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妙计安天下

怎样去发起一场会议?

  1. 不召开没有准备的会议。衡量会议准备 度的标准是"无议程无会议”原则。作为会议发起人,必须要用企业微信给参会人发出议程,明确主题、人员、目标和会前阅读材料(如果有的话)。
  2. 狠狠地限制人数、限制时长、限制主题。正常情况下,会议不要超过10个人、 时长不要超过40分钟、不要开多目标的会。超过这个规模的会议,就很难组织有效的讨论了,而是少数人担责、大多数人“摸鱼"。
  3. 在我们公司内部,会议发起人默认要担任主持人。主持人最好在开会前,花3分钟再次为大家明确会议议程。这样的好处是不会跑偏、不会超时,且保证会议结束时一定有结果。
  4. 主持人要在会议开始前指定记录人,负责在会议结束后半小时内出具会议纪要。 为了锻炼新同事,通常这个角色可以是由新加入的同事负责,主持人做指导。
  5. 主持人的重要任务是控制每个环节的时间,确保会议目标始终是聚焦的,防止过度发散。特别是在讨论环节,要维持讨论秩序,同一时间只能有一个对话,且— 时间只能一个人讲话。
  6. 会议必须有结论,必须有明确的下一步可跟进的事项。会议结束的时候,需要进行5分钟的总结,来确认我们是否达成目标,以及下一步的工作、负责人,以及截止时间。一头一尾两个发言,是会议主持人最需要下功夫的地方。
  7. 我们公司的大部分会议,都鼓励设立旁听席,可以邀请感兴趣的同事来参加,这有利于培养队伍。但为了会议的效率,旁听席不安排发言。
  8. 要讨论一个事儿,除了发起会议,其实还有一个更轻量级的方式,就是发起非正式的沟通。比如,在楼下抽烟的时候聊一聊、在工位上开一个站会、午餐间的对话……这样的讨论,效率远高于正式的会议。
  9. 学会熟练自然地使用“这个想法有意思""你刚才那个建议能不能再详细展开一下"以及“这件事我们能不能再具体讨论下做法”等有助于把议题推向执行的表达方 式。
  10. 会议室里最有力度的一句话永远都是:这件事我来吧!(或者鲁国名言:恁 甭管了!)


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