Julie

超級思維(3)- 效率

在談效率之前一定要清楚自己的目標,找到你的北方之星!

這一章節談的是個人和專案管理執行面的核心思維,也就是在資源和時間有限的條件下,如何有效的執行專案達成目標。

1. 尋找你的北極星( Finding polaris north star):指的是公司的指導「願景」( vision) 是一個長期的願景方向,公司如果沒有願景就很容易會被短期的結果影響而迷失方向。如果你不知道往哪裡去,你永遠不會有抵達目地的的一天。但是假如你能持續地往對的方向前進,也許緩慢,但是持續地累積,將會讓你達到相當遠的地方。

2.複利效應(compound interest):假如你將本金的利息持續計入本金孳生利息,利息所得將隨時間增加而成長。相信很多理財專家一定都提醒過你,不要低估複利的力量。滾石不生苔,不要低估你自己在專注的領域長期耕耘的力量。

3.艾森豪矩陣(Eisenhower decision matrix):是一個2x2的格子幫你分類出重要/不重要,緊急/不緊急的事,除了重要又緊急的事情外,我們應該盡量把創造性的能量集中在重要但不緊急的事。因為處理它們會幫助你最快接近長期目標,但是常常我們的時間精力會被緊急但不重要的事佔據而分心,例如處理簡訊和E-mail。 當然要運用此矩陣的先決條件是你有能力區分甚麼是重要以及緊急的事。

4.機會成本(opportunity cost):我們所做的每個選擇都有成本,機會成本就是你沒選擇的那個最佳機會的價值。我們當然是要選擇會產生最低機會成本的那個選項。例如:考慮辭職自行創立公司, 你必須評估幫企業打工的所有薪資福利與自創公司獲利狀況,對個人自我實現的滿足和需投入的所有成本,包括隱藏成本....等整體做比較,選擇機會成本低的選項。

5.BATNA (best alternative to a negotiated agreement) 談判協議的最佳替代方案: 當作選擇時,可先評估機會成本找出最佳方案。 不管是買屋或是工作機會的選擇, 你都只會接受BATNA。

6. 帕雷托法則(Pareto principle) : 在很多情況下80%的結果來自20%的努力。 例如公司的獲利主要來自20%的重要客戶, 客戶主要需要的產品功能只佔產品全功能的20%。 全民健保支出集中在20%的人群身上。 這個法則可以幫助你考慮集中努力在20%的對象並運用槓桿法則獲利。

7.當前偏差(present bias): 我們經常高估了近期的獎勵,而設定過高的目標,因此導致拖延發生。 例如設定課表要天天上健身房,但卻因為工作太忙太累而一直都沒去。 克服拖延的方法必須積極「承諾」( commitment)你自己想要的未來,例如報名減重班, 做出財物承諾, 或是公開宣示讓自己負起責任。 另外可自訂固定時間做固定的事,並加入行事曆中提醒你,產生「預設值效應」( default effect)。

8. 提升效率的好方法:

(1) 設計模型 (Design pattern) : 很多領域都有固定的設計方式和模型,只要照著模型做就可完成。 也可說成是SOP。例如臨床試驗的設計和新創公司的管理。

(2) 演算法 (Algorithms) : 一步一步的步驟過程。 例如醫療處置的步驟, 控管交通號誌的模式,或是Facebook, google 決定投放甚麼廣告的演算法。

(3) 自動化 (Automation) : 設計SOP, 由機器或AI 機器人幫你完成任務, 尤其是處理大量重複的任務,也是善用規模經濟(Economy of scale)的好方法,把事情做得又多又好又有效率,自然能降低生產成本。

(4) 平行處理(Parallel processing) : 多工處理模式, 指同時並行處理不同的任務,可由不同專業部門的人同步一起處理,完成的任務可以更多。

9. 沉默成本謬誤 (Sunk cost fallacy):不要認為自己已經投入那麼多拿不回來了,應該要繼續投入。 反而需要適時思考一下,是否轉身離開比較好? 賭徒為什麼一直輸錢卻執迷繼續玩?

You can do anything, but not everything. Spend your time wisely! 

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CC BY-NC-ND 2.0

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