上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報規劃|需要管理層作決定的簡報,跟其他的簡報有甚麼不同?

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廣東話中有一句術語「有大搵大」,意即是遇上困難或是分歧的時候,找來德高望重的人來作決定。雖然這樣說有一點推卸責任的味道,在企業世界中,就像是社會中的縮影,自然也會有不少的情境需要去提請管理層去作出決定。有些提請的場合需要進行簡報,上班族準備以先,就要先明白這些提請管理層作決定的簡報,與平時預備的會有甚麼不同,免得問題解決不了的同時,大老闆也會因此留下了壞印象。

裝備要慎選

由面對同事,到面前上司,到面對管理層,簡報的對象愈來愈資深,就像是手機遊戲裡的升級一樣。那麼面對高級的對手,我們出發前是否要帶齊所有虛擬裝備及補給包呢?然而,當中有三項裝備,我們在提請管理層作決定的時候是不應該帶上的,亦即是英語中的「leave them at the door」。


戲劇化

簡報的開場,為了吸引觀眾的注意力,有些人會喜歡用上令人驚異的數據,或是懸疑的故事。提請管理層作決定的時候,就不要做這樣的鋪陳,以免浪費了大家的時間。開場就要直接談到需要討論的困難或是分歧,論調需要實事求是,以事實為根本,放下情感的包裝和引導;投映片的標題最好就是該頁的結論,不利的消息就直接地顯示,不要用上花言巧語的修辭;


自尊心

就像以上所說,管理層的時間寶貴,你在簡報中闡述事實的時候,有時會因為曾經討論過、或是管理層對這件事很熟悉等各種原因,你可能會聽到了一聲無情的「next(下一頁)」,或是因爲低頭查看了電郵而錯過了你的論點,而要求再聽;別讓自己的情緒和自尊控制著,這樣做並不是故意的留難,日理萬機就是管理層的份內事,你在簡報中最需要的,是得到管理層的決定,不要因為一句話而自亂陣腳; 


脫身卡

在簡報和會議中,為了應付難纏的問題,我們都會在心底預備好一張「讓我先回去核實,再跟你確認」的卡,必要時運用出來為自己脫身。無論是因爲自己預備不足也好,或是問題太過刁鑽也好,這張卡也是一個算體面的回答。然而要把話題帶到管理層面前,做好準備已經是基本的期望。因為你未能答上,而令會議當天未能做出決定,可沒有甚麼卡可以助你脫身的。



時機要成熟

放下了不應該帶上的裝備,那麼我們可以出發了吧?還沒有呢,先檢查萬事俱備了沒有吧。提請管理層的簡報,時機很重要。你通常面對的,不是單對單一名老闆,而是一個由公司高層組成的委員會,他們能夠在重重疊疊的行事曆中,騰出時間來進行會議,你要確保這是值得的。

首先是簡報的內容,背景資料及分析,是否已經足夠讓管理層來做決定?如果要透過銷售數字來調整市場推廣預算,那麼最新的數字你拿到手了嗎?要是下星期數據才齊全,就情願把會議延期而不要打擾了老闆們吧。如果希望增聘人手,那麼就需要量化地比較部門現有各種工作所需的工時,以及現有員工的數量,而不能在沒有量化證據下,直接要求多聘一個或兩個員工。上班族可能會覺得對公司營運有沒有經濟損失最重要,但是老闆要看的,也包括了對公司聲譽上的影響、某些尊貴客戶的反應、投資者的看法、或是會不會違反監管機構的指引,而惹來天價的罰款⋯⋯等面向,所以這些多層次的影響分析也需要準備好。諜報電影中經常出現的一句「可供行動的情資(actionable intelligence)」,就是描述在作出行動(做決定)前,情報必須要齊全、量化和核實。

另外就是人事問題的處理,要是提請的決定是某項工作,應該由甲部門或是乙部門來處理,我們會先假定你曾經接觸過該兩個部門,而雙方都有其原因而不想接下這項工作。最重要的是你要先把「既然沒有共識,我們唯有提請管理層」這個訊息清楚表達給兩個部門知道,因為有些人對請示老闆很敏感,事前沒有預先通知,會覺得你在玩政治手段;另一些人會覺得多一事不如少一事,與其把問題提昇,倒不如兩個部門私下再作商議,看有沒有解決的辦法。

終於踏進了會議室,好好地把問題闡述時,投映片的設計要留意甚麼地方呢?


預備好對答

嘗試把整個問題、背景、分析和建議放在同一頁投映片上,令管理層一次過掌握所有細節,分析部分包含了問題對於專案或是部門的影響,或是甲乙部門各自不能處理這項新工作的原因。投映片最底部則是選項部分,每個選項可以放上一個小正方形,就像是在做選擇題一樣,有些管理層很喜歡這種設計。

神聖的時刻來到了,老闆們終於開口,但不是說明決定,而是問你「你自己怎樣看呢?」千萬要預備好答這種問題,你可以帶一點分析去回應,但必須要有傾向性的建議。面面俱圓式的回應,例如選擇一很好,選擇二也不錯,在這個關頭是用不著的,他們是想聽你的意見,畢竟你是對這個問題比較熟悉,或是他們想要試探一下公司其他人有沒有對這個問題已經有傾向性的立場,考慮要不要順水推舟一下。

第二種巧妙的問題,尤其會出現在一些複雜的提案當中,可能需要多一點時間做決定,說會出現「我們是否要今天做決定?」的問題。你如果是回答「是」,就要心裡預備好解釋,因為回應大多數會是「那為什麼之前沒有人提出?」暗示著今天的提案是否借時間之便催迫他們選擇某一個決定;你如果是回答「否」,那就要知道確切死線在何時,而不是亂說一個。死線的決定因素可能是工廒訂單的預備時間、監管機構訂立的回應時間表、內部或是外部審計報告的結果等,不要慌亂,道出事實便可以。

要是管理層之間對決定上沒有共識,不要硬推決定,先讓他們商議,你可以靜靜地記下各人的論點,不要一股熱血地衝進去他們的爭論當中,要是他們需要更多資訊或是解釋,自然會向你查詢的。要是一直未有共識而需要安排續會,你記下的論點對準備下一次會議大有幫助,所以先做好自己的部分吧。


只要帶上適當的裝備,選擇成熟的時機,管理層可不是張牙舞爪的怪獸,你也可以從中得到了他們的決定,來繼續推進手頭上的工作。


要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。

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