上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報設計|公司規定會議前要先傳閱投影片,那會否抹煞了簡報中的驚喜?(上)

簡報的過程中,其中一個能夠持續吸引觀眾注意力的原素,就是未知與驚喜,這就是為什麼產品發表會往往能辦得引人入勝。然而當我們回到了辦公室,不少公司也會規定,在內部會議之前要先把投影片傳閱。那麼會否就等於自揭底牌一般,讓簡報失去了驚喜的原素,甚至令觀眾只是低頭集中在看講義?這次我們就來探討一下,內部簡報的策略以及講義準備的技巧。

首先要想想的是,為什麼公司要規定要在會議前傳閱投影片?最官方的說法,固然是希望有足夠時間讓與會者可以先行閱讀,為會議作出預備,所以有一些公司會把傳閱的死線推得更前,在發出會議邀請的時候,就需要付上準備好的材料。但是上班族在辦公室打滾了一段時間以後,便會發現,因著種種原因,真正在會議開始前會閱讀投影片的,大概只佔觀眾的三分一至一半的比例,好些人只是在會議途中怱怱忙忙把紙本翻來翻去。那麼對於剩下的其他觀眾來說,預先傳閱有什麼好處?

這種規定其實能協助講者,因為明確的死線可以確保投影片能夠在某個時間點準備好。試想想如果你的工作繁多,或是帶一點拖延症,難保不會出現會議之前的一天甚至一晚才開始製作投影片的情況,時間的壓力可能令你的製成品出現失衡或是錯誤。把死線移前了,那怕真的遇上工作緊急的狀況,至少在上司容許的情況下,你能夠爭取到一點緩衝空間去完成投影片的準備。


另外,投映片的預先傳閱對於不會事前閱讀的觀眾,仍然是有所幫助的。在進會議室時帶上印好的投影片,觀眾可以即時在相對的頁數上做筆記,相比起單單寫在自己的筆記簿上或是筆記本程式內,會議後再看的時候,筆記與投影片的組合更能加深短期記憶。無論是面對面的簡報,或是遙距的模式,觀眾都有可能出現遲到、早退或是離開會議一段短時間,接個電話,去個洗手間,回來的時候,你不可能為每一個人的出入而把投影片往回放,反而在桌上的投影片文件,就能幫助他們自行趕上錯過了的進度,以免因此而接不上你在台上說的內容。最後一個好處就相當現實,會議上可能有一些與自己不大相關的部分,或是時近黃昏了,或是狀態近了,我們都曾經試過利用文件來解悶,鄰座的同事好像在努力寫筆記,但是細看之下,原來文件上開了不少美麗的花朵。


縱使這種規定對講者和觀眾都各有好處,然而我們又該怎樣面對失去了的驚喜元素呢?


要談談一個誤解,在企業的內部會議中,其實驚喜是不太受歡迎的。


內部會議的簡報,一來跟面對客戶的銷售不同,不需要較戲劇性或是誇張性的方式去爭取觀眾的注意力或是加強印象,二來在企業文化內,可控度是十分重要的。舉例說你被委派調查公司某一個過失,你花了時間,預備好時間線、證據、電郵或是紀錄的截圖,在簡報時當眾指出兇手,該部門或同事面對鐵證如山下不得不求饒……你看過太多電視劇了吧。那怕是真的一個致命過失,你的上司也可能會先行跟相關部門的老闆打一個招呼,然後著你把投影片的字眼修改得婉轉一點,在簡報現場那個部門怱怱地承認了責任和承諾去改善,然後相對平和地落幕。畢竟犯錯無可避免,誰也不能保證你不是下一位,自然不需要凡事都推得太盡。所以在預備簡報時候,別給上司帶來特別的「驚喜」,有疑問就先行講教,或是讓上司先看看你的製作。


要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。


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