上班族簡報日常

來自香港的上班族,十七年跨國外商工作經驗,四分一時間外派各大金融中心,主要擔當業務分析及商務顧問,著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。職場上的我和你,工作未必華麗,躲在自己的位置,匆忙地建立簡報。這些經驗值得傳承,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。 FB/ IG: salaryman.presentations

[簡報設計實評]小米春季發佈會:設計了標誌,設計了產品,那麼簡報⋯⋯呢

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既然有影評、樂評、書評,這幾天瘋搶眼球的小米發佈會,我們來看一看在簡報設計中,平凡上班族的角度,有甚麼the good, the bad, the ugly吧。

小米本身有不少爭議性的地方,例如產品設計與創新、與競爭對手的比較、引來惡搞的新標誌等,都留給其他專家表述吧,還是專心做好自己的事,就是上班族如何做好簡報設計。

或許你會有疑問,這裡不是寫給一眾在自己坐位上熬夜努力的上班族嗎,鎂光燈下的數碼產品發佈,還不是你參考我,我參考你,跟我們的日常業務可有甚麼關係?

答案很簡單:免費的學習對象,就不要浪費。

能夠登上舞台的投影片,質素總不能夠太參差,背後會有專屬的設計師,站在巨人的肩膀上自然能看到不一樣的角度。這就是為甚麼自己不是「米粉」還要在夜深(我還是要上班的⋯⋯)看發佈、截圖、分析和寫分享文的原因囉。接下來我們就從數據表達、視覺傳遞及排版設計三個角度,分享一下有甚麼做得好,有甚麼做得不好,有甚麼⋯⋯喔⋯⋯不應該做。


數據表達

資訊圖和懶人包是在網絡世代吸引目光的好工具,企業業績、產品銷量、部門預算、網絡流量⋯⋯統統都是要梳理的數據。

上圖是去年小米營收的增長。

基礎的東西也齊備了,圖表左下角有scale解說,投影片右下角有資料來源,兩者採用了細一點的字體以及淡一點的顏色,不會搶了觀眾的目光。

設計上也有兩個可取的地方,強調色使用了和品牌一樣的顏色,與右上角的標誌互相呼應的同時,也帶來了設計的一致性。圖表上為了簡潔,撤去了Y 軸,讓左邊的文字去帶動數據的表達,因為重點就是要說明:我們賺多了。

可以注意的地方有三項:

  1. 19與4之間的距離太大,字體設計要留意kerning;
  2. 左邊文字與右邊圖表的距離太大而令人懷疑他們之間的關係,是為了讓雷軍站在中央?但他是在來回走動啊;
  3. 灰色長條圖與橙色趨勢線好像沒有甚麼分別,視覺元素上會否重覆了?


雖然不明白出貨量和銷量是否有必然關係,但點題其實做得很好。很多學生和初職的上班族愛用客觀的標題,例如「小米手機銷量與去年比較」,本質上完全沒有錯,只是沒有主動的表達你想說的話,固然觀眾看了數據,聽了你的解說,慢慢會明白,但提早破題可以提升觀眾的engagement,也減少一些心急的人在暗暗的打量「那麼你想說的是甚麼?」。右下角的數據來源,就如以上所述,做得足夠。

不足夠的,就是第一眼看上去的感覺,「啊,拜託不要這樣懶吧」。

這個表格就是從數據搬字過紙,用最快的辦法做完,把自己品牌那一行做了highlight,就完成了。有甚麼沒有被考慮呢?

  1. 重覆兩對data set在Q4 2020與Q4 2019的對比,但數目是隔開了的,眼睛要對比出貨量,要從column 2與column 4之間內回,市場份額則要在column 3及column 5來回跳躍;
  2. 相反的數據方向,2020放了在左邊,視線下一步會才遇到2019的數據,而最後的對比,卻是顯示由2019至2020之間的增長。圖表的時間線,多數是左遠右近,沒有特定的原因就不要去改動。舉例說,由左至右先是43.4再到33.0,最後的對比是增加而不是下降,觀眾的潛意識要有額外一重步驟,把數字與年份關係起來,再對調,去合理化這是增加。
  3. 除了最後的對比欄,觀眾要在水平的方向理解出貨量與市場份額的升降,需要不停的在腦海中比較數字,但既然有數字,大可以誇過視覺化去表達升降方向和趨勢。

如是者針對以上幾點,可以考慮以下的做法,減少欄數,調整數據方向,加入升降趨勢,提升品牌行列的對比度:


數據要否表示得愈多愈好?我們接著看一個反例子。

以上是旗艦手機與其他品牌型號的比較,重度使用五個小時,看看剩餘電量還有多少。

先不說強調色為什麼要是檸檬黃,而不是自己品牌的橙色,右上角以強調色去突出頭三位,做法不錯,再把頭二名的顏色淡化,進一步把新手機,亦即第三行強調起來,都是上班族可以收藏的設計技巧。

這頁投影片有兩個數據,手機的電量,以及五小時重度使用後的剩餘電量,分開來看,小米11 Pro都不俗,有著競爭對手當中最大的電量,以及前三名的剩餘電量,續航力算是可誇的吧。

但把他們放在一起,卻是失誤的一著。

表格式的顯示,觀眾,尤其是對數據敏感的觀眾,下意識會嘗試把數據的關係看得重要,既然有數字,有百方比,不把他們相乘該待何時呢;多得把競爭對手的數據羅列得如此清楚,我們就來計算一下,這五個小時內,各種手機各自消耗了多少電量吧:

那麼在五個小時內,小米11 Pro消耗了接近4000mAh,在云云競爭對手之中,其實並不突出,與蘋果手機的電池消耗率相別更達兩成;這種比較,恐怕不是簡報設計師希望觀眾採取的方向吧?

也就是說,數據並不是愈多愈好的啊!




視覺傳遞

科技或金融業,投影片都喜歡以深色的背景,來營造專業的感覺。與白色或是淺色的背景相比,如果採用同一個字體大小,個人經驗是,深色背景白色字的readability會稍降,也就是說要把字型放大一點兒,才會擁有相同的readability。

以上的功能表列頁,固然愈多內容表示愈多卓越功能,拿手機拍下再放在社交媒體分享,實在是不錯;但字體變成了這麼的小,現場觀眾要怎麼辦?還是根本看不清楚?黑色背景,加上粗體白字,進一步使readability下降。簡報投影片,以及product factsheet,還是有一點差別的。當然,要是主管堅持內容要夠多,那折衷一點,可以使用比較幼體的字型,把觀眾的眼睛也照顧一下。

提到觀眾的眼睛,採用深色背景的另一個要注意的地方,就是與其他顏色背景的混合使用。

在關了燈的發佈會場地,黑色背景使整個環境都是暗的,要是突然撤向白色或亮眼的背景,就好像你在電影院舒適地看戲,前面的觀眾把電話拿出來,亮亮的熒幕像是漆黑中的螢火蟲一般吸引。

以下的深色、全白、全黑背景組合,是在短短十四秒之間發生,要是我們在現場,眼睛能否來得及適應?

投影片設計美麗是一回事,觀眾是否看得舒服是另一回事。投影片之間的配合,得有人去花時間和心思。




排版設計

兩星期前介紹過,在寬比的投影片中,使用二分或是三分的排版方法,都會讓人看得舒服。

小米在推介家電產品的時候,細心留意一下,設計上不會帶來壓迫感對吧?


壓迫感不單是觀眾的事情,也關係於大老闆的啊!

小米宣布投資電動車產業,一張明知道會給瘋傳的投影片,先再次放下檸檬黃不說,為什麼沒有在雷軍頭上留多一點點呼吸的空間呢?硬是要看上去有如泰山壓頂的壓力好看嗎?沒有在現場預演時發現的嘛?唉,真惱人。

到投資電動車的部份接近結尾的時候,又是一張適用於PR的投影片,這種大圖大字的設計,要是在寬比的投影片上,這種窄型的字體(即高度比寬度大)會帶來一點的視覺衝突感覺,其實普通的字體,有著接近正方形的比例,已經看得夠舒服。

希望以上的分析,透過實際的例子,無論上班族的你和妳是否「米粉」,也從中了解到一些簡報設計的技巧和細節吧。

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