上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報規劃|上司突然要我明天去做簡報!沒有時間了怎樣去預備?

上班族相信都經歷過的場景:計劃好下班後的節目,心裡暗暗在期待的時候,突然電郵收件箱多了上司的來信,再收到了上司的電話⋯⋯「沒⋯⋯沒問題啊。」掛線以後,才是麻煩的開始。臨時獲派的工作,自己的情緒和時間分配都不在最佳狀態,更何況是上司指派你做簡報,或是替他/她草擬投映片呢?立刻打開簡報軟體?不是呢。啊,你又想說要先用告示貼計劃吧?也不是呢。

時、地、人

第一件要做的事情,是趁各人仍在辦公室的時候,先確認他們能否出席簡報的會議。上司指派這項簡報的時候,會議的時間和出席者可能都未確定,雖然你要再花一場功夫去規劃會議,但是如果當中有關鍵人物明天沒有空檔或是告假中,甚至公司的會議室通通都被徵用了,會議就避免不了延期。這種情況下,先做確認有可能為你爭取到多一天半天的時間去預備呢。

要是出席者及場地都沒有問題,或是上司早已把會議都安排好了,我們就唯有繼續簡報的準備,這時候先再次抑制打開簡報軟體的衝動。


外殼與內涵

我們要跟上司確認,簡報的性質是甚麼?牽涉客戶或是跨部門的會議,投映片的預備是重要的;部門內的會議,投映片可能只是外殻,即是只需要封面、封底和目錄頁,內文只需要嵌入文書文件或是試算表,到簡報時打開就可以;工作層面的簡報和討論,有時甚至可以極簡到用電郵做外殻,把文件都通通放進附件就可以。不同簡報的性質,就決定了你在今天黃昏要有多少出產,並不是每次都需要預備用心經營的投映片。

確認的過程當中,你也應該先草擬好一個表列式的內容大綱,讓上司給予意見。能夠快速地預備好大綱的草稿,可以顯示你對簡報題目和內容的掌握、壓力下的工作效率,這樣可以加強上司對你的信任。反過來說,要是大綱草稿的內容或是方向有錯,愈早知道問題來進行修正,就不用浪費了你的努力,也不會在簡報前才出現「這不是我所想要的」這種場面。


材料不是隨手可得

就像烹飪一樣,明白到今天要煮甚麼,在開火煮食之前,備料也是重要的過程。商務簡報大部分時候都牽涉文件,而文件來源多數來自你的電郵收件箱,或是公司的共享資料夾和內聯網。這個時候,上班族切記要在大夥兒下班前先把所有材料找出和下載,我不止一次晚上在公司加班時,電郵伺服器當機了,或是共享資料夾未能連上,又未能聯繫電腦支援的同事,結果影響到工作的進行。所以不要假設你所需要的文件或內容一定可以隨手找到,材料要齊備才開始製作簡報。

要下載的除了相關的文件以外,上一次會議的簡報或是會議紀錄也同樣重要。如果會議是一整個系列的,例如是專案的跟進或是部門的月會,簡報格式重用便可以,不用花時間由頭設想。修改內容以前,封面是十分重要的,會議開始的時候,有時候要等待其他同事到達,大家就會很自然地盯著簡報的封面看,大小的錯誤都會更礙眼。簡報封面的日期記住不要重用上一次會議的,要是用英語做簡報,更加不能犯上根本性的缺失,例如把十二日寫成12nd。若是會議並非是屬於系列式的,就找出自己上一份製作的簡報,來作為參考的基線之用。時間所限,不要由頭做起,而且在基線以上製作投映片,很快便能完成數頁,這樣對建立信心和安撫情緒有所幫助。


優先處理內容

找來了簡報的參考基線,做好了基本的封面和目錄頁,下一步是專攻內容。在有限的時間下,簡報的完成度比一切重要,所以先不要花時間於找尋圖片或圖示之上,待內容穩定後再美化也可。如果想參考上一次會議的簡報內容,就不要立刻把那些內頁投映片都刪掉,把它們設定為「隱藏」,這樣在左邊的工具列上,隱藏了的投映片是往右錯開了的,不單視覺上可以清晰地分開這一次和上一次的投映片,而且萬一在最後忘記了刪除它們,因為隱藏了的關係,它們在你簡報的時候不會顯示在螢幕上,就像是預先給自己建立起一道安全網。

談起安全網,無論多趕急也好,要有效又有趣地溝通,簡報的內容也很難全是純文字。然而在需要快速製作投映片的時候,可以考慮先利用全文字走一趟,令簡報的內容部分至少有最基本的保障,預定要有圖表、表格、流程圖等視覺化的地方,在講者筆記欄留下駐腳。這樣做可以避免進度因爲太專注於某一頁的視覺化處理而受到耽誤,而且把這些事項先放在腦海的黑盒子,待完成內容部分初稿,再回頭製作的時候,可能會有更好的想法。

視覺化設計的部分,要是時間晚了,同事走了,肚子餓了,沒有好的想法怎麼辦?來借用同事的腦袋吧!平日在會議或是電郵中,如果發現簡報中有好的視覺化元素或是設計,可以把簡報的原始檔案保留下來。遇上臨時要製作簡報,但又腦閉塞的時候,把合用的圖表、表格都借來用一下,再把數據來源都轉換便可。雖然可以快速搞定好看的數據圖,下次見到同事記得美言幾句表達謝意吧,人家也許花了不少時間來做好視覺化設計的啊。


突然獲派的緊急工作,的確會令我們失去預算。待心情冷靜下來後,最重要的是訂好工序的優先次序,在辦公時間內先搞定時、地、人、大綱草稿和收集文件材料。做好了預備工夫,心理可以放鬆一點,在有限的時間下,要製作出一定水平的簡報,並不是太困難的事情。


只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

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