Sunline

換日線。台灣高雄人。二十歲後流浪到台北工作七年後回高雄定居至今。自由工作者,大多數時間從事的事都跟書和出版社有關。email:sunline.liu@gmail.com,歡迎贊助:https://bit.ly/sunlineathome

讓工作有效率,生活才有時間喘息:幾個鍵盤的快速鍵!

「要有效率的工作」應該不是我成為自由工作者後才有的能力,而是必須回到我還是個小童工幫著母親一起做成衣的年紀,就有一定的「工作效率」這種思考。倒也不是說「標準作業流程」就是「最有效率」的方法,而是要從標準作業流程再去精簡不必要的時間成本。

千萬不要認為「斤斤計較時間」的人,是個難搞、不好商量的同事,因為「時間」要斤斤計較,要有方法、要腦袋的思維非常清晰,並且對工作流程的細節都非常仔細,才有可能在工作流程中省去自己和其他人的時間!

這陣子有個朋友找我去教她使用繪圖軟體做設計。我只要看到大部分人使用電腦的習慣,我就會忍不住想從中插手說:「嘿!妳看我,我這樣比較快。」所以這篇文章想提供一些電腦使用習慣和工作中可以省去一點時間的方法。

上班族工作久了,常會遇到一個問題:「時間永遠不是自己能掌握的!一定有那麼些人是會拖垮別人時間的。」當一個作業流程卡住不那麼順暢時,工作的流暢度沒有,人就很容易失去一定的節奏,會讓所有工作的時間都慢下來,到後來就會變成「工作真是一件非常討厭的事!」

直至今日,不論工作多麼的麻煩、困難,遇到的人有多難溝通、多少細節需要磨合,我都認為「能夠完成一件事,並且把它做完、做好」是一件非常有趣的事!(即使中間可能真的會動怒,或有無限的無奈!)

工作要有效率,最重要要做的事是:把工具摸熟。(這裡只能講大方向了。畢竟所有人的工具不一樣)

比如說,電腦會有電腦的快速鍵,切換要怎麼樣才是最節省時間、讓流程順暢的。每個作業系統即使有不同的介面或性質,但不會跳脫相同的大方向,不論是使用任何一種系統、界面、硬體,你都必須在一開始去摸透它的功能、介面。接著下來是軟體不斷更新後的使用習慣跟著改變。

這裡說的雖然是「電腦」跟「軟體」,但它大概也跟所有工作上會碰到的工具皆相關。假設是其他工作,「電腦」就是工具本身,「軟體」則是因為日新月異的技術更新。

每一個人的人生工作時間都非常的長,很難有人是二十年不用更新工具和技術的。(幾乎想不出任何一種職業是可以不用更新的。)

以下提供一些電腦上的快速鍵和我使用電腦的方式(我發現不是太多人會應用這些東西,感到非常驚訝!)這些快速鍵從我開始用電腦(15歲)就幾乎成為我的身體的一部分,現在內化到我只記得「手的動作」而常忘記它們是哪個鍵加哪個鍵。

很多東西不要動不動就用滑鼠去執行動作,因為你的手會離開鍵盤,你的工作時間會因為你的手做了很不流暢的動作,而降低你的思考速度和中斷你的作業程序。

*Ctrl在mac上是cmd請自行代替,alt則是Option,而大部分的軟體的工具列點開,有很多都有它各自的快速鍵可以使用,也都可以讓你事半功倍,有興趣可以一一點開來看,並且記住它們,讓它們成為身體的一部分。

Ctrl+C(複製)Ctrl+V(貼上)Ctrl+X(剪下)這大概是大部分人最常用的。請都使用一隻手的兩根手指頭完成就好(基本上右撇子就是左手食指加大姆指),不要再用左手一根手指頭,加右手一根手指頭,這樣十足浪費時間。

Ctrl+S(存檔)你無時無刻在打完一個字、打完一個段落、作業中停下來休息,就可按一下。

Ctrl+N(開啟新檔)不要再用滑鼠去左上角的工具列選檔案、開啟新檔。不用一秒可以完成的工作,不要花五秒去動作。

Ctrl+tab(切換至不同已開啟的軟體)這個功能相當好用,常用來混水摸魚切換畫面的時候XDDDD。這用於需要同時作業的兩個軟體中的切換非常好用,比如說:你一面在打word,但一面又要回應line上的訊息,用這個快速鍵可以來回切換,按一下是跳到前後正在使用的兩個軟體,若是按住Ctrl再按tab但Ctrl不放開,則可以用tab鍵切換到其他已開啟的視窗。請實際操作和練習,它會讓你切換軟體更快速。

Ctrl+T(開啟新分頁)這應用在mac的Finder及瀏覽器的分頁。(不要跟我說你都用滑鼠去按那個+)

Ctrl+數字鍵(切換同一個軟體不同分頁,從左至右的分頁)

Ctrl+~(切換同一個軟體,不同的檔案)比如說你同時開了三、四個word檔,這個鍵可以讓你來去切換這三四個檔。

Ctrl+W(關閉檔案/分頁)

Ctrl+Q(關閉軟體)

Ctrl+A(全選),全選這個鍵很有意思。舉個例來說,假設下面畫面,你想要刪掉已經打好的字,你怎麼刪?有些人用滑鼠點到輸入欄然後用backspace一個一個字刪掉嗎?不是啊,是用Ctrl+A全選後,按backspace或是直接重打就好,完全不用空出手去使用滑鼠。

另一個則是從資料夾A大量複製檔案至另一個資料夾B的方式:

在pc將A、B資料夾開出兩個獨立視窗/在Mac可以在Finder開啟兩個分頁(Ctrl+T)。在資料夾A選好檔案,用滑鼠拖曳到資料夾B時按住alt鍵,會出現一個「+」的符號,在資料夾B時放開滑鼠,就可以完成複製。這比你在資料夾A選好檔案按滑鼠右鍵的複製(複製請用Ctrl+C,不要用滑鼠右鍵,笨蛋)再慢慢去找到資料夾B貼上(貼上請用Ctrl+V,不要用滑鼠右鍵,笨蛋)省下一些時間。

也許,你認為這些幾秒幾秒的時間都不是時間,幹嘛這麼斤斤計較。但事實上,你一天重複這些動作可能超過百次,每一次五秒,就是十分、二十分。人生的時間就是這樣省下來的,最重要的是,當這些動作成為一個反射動作時,你的工作流暢度就會提升。

接著是工作的溝通,這大概是現代人最容易卡關的部分。尤其是大量使用即時通訊來交辦事項。我在〈提高你的工作效率,把你的需求搞清楚!〉提到過:要讓工作有效率,很重要的一件事是「把你的需求搞清楚」,另一件事大概是我在接案人生裡講過八百萬次,但人們因為即時通訊的便利而忽視它不利於「工作交辦」的部分!

有一年我的壓力特大、狀態很不好,寫了一封信給當時的合作單位。當時大概全世界都認為我是個十足暴走的瘋子。因為我快被「即時通訊」的交辦搞死,就發了個脾氣。(但沒人理解就是了。)

我相信所有的人,不只我,上班的時候一定同時會有不同的人來找,同時間要應付幾個視窗、不同人、不同項目的事,都再自然不過的事。我最高記錄應該同時有五到十組人馬在跟我說不同的案子、不同的稿子,而這五到十組裡,可能又同時有兩到三人在同一個對話框裡,我不知道是我比較笨,還是大家都很有組織能力,認為那樣的雜聊,真的可以有效率的交代跟處理待辦的事情?

為什麼就是不使用email?沒有為什麼,就是貪快,認為「我直接跟你說」「你就會去做」,但我們經常性地忘記每一個人可能都有八百萬個人(誇飾)在跟他們「直接跟你說」,我就不相信人腦可以反射那麼快,這還是得後續回去重讀對話,而且要在七嘴八舌裡找到重點,不很浪費時間嗎?

不過,關於「重點問題直接寫email」這件事,大概還是無法太容易矯正回來。大部分的人都貪快,卻沒有發現那樣很沒有效率。

最後提一下寫email的習慣。

可能吧!也許這件事只有我特別老派。

大部分的時候我回email,除非是前文需要被提出來回應,否則我回email的時候,一定會先用Ctrl+A把回信的內容全部清空,再打上我的回應。這個動作不為什麼,為了讓「訊息清楚」,特別是交辦和修改的時候,一封信裡只要有一個重點就好,前面很多被推翻的、不重要的就不要留了,不然哪個一閃神看錯了,不是浪費了來回的時間嗎?

有時候我在「工作效率」的要求上,會讓人感覺很難搞,但大部分的時候,我不是希望別人配合我這種節奏步調,而是可以從這種枝微末節中去找出讓自己多一點時間休息的可能。工作要有效率,不是「把自己逼死,什麼都要快」也不是「我一定要照著既有的SOP去執行才是最正確的」而是「用對方法」「節省時間」「用最少的力氣完成最大的效應」。

讓工作有效率,生活才有時間喘息。你可以在生活裡無限發懶,但你得先有良好的工作效率!

喔,對了。如果有人要學設計軟體,找我,我還會順便帶著你有效率的學會這些快速鍵。讓你事半功倍,但是要一對一的現場教學就是。

圖:

20150610第一次去日本自由行時在住處邊工作邊吃自己煮的麵Canon EOS 5D Mark II
畫面截圖。關於快速鍵有些可能要用影片比較好呈現。但try it~~

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