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作为职场新人,开会的时候需要有条理的记录会议纪要,怎么办?

你觉得会议纪要很难写,有可能问题出在会议本身组织得不够专业。一位成熟的会议主持人,能做到有节奏、有条理、有总结地组织一次会议。这样的会议本身就有效率,有产出,做会议纪要根本不是一件难事。

如果不幸你总是被拉到低效会议上,大家七嘴八舌乱哄哄,你应该由被动变为主动,带着预期去开会,也就是你要提前预期这场会议的讨论范围。那一场会议的讨论范围是什么呢?发言人们无外乎在构建这三类信息:what事实, why解释, how行动。聪明的麦肯锡人早就设计出了黄金三分法的笔记框架,他们生动地称其为“空·雨·伞”。


空:天空有乌云——事实,“来来来,有事儿了,我们要开会啦”;

雨:可能因为要下雨了——解释,“大家都说说这个事件的背景、难点、细节”;

伞:出门需要带雨伞——行动,“大家开动脑筋,想想可以怎么做”。




“空·雨·伞”的顺序,是我们大脑展开逻辑思考的自然顺序。但是,麦肯锡人颇有深意地将这条思路的终点——“伞”挪放到了最顶端。这个顶端位置无可争议地突显了“伞”的重要地位,一切的讨论都是为了产出这把“伞”。这一个简单的位置调整,就是此框架的亮点。


3. 我建议在框架的最下方,可以留一栏“其他”,用来记录自己突发的思考、他人提到的不相关话题,或本次会议的未尽事宜。


4. 你的笔记本要足够大,越大越好。我用的是285mm*210mm那种方格笔记本(图片如下),比A4纸还大。为什么要大呢?这是我在使用思维导图时得到的启发。我发现当思考越活跃时,画的思维导图就越大,但不管多大,都始终是在同一个页面之内。各种观点的涌现、连接,全是在同一个页面实现的。所以,页面尺寸大小决定了思考的质量,不管这是一次个人思考,还是一次集体思考。


5. 我建议使用小方格页面的笔记本,这些小方格便于你沿着方格画区间线,写起字来也横竖平整,空格或空行也很匀称,视觉效果更好。然后,你在这一页的左上角写上议题,右上角写上日期。保证每一页围绕一个议题做记录。






6. 带着三分法的框架去聆听会议上的每一条信息。你要辨别这条信息是否重要,它属于哪一类,如果需要记录,你将它快速写入相应的区间。这样,做会议纪要这件事情的难度就大大降低了,你等于是在做信息分类。不要小看信息分类这个动作。罗振宇老师形容为将思考放入不同 “抽屉”,麦肯锡的高级顾问高桥政史先生形容为将思路整理成不同的“书架”。如果你一时拿不准这条信息是否重要,就记在最下一行的“其他”。


7. 准备一支红色的笔。如果有些要点在会议讨论中没有被展开,或需要进一步澄清,你做个红色标记,然后提醒一下大家。比如,某人提出的解决方案只是一个大致方向,并没有细节的执行手段,这时,你可以接着往下引导一句:“这个行动我们什么时候开始做,可以怎样开始呢?”


8. 还有一种情况,当会议快结束时,你发现最顶端的“伞”区间还是空的,那无疑刚刚大家可能光顾着吐槽扯皮了,并没有把注意力放在如何解决问题上。这时,你可以问一句:“我们下一步可以怎么做呢?”这样你就反客为主了,你帮助完善了这次会议的整体框架。


9. 散会以后,你需要做的事情是:把这张原始记录纸的各区间内的信息做归纳整理。比如,有些问题可能属于同一类大问题,只是措辞不同,请你将它们合并。在归纳中,这张纸的信息就精简了。全程下来,做会议纪要这个貌似复杂的任务被分解成了三个简单动作:分类、补缺、归纳。


10. 麦肯锡黄金三分法的笔记框架思维不仅可以用在做会议纪要上,还应该融入到每天的工作中,让它成为你的思维习惯。它可以用在:


你思考怎样解决达成某个工作目标;

你需要准备一次PPT演示;

你向领导汇报工作;

你和同事商量如何协作;

你向客户介绍公司业务;

……


当一次又一次重复后,它会渐渐成为你思维肌肉的惯常路径。到那时,你已经成功地从职场小白走向职业化了。

CC BY-NC-ND 2.0 版权声明

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