上班族簡報日常
上班族簡報日常

來自香港的上班族,十八年跨國外商工作經驗,三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問,屬極少數定期分享雙語簡報心得,並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家;著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(1)

這陣子的新聞,都是奧運會的消息,奧運標誌的五環,在簡報中有時候也會透過圓餅圖、或是圓環圖中看到。圓餅圖是我們學習圖表中,最先接觸到的類型之一,有些人喜歡它的簡單直接,有些人討厭它的先天限制,那麼圓餅/ 圓環圖有什麼的缺點,上班族又如果好好運用呢?

圓餅圖的普遍用法,在於顯示各種數據的佔有比率,無論製作、觀看、解說都屬於簡單直接,所以在辦公室文件或是簡報也很受歡迎。

有些人會覺得,簡報中的投影片要有飽滿感,放一個大大的圓餅圖,便佔上了大部份空間,看上去吸引、專業;而且相比起其他圖表例如長條圖,需要花心機處理兩軸、間線等,圓餅圖就少了這些功夫。

然而,圓餅圖先天的形狀,除了以上的優勢,卻也帶來了兩個限制:

極端數值

要是你想展現的數據,當中有相對高的差異性,最小的數據在圓餅圖的比例下,只可以成為幼幼的一節(例如下圖的D項)。你可能會說,那麼把D項的數據和標示,加條延伸線往圓餅以外就好,這樣做與其他數據相比,出現了不同的處理,觀眾會有機會誤以爲這是故意要突出的表現;那麼,把所有數據和標示都拉到圓餅外,夠公平了吧?可是視線會因此而變成混亂,白白失去了圓餅圖簡單的優勢。

下圖右方可以看到長條圖的處理,長條圖因爲有X或Y軸,確保了每項數據,無論大小都有固定、平均的空間,所以遇上極端數值的時候,不會因此而令最小的數據有顯示的難處。

圓餅圖在題示極端數值的情況



數據數量

要是你想展現的數據,數量比較多,用上圓餅圖只會不斷地把每項都壓縮到更細小。你可能會說,把圓餅圖放大一點,就可以容下更多數據了吧?這並不是錯誤的看法,然而要兼顧維持圓形的形狀,那怕把圓餅圖放到最大,用上了投影片的整個高度,可以清楚顯示的數據數量,仍然是有限的。

換轉是下圖右方的長條圖,沒有圓形的物理限制,我們仍然有空間去自由伸展X或是Y軸,來換取空間去顯示更多的數據量。另外,受惠於廣受歡迎的16:9或是21:9的投影片比例,相比起圓餅圖受到投影片高度的限制,長條圖的極限是近兩倍的投影片闊度,設計上我們有更大的空間去處理和發揮。

圓餅圖可以有效顯示的數據數量有限



先天限制以外,有些人會誤將一個切成三等份的圓餅圖,當作成資訊圖的模版使用;然而如果配上三項數據,就會引來了總和大於100%的笑話,就像是美國Fox電視台以下的經典作品:

想顯示為三分天下,卻成為了一個笑話

把圓餅圖設定為3D也有機會故意或是無意地為觀眾帶來了錯覺,感覺上較「近」觀眾的部分(例如上圖的綠色)會被看成比實際上/ 紅色大一點。蘋果教主喬布斯可以說是這種錯視的專家,投影片經常安排有關蘋果的數據展現在最「近」觀眾的那一塊,利用錯覺增加了的數字,提升大家對公司產品的觀感和印象。


那怕我們小心翼翼去避免以上的錯誤,圓餅圖的設計在一些場合也不適合發揮:

數據互比

要是你在簡報中想比較兩項數據,因為人的視覺在比較弧形大小的時候會困難和費神,所以在圓餅圖上做比較,有機會令事情事倍功半。弧形大小的判斷,例如是兩項數據是否相同,或是兩項數據之間是否有倍數的分別等,我們可以一起做以下的練習(答案在文末):

圓餅圖數據比較練習

從以上的練習我們可以看出,在同一個圓餅圖中,比較各項數據的困難。那麼,在兩個圓餅圖之間的對比呢?有一些公司的年報或是簡報,喜歡利用兩個或更多的圓餅圖,去代表歷年來的變化:

兩年之間佔有比的比較


如果只是單憑肉眼,是不容易判斷同一項數據,在兩年之間的分別、增長。你也可能會說,反正會有圖例、標籤,觀眾用數字來做比較就可以了吧?可是我們在做簡報時,要盡量減低觀眾腦海中不必要的負擔(尤其是通常標籤的文字都很小),所以在這個情況下,兩個圓餅圖之間的比較,不是不可能,只是會費神。


圓餅圖的變奏,就是把中間挖空了的圓環圖。圓環圖中空的位置可以放上題目、圖例、標示或數據等,充份利用中間空間的同時,又減輕了在圓形以外,對投影片上其他原素的壓迫感。用心配上適當的顏色,圓環圖的設計看上去可以比圓餅圖輕量、時尚得多。

挖不走的老問題

把圓餅的中央挖掉了,看上去輕量的圓環圖,當我們嘗試去比較數據的時候,腦海中還是會重構圓環中央的角度,再嘗試去推斷大小和作出比較。亦即是說,圓環圖並沒有從根本幫助解決圓餅圖以上所說的幾個問題,極端數值、數據數量、數據互比,都仍然是使用圓環圖要留意的地方。

圓環圖解決不了數據表達和比較的問題



那麼,圓餅圖/ 圓環圖真的如此一無是處嗎?

若有看過我的文章,大概也會估算到,第二部份將會是另外一個角度。沒錯,下一回我們會繼續探討一下,跨年佔有比數據比較的展現方法,以及在哪一些場合,使用圓餅圖/ 圓環圖會更有效去表達你想傳遞的訊息。

練習答案



沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

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