上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報規劃|入職新工作後的第一份簡報,有沒有特別的策略需要考慮?

無論是職場菜鳥還是老手,都有機會在職涯中轉換到新的環境。起初你的職責可能只是彙整一下文件,到經驗累積了的時候,或是公司對你建立起信心的時候,迎來了你第一次在這間新公司做簡報的機會。不管你在之前做商務簡報的經驗是多或是少,在新的環境下,第一次在眾同事甚至代表公司做簡報,還是有一些撇步需要留意一下。現在我們就一起從「順、利、完、成」四個角度去了解一下,第一份簡報所要具備的策略吧。

順:順應公司潮流

如果你的職位本身有機會要做簡報,或是你希望有天能夠擔當簡報的職責,從入職開始最彙要開始留意公司的潮流。公司內部是否有簡報模板?是否大部份人有使用?使用的程度是只挑封面封底,還是內容格式也跟從到底?文字大小有沒有彈性?同事愛使用圖片嗎?依書直說是否普遍?圖表是否預設的格式?有沒有人用簡報競控?老闆在做簡報的時候,大家是否也拼命地擠上笑容?問答環節是否鴉雀無聲?

透過參與大大小小的會議,或是參考內部的文件,你慢慢在心中會對公司的普遍簡報模式有了個底。這種了解未必會是你喜歡的結果,你可能不認同當中某些的做法,但是作為新入職的你,還是需要有一點的忍耐。亦即是說,第一次簡報的設計,不用把你學會的十八般武藝施展出來,尤其如果公司的簡報潮流是比較保守。要跟從自己一些不認同或是不喜歡的做法,是抑壓了你的本事,然而你先要認清楚的是,現在並不是簡報比賽。你需要留下的印象應該是工作能力和成果,而不是你的簡報技巧與其他人大有分別,出頭鳥並不好當。

那你要在公司生存,就要從此放棄、隨波逐流嗎?也不用擔心,可以嘗試「+1」。「+1」的意思是,在公司的簡報潮流以上,每次簡報都加上一項你的小改進。第一次簡報可能是把文字放大一點,或是加強空間、注意留白等,先從一些會令觀眾看得更舒服的技巧開始,集中在比較少爭議性的改進。透過這種循序漸進的方式,你可以測試一下同事上司對這些改進的接受程度。情況許可後,你便可以嘗試調整圖表,減少數據表達時的噪音,加強趨勢的突顯,這些都是有機會令主管看見並欣賞的改變。到了你有一定程度的聲望,再把其他秘技都施展出來也不算遲。



利:不要只顧利己

終於有機會站出來做簡報,你或許會覺得這樣好像是踏上了舞台,然而,是時候就要剎停這個方向的思路。電影或是電視劇中的男女主角,在台上俐落地做簡報,引來觀眾的驚嘆,幽默地躲開惡意的問題,像是頭上有光環一般走下台,接受同事擊掌的祝賀⋯⋯我們還是回到現實吧。你在公司的第一次簡報,假設沒有搞砸,只是台下觀眾參與的眾多簡報之一,對他們來說也許只是過眼雲煙的一個小時。不要抱有「讓你們看看我的厲害」的念頭,把這個簡報的機會當作你的個人表演。

第一次在新公司做簡報,最容易犯的錯誤,就是把自己放大。你會很想大家看得到你的專業背景,看得到你搜集到那麼多的資料,看得到你平日在崗位所學會的,看得到你比其他人獨到的分析。把「自己」想得太多,在規劃或是訂立簡報內容的時候,容易塞進了很多會令你自豪的內容或是角度。例如上司派你評估工廠作業的流程,你親自到了工廠視察,與職員做了對談訪問,預備了精美的流程圖,最後到了做簡報的時候,你洋洋灑灑地述說了二十個作業流程要改善的地方。看得見勞力嗎?看到。看得見腦力嗎?看到。但是上司並不滿意,為什麼?

先暫停一下從自己的角度出發,想一想觀眾想要的是什麼。作業流程的問題嘛,不就是愈多愈詳細愈好嗎?但你又有沒有想過,在座的觀眾真的需要在簡報的時候,聽你闡述二十個改進裡面的每一個嗎?聽到第五個的時候,大概也開始忘記了第一個改進點了。如是者簡報的成果就變成,你展示了你的分析能力和時間付出,但對於想改進作業流程的管理層來說,認知你的努力從來都不是這個簡報的目的。對他們更有用的是,除了改進點的數量龐大以外,那一些會帶來作業的風險?那一些會帶來工時或是預算的節省?或是公司今年的主題是可持續性發展,有那些改進點是相對應的?二十個痛點,簡報時只選擇最相關的、最迫切的三五個便可,把二十個通通都說完,就會令簡報失去了焦點。你可以透過表列的形式加上其餘的改進點,讓觀眾感受到改進點的量的同時,也明白到你的勞苦付出,而不要把簡報變成了「報告書伴讀」。



完:善用時間完結

職場上的第一印象很重要,你在公司的第一次簡報除了內容要貼近觀眾需要以外,時間的掌握要留意。一個小時長的會議,並不是希望你把整個小時都塞滿得剛剛好。大部分人在緊張的時候,不但會忘詞而且語速會加快。忘詞會令你的表達變得結結巴巴,顯得缺乏信心,甚至出現忘了一個重點,要把投映片倒退一兩頁再補回,影響了簡報的節奏,也自然也影響了觀感。語速加快會令人有機會聽不清楚你的說話,或者未及消化就跳到下一項,也予人覺得你只是想盡快完成便算。

從另一個方向來說,超時也是辦公室內不受歡迎的事情。有些同事很可能接著另有其他會議,地點甚至未必是在同一層,你的超時簡報就會對其他人造成影響。他們可能等不及要準時離開,然後你就把簡報草草收尾。最理想的簡報完結時間是預留五至十分鐘,可能有少許問答,但大家最後也有足夠空間跑下一場、休息一下、寒暄一下、或是看一下手機。漫長的一天中,難得有一點空間,大家的心裡也會是快樂的,而不會對你留下壞印象。

那麼,是否愈早完結愈好呢?這個要先看看你有沒有在適當的語速和節奏下把應該包含的內容都涵蓋了,若是如此也剩下了三分一時間甚至更多,大家所質疑的將不會是你做簡報的技巧,而是你會議安排的能力,畢竟觀眾的日程繁忙,有機會是為了這個簡報而推掉了其他會議的。簡報的時間控制,除了經驗累積以外,最老掉牙的預演也是有其作用的。就如上文所述,第一個簡報你會傾向會想說多一點豐富一點,你未必要預演全部內容,可以嘗試內容的四分之一或是三分之一,再比對會議的時間,便能了解到超時的風險來作出修正。



成:成就不在一時

在公司的第一份簡報,沒有人能保證必能圓滿成功。在辦公室裡戴著面具上班的人何其多,你在會議中看見的反應未必一定是從心而發,有些人也許因爲你的新人身份而故意挑戰令你尷尬,或是故意吹捧讓你自滿; 在山頭文化下,觀眾給你的評價也可能是來自你的部門或上司的影響力,而不一定是就著你的簡報而來。

故此,在職場能夠找到真誠的回應是不容易的。在簡報以先你也應該花一點時間在建立辦公室的人際關係上,誰知道那個時候會需要誰人的幫助,特別是如果你轉職到此前已經有一定經驗,不要嘗試把以前的一套完全的搬過來,更要小心不要經常在人前比較現在和以前的公司和上司,隔牆有耳,還是先做好自己吧。

珍惜能夠給你批評的回應,善意也好、惡意也好,先不要動怒,把回應都收集起來,過一兩天情緒過了再看,只要是言之有物,可以幫助我下一份簡報的,那怕是粗魯的言語,我也會覺得慶幸。又是那一句老說話,他們有自由選擇不提點你,兩手交疊等你犯大錯看好戲。就像小時候的壞習慣一樣,要是你的簡報模式、技巧,跟上司的要求或是公司的文化有衝突,還是愈早修正愈好,免得自鳴得意。要是同事或上司只跟你說門面的評語,你可以嘗試特定的問法,例如:「我想知道一個我可以改進的地方」,而不要用「有沒有改進的地方」,因為這種問法,對方想敷衍你的話,或是誤會你想要安慰,便會很自然地回答:「沒有啊」。

記得把可以修正的地方寫下來,因為你下一份簡報可能是幾星期甚至幾個月之後,到時候你自然會把剛剛收到的回應都忘掉了。不單做成浪費,重覆的犯錯可會帶來更壞的印象。


只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

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