YulinaHuang

回歸初心的日常提煉|生活|創作|目標追尋​ ​ 從日常提煉由心而生的文字。​ 在這裡,我想將創作背後不為人知的心境歷程,記錄下來,分享給想要踏上或正走在創作路上的你,希望看到了整趟過程的清晰全貌的你,能夠勇於追尋自己的創作夢,在持續創作的同時,也成為更好的自己。

想要「以最短距離完成最大效率」?記得每天都要回顧檢討

遇到大任務的時候,你是不是直覺性不斷的逃避並拖延。將最棒的工作時間拿來處理不需用腦的事務,直到再也無法再逃避了才被逼迫著面對,最後只能勉強交出還行的成品,甚至是遲交。日本LINE前任社長,現任C Channel 影音媒體CEO兼社長森川亮,對工作有自己獨特的一套方法,透過長期工作的研究,整理出一套高效工作法。

遇到大任務的時候,你是不是直覺性的認為這件工作太麻煩,先放在一邊等所有的事情做完以後再來處理,就這樣不斷的逃避並拖延。

將最棒的工作時間拿來處理不需用腦的事務,直到再也無法再逃避了才被逼迫著面對,雖然大任務的成果是最為重要的,但最後只能勉強交出還行的成品,甚至是遲交。

日本LINE前任社長,現任C Channel 影音媒體CEO兼社長森川亮,對工作有自己獨特的一套方法,透過長期工作的研究,整理出一套高效工作法。

首先他將工作分成「任務」以及「事務」兩種,前者是必須動腦思考的工作,後者則是不需花費腦力的工作,也就是所謂的雜事。

他提及其實不少看似複雜的工作,分析過後都是事務而非任務,因此區分好手邊的工作是哪一種就很重要了,才不會將寶貴的時間都浪費在事務上。

而以下就是森川亮更快速更省力工作的其他幾個法則。


❶ 以「十分鐘」為單位,思考每日待辦事項

森川亮的高效工作術當中最重要的一點就是,將工作拆解成十分鐘可以做完的小工作。

他表示大部分的人只能保持最佳專注力十分鐘,超過十分鐘以後注意力就會慢慢的開始渙散,因此讓每件工作都能在十分鐘以內完成,便能在最專注的狀態下有效完成。

不僅工作目標明確,在短時間內可以輕鬆做完,也能大大減低時間的浪費,當自己成功達成一個個小目標時,產生的滿足感還得以成為後續工作的動力。

要注意的一點就是,即使有工作真的延遲了,無法在當天做完,務必在一星期內補救,不能毫無限制的將延遲的工作繼續推遲,否則要是下星期或是下下星期有了更多或更困難的工作,反而會使自己更加手足無措。


❷ 「回顧」使人成長

拆解工作,讓每項工作都能在十分鐘內輕易完成聽起來很簡單,但總是會有超出自己掌控的事,例如沒有將工作拆解好,使得某項小工作的完成時間超過自己的預期,害得後續的工作排程混亂不堪。

因此回顧就變得很重要了,森川亮也建議每天都要回顧檢討,重新檢視自己運用時間的方式。

藉由回顧和檢視,揪出自己在時間安排上或做事流程,運用在每件事上的時間,哪裡沒有做好所以造成當天哪件事沒做好,或是這件事應該要先做而非另外一件事。

回顧才能看到自己的不足、錯誤或失誤,重新擬定更好的策略,才能一次次讓自己更有效率。

我也都會在一天結束以後回頭檢視自己一整天都做了什麼,有時候可能會很後悔自己把時間浪費在了某件不重要的事情上,有時候可能是由於自己錯估了做某項工作的時間,以為十多分鐘就能完成,誰知道做了以後才發現居然需要二十或三十分鐘。

如果某一天效率奇差,就需要找出效率差的原因,也許是因為精神不濟,那麼下次精神差的時候就可以進行其他簡單的任務,以提升效率。

回顧可以讓自己避免再度將時間浪費在同樣的地方,或是再次錯估某項工作所需的時間,反覆測試新的策略,將能更省力更高效的達成任務,空出的時間還可以拿來做自己想做的事。


❸ 擬定一套應付「手忙腳亂案件」的流程

我們肯定都會碰到那種特別繁雜,特別使人想逃避的工作,不想再每次因為這樣的任務導致自己顛三倒四,慌張不已,最好的辦法就是制定一套流程來應付這些麻煩的工作。

每次接收到麻煩工作時,只要套用已經擬定好的流程,就能輕輕鬆鬆完成工作。

譬如我在寫文上,要寫一篇超過一千字的文章,而且還要在時限內寫完,有時候的確令人手忙腳亂,所以後來我制訂了自己的書寫流程。

在前一天甚至是好幾天前就先找好素材,把幾個段落的小標題先列出來,在寫文章前先大致想好開頭還有段落內的大意,如此一來,在書寫的時候便不再紊亂無序,或是突然想不起來自己某個段落要寫什麼。


「以最短距離完成最大效率」是森川亮不時用來提醒自己的一句話,想要更有效率,不只是完成更多事,而是要想盡辦法讓自己做事又快又好

如同想要讓自己成長,不是更努力就好,還要用對方法,對的方法正是使自己花更少的努力得到更多成果的關鍵。




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