,免得問題解決不了的同時,大老闆也會因此留下了壞印象。

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簡報設計|要介紹複雜的組職圖、流程圖、系統圖,一頁式的簡報適合嗎?

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有些人經常會慨嘆,成年人的世界很複雜。上班族要在大企業裡面求存,當中的人事、架構、系統、流程,就只會愈見複雜。無論你是在人資部門、專案管理、風管合規、資訊科技等部門工作,也總有機會在會議或是簡報中,介紹公司裡面複雜的組織圖、流程圖或是系統圖。處理複雜架構的時候,要兼顧展現與闡述,觀眾見樹也要見林,怎麼樣做才可以做好平衡呢?採取一頁式的簡報是適合的做法嗎?

簡報規劃|上司突然要我明天去做簡報!沒有時間了怎樣去預備?

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上班族相信都經歷過的場景:計劃好下班後的節目,心裡暗暗在期待的時候,突然電郵收件箱多了上司的來信,再收到了上司的電話⋯⋯「沒⋯⋯沒問題啊。」掛線以後,才是麻煩的開始。臨時獲派的工作,自己的情緒和時間分配都不在最佳狀態,更何況是上司指派你做簡報,或是替他/她草擬投映片呢?立刻打開簡報軟體?不是呢。啊,你又想說要先用告示貼計劃吧?也不是呢。

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簡報設計|我是來自技術或工程背景的,真的可以做好簡報嗎?

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不知道從那時開始,簡報的書籍,硬要配上作者穿著西裝,雙手交疊的神氣照片作為封面。那麼,並非來自商科背景的上班族,是否可以做到好的簡報呢?如何你肯去學習和汲收別人的技巧,答案是可以的。為什麼我這樣的肯定?因為我來自資訊及金融工程背景,初入職場的時候,是當某美資銀行的程序員;正是活生生的例子,技術或工程背景的上班族,是能夠做到好簡報的。不要讓你的背景或教育否定自己,更不要以為溝通的技巧是某些人的專利。

簡報規劃|入職新工作後的第一份簡報,有沒有特別的策略需要考慮?

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無論是職場菜鳥還是老手,都有機會在職涯中轉換到新的環境。起初你的職責可能只是彙整一下文件,到經驗累積了的時候,或是公司對你建立起信心的時候,迎來了你第一次在這間新公司做簡報的機會。不管你在之前做商務簡報的經驗是多或是少,在新的環境下,第一次在眾同事甚至代表公司做簡報,還是有一些撇步需要留意一下。現在我們就一起從「順、利、完、成」四個角度去了解一下,第一份簡報所要具備的策略吧。

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簡報規劃|規劃簡報的時候,是否一定要用告示貼輔助才可以?

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近十年掀起了簡報的新浪潮中,相對於以往單純地注重設計,簡報的事前規劃終於被重視起來;而在中外各種書籍、網站當中,最經常提及的技巧,莫過於利用告示/便利貼輔助計劃簡報。不用擔心,這不是又一篇影印「簡報要用告示貼發想」的文章,我們一起來看看「為何」、「如何」,還有更重要的,是在辦公室用不上告示貼的時候,可以有哪四種代替品,幫助上班族們做好簡報的規劃。

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簡報設計|「人家又不是設計師,投映片怎麼會好看」上班族也能實踐的平面設計理念(2)

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平面設計概念與簡報設計息息相關,沒有設計背景的上班族其實也可以輕鬆地把它們都應用起來。設計理念並不是互相排斥的獨立原則,幾種理念可以在同一頁投映片中可以互補合作,讓觀眾可以有序地理解和接收到你想傳遞的訊息。承接上文,就讓我們一起來看一下,接近性、圍繞性、主體/ 背景以及留白,如何把這幾種設計理念帶進你下一份簡報之中吧。

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簡報設計|「人家又不是設計師,投映片怎麼會好看」上班族也能實踐的平面設計理念(1)

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除非你是設計業的同仁,否則「上班族」和「平面設計」好像是兩個風馬牛不相及的名詞。簡報設計背後固然也牽涉到平面設計的理論,但沒有相關設計背景和訓練的上班族,是否就不能把投映片設計好呢?或是其實有一些設計上的小撇步,我們早已在應用了而不知道背後的原委呢?好的投映片設計從來不是少數人的專利,就讓工科出身的我,和大家探討一下如何把設計理念帶進實戰吧。

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簡報現場|投映片配音員,總有一個在附近

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要改善簡報質素,其中一個最常聽見的忠告是,別在簡報時把投映片直接朗讀出來。然而這一種「照讀如儀」的簡報方式,卻一直沒有式微過,無論是同事、朋友、甚至自己,多多少少也曾犯過這樣的錯誤。為什麼如此簡單的忠告下,我們仍然會選擇這樣做?當中得到了些什麼,又失去了些什麼?就讓我們來探討一下吧。

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簡報現場|對內和對外簡報的準備要點

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當做好了對象分析、內容計劃、投映片設計、自我演練等等事前準備以後,終於來到了做簡報的一天了。為免有所缺漏,白費自己的心血,我們就來看一下,做對內和對外簡報,如何作最後的準備吧。

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簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(2)

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如果圓餅圖有其壞處,那麼就用長條圖來取代它吧!但是在跨時期的數據比較上,哪一種長條圖才適合呢?又有那一種情況下,圓餅/圓環圖會展現出自己的優勢呢?

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簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(1)

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這陣子的新聞,都是奧運會的消息,奧運標誌的五環,在簡報中有時候也會透過圓餅圖、或是圓環圖中看到。圓餅圖是我們學習圖表中,最先接觸到的類型之一,有些人喜歡它的簡單直接,有些人討厭它的先天限制,那麼圓餅/ 圓環圖有什麼的缺點,上班族又如果好好運用呢?

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簡報現場|提問應對技巧(2)

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之前我們探討了在簡報現場,可以如何預備提問的時段,以及如何調整應對的心態;這一次我們就來看一下,實際開始了問答後,有甚麼應對的技巧可以留意的呢?

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簡報現場|提問應對技巧(1)

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無論在簡報過程中,或是在完成簡報後,我們都有機會遇上林林總總的提問,當中有尖銳的、有質疑的、有友善的、有無聊的,面對觀眾的提問,上班族們可以如何應對呢?

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簡報現場|簡報遙控:人有我有的激光劍?

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做好簡報講求心法和準備,要添置的3C設備,大概就只有簡報遙控而已。用上遙控有甚麼好處?甚麼功能才是重要?充電式的和入電池的那一種才好?上班族們入手前也先來看一下吧!

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簡報設計|除了圖庫以外,我可以用自己的相片於簡報中嗎?

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上一篇文章,介紹過在免費的可商用圖庫中,如果為你的簡報找到好圖片;那麼在人人有手機,「相機先吃」的年代,我們自己拍下的相片,真的可以運用在簡報中嗎?在那些情景下才適合這樣做?就一起來探討一下吧!

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簡報設計|目錄頁:別搞砸第一印象

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大多數公司企業,也有其簡報模版或母片限制,尤其是簡報的封面,圖文高度標準化令可發揮空間也有所限。要將自己與其他人區別出來,目錄頁就別搞砸了第一印象。這個星期我們就從內容、設計和色彩三方面去探索一下,有些人懶得去碰的目錄頁,上班族又有甚麼小撇步可以改善的呢?

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我們與悶的距離—你的簡報設計,有沒有考慮到場地?

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這幾年出版的簡報書籍,或是舉辦的簡報課程,通通都喜歡高舉「觀眾為王」的口號;意即簡報內容要與觀眾有關聯性,是他們日常所想所畏,來引起和保持注意力;這樣做故然沒有錯,然而在內容以外,從簡報設計的角度,你有沒有為觀眾去思量過呢?你會為特定的觀眾和場地調整投影片的設計嗎?壞設計而悶慌了觀眾,再好的內容又如何傳遞呢?

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簡報設計|還在用粗體斜體紅字嗎?用兩分鐘自製個性化螢光筆突顯效果

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工作上遇上喋喋不休的同事,你也可能曾經忍不住冒了一句:「說到了重點沒有?」。簡報設計中,如果內文比較多,又因為場合需要,或是老闆要求下不能再簡化,要在同事間突圍而出,你會願意花兩分鐘,造出個人化的螢光筆突顯效果嗎?相反,人人都會的粗體、斜體、下劃線,甚麼情景下該用甚麼的方法?

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南丁格爾都曾修正的錯誤|簡報中的平面設計陷阱

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除了作為現代護理的先驅,南丁格爾創作的玫瑰圖也是數據可視化的一大突破。然而在代代相傳的完成品背後,玫瑰圖的創作過程中,她也曾犯上你和我也經常會犯的設計錯誤。她錯過了甚麼?如何作出修正?疫情下佔據新聞版面的資訊圖,以至上班族為公司預備的部門簡報,又有些甚麼類似的問題要注意呢?

[簡報設計實評]小米春季發佈會:設計了標誌,設計了產品,那麼簡報⋯⋯呢

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既然有影評、樂評、書評,這幾天瘋搶眼球的小米發佈會,我們來看一看在簡報設計中,平凡上班族的角度,有甚麼the good, the bad, the ugly吧。

簡報時間軸,夠簡單了吧。但為什麼人家的總是比較好看?

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商務簡報中,經常需要運用時間軸,來代表公司部門的發展史,產品的開發的更生歷程,有些人喜歡借來作簡報的目錄頁。畫幾個圖,或是套個模板,看似輕易的事,但要有新意,又要不誇張,又要看得舒服,書本又不會教,上班族又是時候一起耍一點小心機了。

簡報的比例拉寬了,但是,你的投影片寬度用對了嗎?

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把投影片都設定成了16:9的比例了,把文字圖像的距離都拉闊了,大概就好看又完成了吧。甚麼?!還有東西要注意嗎?上班族為什麼要互相傷害⋯⋯

工具列以外,對齊投影片元素的三個小撇步

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上文論述了「對齊」對於簡報設計的好處,那麼除了你知我知的工具列功能,例如align、distribute以外,上班族們一起來看一下還有什麼快速有效的小撇步吧!