上班族簡報日常
上班族簡報日常

來自香港的上班族,十八年跨國外商工作經驗,三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問,屬極少數定期分享雙語簡報心得,並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家;著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報設計|萬惡的圓餅/ 圓環圖?懂用就會好用?(2)

如果圓餅圖有其壞處,那麼就用長條圖來取代它吧!但是在跨時期的數據比較上,哪一種長條圖才適合呢?又有那一種情況下,圓餅/圓環圖會展現出自己的優勢呢?

承接上一篇文章,有一些公司或是媒體,在年報或是分析當中,捨難取易地先採用一年一個圓餅圖的方式,去展現佔有率的變化(如下圖),圓餅圖在數據類比性的弱點便會被顯露出來。眼睛需要不停來回於各個圓餅圖之間作比較,而且只能以數字去相比,因為面積的比較實在是困難。

圓餅圖難以有效比較歷年數據變化


那麼,我們換上長條圖(Bar Chart),看看會否有幫助?在仍然可以透過數字作比較的情況下,面積(亦即是長條圖的高度)這時候就切實和容易地反映出佔有率在各年之間的升降。觀眾甚至不需要眯著眼看數字,單憑長條的高度已經可以看出趨勢;這樣可以減輕了對他們眼睛和腦袋的壓力,愈放鬆愈容易專心去聆聽你想說的訊息。

換上長條圖令數據比較更容易

由圓餅圖轉換到長條圖,感覺上就好像把橘子,按比例地剝開了一樣。在剝開的過程中,同一年份內五個項目的佔有率,在圓餅圖中顯而易見地表達出的「相加是100%」的關係,如果只集中看其中一年的在長條圖,這種「相加是100%」的關係在視覺展示中便減弱了不少,可能被看成是五個沒有特別關係的數字一樣,他們的總和,就像是剛好一百而已。

為了補強這種相加關係的表達,我們可以從長條圖再換上堆疊長條圖(Stacked Bar Chart)。堆疊長條圖就像是攤開了的圓環圖一樣,每年的總長度一致,每個數據按比例分配長度。這種做法這幾年也頗流行,尤其是用於政府表現評分變化,民意調查結果的趨勢等。

堆疊長條圖視覺化表示分配比例

總長度的分配有助表達了上述的相加關係,同時眼睛在上下比較的時候,不用細看數字,估算一下面積或是寬度的變化,便可以知道數據在各年之間的變化。這種做法,各取了圓餅圖和長條圖的優點,而且也比枯燥的兩者帶來一點新鮮感和設計意味。

說到這裡,或許你會疑惑,在上一篇文章中,圓餅圖其中一個缺失之處,不就是沒能支援極端的數據嗎?堆疊長條圖,顧名思義正正是會把數據堆疊起來,那麼極端的數據又怎麼辦?

在數據可視化當中,其實也有很多不同的技巧,其中一款是瀑布圖(Waterfall Chart),除了可以用來顯示數據在各階段的增加或是減少之外,另一種用途就是把堆疊式長條圖,以錯開的形式,像是下圖般如瀑布一樣地展示出來。這款變奏保留了堆疊長條圖上述的好處,而且也可以應付極端數據的出現,就正如上班族用不同手法解決問題一樣。

利用瀑布方式顯示極端數值

堆疊長條圖在協助顯示單種數據的跨年變化以外,也可以協助我們發現數據組合的趨勢。從下圖的左邊看起,假設這是顧客歷年來給予產品的評分,透過數據的堆疊我們可以發現到一個模式,就是在這些年之間,給予A、B或是C分數的人,雖然各自在比率上會隨年月變遷,然而把他們相加起來,比例的總和卻從來沒有低於百分之八十。這種模式的發現是普通長條圖在舉目所見的情況下所不能給予的商業智慧(business intelligence),可以幫助我們無論在數據分析,或是推動方案時,從另一個角度去了解及展現數據。

A+B+C從未跌破80%

正因為堆疊的模式,長條圖在各個年份的長度也是一致的,故此這一種數據模式的發現,自然也可以從圖中的右手邊開始,同樣的道理,我們可以發現或是在簡報的時候指出,給予產品D或是E評分(亦即是不及格)的比例,在歷年也不曾超越百分之二十。以上數據組合的分析,特別適用於產品或是品牌評分,以及政策或政要的民意調查和支持度分析。

D+E從未超過20%

然而,沒有一種方法是百利無一害的,當我們在嘗試解決問題的時候,也要當心,避免引來了其他新的問題。

堆疊式的數據顯示,在長條圖的表達模式以外,也有堆疊式的面積圖(Stacked Area Chart)。你可以把它幻想成折線圖,再把各條折線之間的距離填上顏色。堆疊面積圖也很受外媒的歡迎,例如下圖左方的面積圖,展示兩年之間,各個項目佔有率的變化。從左至右看,面積彷彿都成為了梯形,透過優雅的斜線和形狀,項目是增長了,或是減少了,對觀眾來說,眼睛看得輕鬆舒服。

堆疊面積圖不適用於多年份比較

只是當我們開始貪心了,想利用堆疊面積圖去表達三年、四年甚至更多年份數據起跌的時候,錯視的問題又會再悄悄地出現。堆疊面積圖的問題,在於每一個數據的形狀、或是線的坡度,都是受到了上下兩個數據的趨勢所影響。我們可以看看藍色的距離,這是視覺最直覺的量度方式,與斜線成直角,利用闊度的變化來估算數據的走向,結果自然是覺得中間的項目是減少了;但當我們跟從堆疊面積圖的原理,正確地利用橘色的垂直線來量度,雖然與直覺的感受有所衝突,但是仍然證明了,中間的項目其實在數年間也未有改變,只是因為底層項目在第三年的急升,而導致了中間項目的斜線變得陡峭,因而出現了錯視的情況。

堆疊面積圖不適用於多年份比較

說到錯視,當然不要忘記我們的主角,圖餅/圓環圖所帶來的錯視。我們已經談過了各種的代替品,以及其中要注意的地方,那麼,主角們又是否百害而無一利呢?

答案其實一直隱身在我們的生活中,就是時鐘和手錶。

從小我們便被訓練如何去讀時鐘和錶面,圓形分開成十二等份,表達了十二個小時,這種讀時間的技巧在長大的過程中已經深深地烙印在我們的腦海中,成為了一種反射作用。對在智能手機和電子手環年代成長的新一代來說,固然接觸到數字顯示可能比看時鐘更多,但我相信以下分享的技巧仍然有其相關性的。

圓餅圖之優勢: 黃金十字

時鐘的刻度中的12、3、6及9的位置,都是我們在快速閱讀時間的基礎,在英語中的a quarter past, half past, a quarter to等時間的叫法,也是衝著這幾個刻度而來。也就是因此有些人在長大後不再需要有著數字刻度的手錶,甚至會戴著完全沒有刻度的手錶,生活上也沒有問題,反射作用已經取代了文字刻度。我們或者就稱這四個位置作為圓餅圖的「黃金十字」。

圓餅圖之優勢: 黃金十字

在腦海中對時鐘刻度的敏感,或是說,對圓餅中央是直角與否的敏感,可以用來加強數據表達的效果。傳統智慧在表達數據的時候,是根據所收集數據的樣式,去選擇不同的圖表,例如先選擇是長條圖、圓餅圖、折線圖等,然後再在圖表中利用顏色,去突顯我們想著重的那一項數據出來。

要是我們反過來看呢?

如果我們想要著重表達的數據,剛好是在這四個位置,或是其附近,例如是26%、50%、73%等,因著這個關係,去選擇用圓餅圖,能帶來更強的視覺效果嗎?

在下圖中,我們在簡報的時候想要強調第三項數據,而剛好它是佔約四分之一,圖中顯示了運用圓餅圖、長條圖以及堆疊長條圖三款圖表的不同選擇,要是看過投映片幾分鐘過後再問起你,那一個圖令你最有「佔四分一」的印象?就像是你在看手錶時,不需要把錶面與你的視線對準得方方正正,也可以準確又快速的讀到時間一樣,因為橘色圓餅塊的內角是接近九十度直角,那怕它的位置不是垂直或是水平,也能夠觸動到我們的視覺,刺激起和加強了「這是四分之一」的印象。

佔有率為四分之一, 那一個圖表可留下最深印象?

如果兩個數據相加超過了一半的比例,在簡報中要強調這個關係,圓餅圖也可以是一個選擇,我們可以再一次比較三款圖表,那一個可以令觀眾更能記住「超過一半」的比例。

兩項產品共佔超過一半市場, 那一個圖表可留下最深印象?

在堆疊長條圖的部份中,我們探討過發掘數據組合模式的可能性,從數列中的最小或是最大開始,組合不同數據看佔有率的變化。然而如果是在數列中間的組合,例如B和C評分總和的比例有沒有出現有趣的模式,堆疊長條圖就沒有那麼的顯而易見了。

不過在圖餅圖的世界裡,因著圓形是個循環的特性,就再沒有只可以是數列中最大或是最小的限制。以下的圓餅圖就是在發掘和強調,第二、第三項數據的總和是超過一半,這一點令圓餅圖在某些情況下可以稍勝。

圓形是一個循環 所以數據組合不一定數列的最頭或是最尾

圓餅圖的近親,圓環圖也有其可貴之處。在商務簡報中經常需要報告進度,好像是產品的開發、測試,或是專案的推動、各部門的達標率等。最常見的做法就是用顏色分類,即是所謂「紅綠燈」的RAG(Red, Amber, Green)標記,以快速突顯進度是否落後,有沒有需要管理層的注意。就像汽車上的儀錶板,或是電影中電腦控制中心的儀錶板一樣,我們在顏色區分以外,更可以加上圓環圖來加強在投映片上的視覺效果。

利用圓環圖加強進度報告的視覺效果

每種圖表都有其特性、優劣、或是潛在的錯視危機。活用不同種類的圖表,一方面為觀眾帶來新鮮感,另一方面也可以選擇最好的方式來表達你想傳播的訊息。


沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

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