上班族簡報日常

不上不下的普通上班族,在不同跨國外商打拼,執行業務分析、專項管理及商務顧問工作,在港美星滬四地也留下過足印。 市場上簡報的理論及書籍很多,但不是每個人也是推銷產品、創業集資;還是有一個個我和你,工作未必華麗,每天每夜躲在自己的位置,匆忙的建立簡報。這些經驗值得傳承下去,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。

簡報設計|團隊介紹頁:開罪人的八種方法

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團隊介紹頁,用途不限於辦公室內的簡報,由學校簡報的開場白,到活動嘉賓的進場,到商演坐談會的背景,到創投募資的簡介,到公開講座的宣傳,幾乎有人的場合就適用。然而有人的地方就有是非,粗心大意下,有幾多機會讓你進行人際關係或公司仕途的花式自殺呢?

上一篇提及的簡報目錄頁,其實一直留下了一個尾巴。目錄頁其中一種變異,就是結合團隊介紹,第幾部分將會由團隊中的哪人去述說。這一種結合方式,可以使有時觀眾未有熱身,而感到會沉悶的目錄頁帶來一點生氣。

團隊介紹頁雖然要花一點時間準備,然而你可以考慮以下帶來的好處:

  • 誰是誰?有沒有試過出席會議後收了一堆名片,回到公司回到家,面孔和名字已經拼不上了,想做跟進的工作,又分不開名片上的陳彼得或是王彼得才是正確對口,他們名片上的職位都很相似啊!要是拍下了團隊介紹頁多好!下一次的會議還可以裝熟!「陳總你好!」
  • 怎樣拼?有時候公司會安排人手做會議紀錄,很多人說話都有懶音,或是每個人英語發音都不一樣,介紹團隊各人的名字時,尤其是當中有外國人的同事,第一次聽未必能正確寫下,或是團隊有四、五人,作秘書的抄寫不及已經被你介紹完了;有了團隊介紹頁,就能夠幫助不會抄漏,也不會抄錯名字,免了錯誤帶來的尷尬;
  • 起你底!社交媒體上起底的情況很嚴重,而職場上也無日無之。名字照片放了在團隊介紹頁,客戶有時會在會議途中偷偷到領英linkedin查看,要是看到出席者的資歷不錯,而且是正如介紹所述沒有故意誇大,客戶就放心聽你的團隊繼續介紹;會議後收到客戶的領英邀請,你也會知道簡報成果不錯;
  • 初印象!在一些非正式的活動,例如校內介紹功課的分組,親子活動的嘉賓介紹等,就不一定要很專業的大頭照,有時候生活照或是帶自我風格的照片,像運動照、與寵物的萌照、喝咖啡的擺拍,這些可以令你的團隊成員人性化、獨特化,而且立刻拉近了與觀眾的距離;
  • 次印象!在目錄頁先介紹了一次,到後來的部分,團隊成員出現在觀眾面前的時候,第一,不需要斷開簡報的思路和節奏,來做自我介紹;第二,觀眾由照片到再次看見成員上台時,自然會有一點點的熟悉感,這小小的心機變相會令觀眾更容易去聽取簡報的述說。

把好說話都說過了,到狠話出場的時候。

團隊介紹頁,都是照片、名字、職位而已,又可以有幾多個雷區?

[1]用錯照片形狀
現時最流行、亦最安全的做法,就是用圓形作照片的遮罩。要是想與其他人有一點分別的,帶一點動感的,平行四邊形也是一個好選擇。最傳統的長方形,那怕是修了圓角,要是碰上西裝照或是黑白大頭照,立時變得殯儀感十足。

畢竟我們都只是上班族,要是老闆堅持要長方形正方形的,你可以考慮一下以下的半框設計,帶一點跳脫感覺,沒有長方形的老套,但記著分割線是臉部的中間,選了在頸部的話,閣下自理了。

[2]用錯照片來源
活動或商演嘉賓,為他們造團隊介紹頁的時候,不要貪方便,到人家公司的官網或是領英個人頁偷圖;圖片中可能是過去的形象,或是完全不配合活動的性質,更不要借人家line的大頭照便算數。給嘉賓多一點的尊重,說明活動性質,禮貌地問一下對方拿照片吧。

[3]用錯照片比例
團隊無論在內在外都會有互相比較,要是介紹頁中有兩人是大頭照,一人是半身照,觀眾會覺得奇怪,嘉賓自然也會投訴。那怕是跟所有嘉賓拿大頭照,也會有大小比例的問題,所以要調整一下,基線是頭頂到下巴的比例要一致。

[4]用錯照片顏色
歐美的公司很多也流行黑白或灰楷化的企業大頭照,一致的專業感而又壓下了膚色的差異。所以當從嘉賓或同事手中收到大頭照的時候,顏色的差異性也會浮現,有的也許是流行的灰楷,有時堅持要用彩色覺得黑白不吉利,有的索性把護照照片傳來了,畢竟不是每一間公司也會聘攝影師拍攝executive portraits。

先去背多數錯不了,帶來了至少一點兒的一致性,但是彩色與灰階的相爭就要多注意。原色上投影片不就最安全嗎?要是四張照片中有三張是灰階黑白,那彩色的那位會否覺得被孤立了?會否不滿說是否暗示他老套其實他也可以來一下灰階?要是色彩有差異,最好先請教一下同事嘉賓的意見,是否堅持要用自己喜歡的顏色,最好做到皆大歡喜的結局。

[5]自行調整顏色
你可能會覺得嘉賓老闆的照片可以修一下,或是他們說可以轉灰階就自行轉灰階。這不是你修圖技巧有多高超的問題,而是對對方的尊重。他們可能有自己專屬人員調色再給你,或是授權你調色但成品要先過目;總好過你自行調色了,以為很好看,最後在現場發現他們黑了臉吧?以下是用Keynote內建的圖片處理的灰階圖,同一個軟體也可以修到不同的感覺,所以真的不要自把自為。

[6]放錯照片方向
不是每一個人的大頭照都是正正向前,可能是人家覺得四六臉好看,相士說不要直望鏡頭,或是人家的公司整批高層照片也是稍偏的。如果不受簡報時序所限,非正中的視線最好是望向投影片中間,造成團隊的感覺,而不要有視線向外,看上去好像要脫隊了,或是跟大家有心病,這樣出錯了,有心病的可會是你的上司唷。

[7]照片插畫交錯
近年一些商演,例如fintech festival,大會喜歡走monocle style把所有人的照片都變成插畫化。這當然是有創意的做法,只是也要得到出席者的同意,免得在場有一兩人堅持用了真人照片而重覆了上面提及的尷尬。不過插畫有一個例外考慮,有些網紅愛用卡通或插畫,而非真面目,作為自己的大頭照,在自媒體的年代,就要學會尊重這個差異點了。

[8]名字稱謂出錯
萬惡的auto correct,有時會強行改了英文名字而令你不自知,而且在遇上外國人的時候,切記姓字和名字不要調亂了。中文名字最安全嗎?也未必,有些中文字在某些字體並不能顯示,這個時候就要決定全部改字體,還是只改一個字。有些人很著緊自己的稱謂,要查問清楚是否以Dr. 或博士為銜頭,至於用英文簡報時也要小心Ms./ Mrs.之間的分別。

希望大家都可以避開以上雷區,享受到團隊介紹頁帶來的好處吧!

沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

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CC BY-NC-ND 2.0 版權聲明

簡報設計|目錄頁:別搞砸第一印象

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