上班族簡報日常
上班族簡報日常

來自香港的上班族,十八年跨國外商工作經驗,三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問,屬極少數定期分享雙語簡報心得,並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家;著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/ IG: salaryman.presentations

簡報現場|對內和對外簡報的準備要點

當做好了對象分析、內容計劃、投映片設計、自我演練等等事前準備以後,終於來到了做簡報的一天了。為免有所缺漏,白費自己的心血,我們就來看一下,做對內和對外簡報,如何作最後的準備吧。

對內簡報

在公司內部的簡報可以是經常性質的進度報告,或是新專案的提案簡報,或是年終的個人成效報告等,場地、對象大多數也是熟悉的。然而在公司文化中,好事醜事也會日傳千里,所以除了簡報內容的準備,上班族也要留意好一些細節的地方,以免在簡報途中出了亂子。

  • 電腦接駁

一段在會議室的簡報,會有兩種接駁的方式,較喜歡用手提電腦的公司,會有接駁線或是docking供同事即插即播,至於較傳統的企業,多數會在會議室佩備專屬的電腦。

即插即播的場合,最好就是先清理一下自己電腦的桌面。有些公司容許員工自訂桌面背景,如果在重要的簡報場合,在螢幕上播出了心愛的寵物、夢想的街車、甚至火辣的明星,或許會提升人性化的感受,但有些觀眾未必會覺得受尊重。桌面上的檔案或是資料夾也值得留意,工作繁忙的上班族,桌面混亂固然也很常見,完全的整齊當然費時也虛假,簡報前稍稍整理一下,或是把一堆桌面上的檔案放進新的資料夾,簡報完成再放回便可。

若是公司內部有即時通訊軟件,記住先把狀態設定成「請勿打擾」,相信你也不希望同事有關是日午餐、或是流言蜚語的新訊息,在簡報途中都呈現在觀眾的眼前。要是簡報內容中有互聯網的連結,或是需要有網上銀行或是系統功能的示範,也請先打理一下瀏覽器的快速列或是書籤頁,畢竟大概沒有人需要知道你時常在看哪幾個股票網站。

會議室配有專用電腦的情況下,有兩個可能性,一是可以遙距登入自己座位的電腦,需要留意的事情就如以上所述;另一種可能性就是要在這部電腦中登入自己的帳號,這時候的危機就是登入可能會需時很長,觀眾要在座和你一起在欣賞登入的過程。如果你的公司是這種設定,簡報前最好早一點到會議室先行登入。

  • 遙距會議

預早到達會議室,也有其他東西需要做好事前測試。如果簡報是透過視像會議進行,可以先要求電腦部同事協助接駁好,除了聲畫以外,之前也有碰過奇怪的問題,就是三地視像會議,必須要由地點A先接駁往地點B,再把地點C接進來,否則聲畫或是投影片要失去同步。要是你已經知道這種路線走向,記住要跟技術人員溝通清楚,更不妨將這個資訊分享給自己的同事。有時會議室會有兩個大螢幕,最好的設定就是投映片及視像各用一個,但是總有機會是臨時出現兩個螢幕都是視像,或是兩個也是顯示投映片的情況,預先測試好就不會浪費了觀眾的時間。要是簡報是透過電話會議舉行,記住先抄寫下電話會議的號碼和密碼,會議室跟你的座位未必是在同一樓層,忘記了這樣做而要在大家面前飛奔,或是致電同事求救,簡報準備得多好也會是大扣分。

  • 簽到名單

在重要的簡報場合,在觀眾慢慢入座的時候,可以考慮準備參與名單供他們簽到。這樣做除了把「這是個正式簡報」的氣氛傳遞給觀眾以外,也可以讓你知道有誰已經到達。有時候老闆等得不耐煩,問你還有誰未到,你只要一看名單中還未簽到的名字便可,而不用打開電郵程式,再找尋這個會議,看究竟邀請了誰,然後對照面前的面孔,這樣的手忙腳亂。簽到名單也可以幫助找出不請自來或是被邀者授權出席的人士,完成簡報後的跟進電郵或是會議紀錄等,也可以利用這個名單,確保他們不會被遺漏。


對外簡報

在公司以外的簡報,可能是產品的推銷示範、代表公司出席商演活動、或是社會責任的公益分享等,與對內簡報的最大不同固然是觀眾、氣氛、場地的不確定性增加;而且在個人、專案、產品之上,你也會肩負起了公司的形象。


  • 早到場適應

但與內部簡報一樣的是,提早到達也是不二法門。一方面避免通勤出現延誤,另一方面可提前測試設備,最重要的是讓自己透過適應環境來放鬆心情。你可以選擇旁聽一下在自己之前的上一名講者,現場觀察一下台上台下的擺位,沈浸於觀眾的反應,如果他們已經興致缺缺,或是上一名講者的簡報超時,你也可以抽點時間修訂一下自己簡報時的語句及節奏。不要由進會場開始走直線到位置座下,可以跟負責人或是接頭人寒暄一下,有意無意間也展示你,和你的公司、團體對這個活動的興趣,而不是只作好來了就回的打算,要是簡報途中出現甚麼問題,也更容易得到主辦方的協助。


  • 場地的電腦

說起主辦方,如果外部簡報是商演或是講座,主辦方多數會預早要求投映片檔案。除非出現重大問題,否則盡量提交後不要臨時再把修訂版本傳給對方,以免有版本的錯亂的危機。要是主辦方面不容許你用自己電腦作即插即播,投映片的製作自然就要留意有沒有需要嵌入特定字體及短片,至於特殊效果如動畫和轉場,也不一定要用到最新最酷炫的功能,因為場地電腦中的簡報軟體版本並非你所能控制,未必能夠支援,設計時就要有所節制。或是換一句話說,簡單或是靜止的風格會是最安全的考量。這種情況下,如果你想使用簡報筆/ 遙控,跟技術人員先溝通好,在主辦方介紹你的時候,爭取空檔做好設定,你一踏進台上便可以開始進行簡報。

  • 投映片播放

如果是到潛在客戶中作產品的推銷示範,那麼,投映片的準備就會有另一個面向要留意。自己電腦中固然要儲好投映片,第一重準備是幾種常見接口的專接線,以免客戶會議室的接駁線不是你電腦支援的接口;第二重準備是萬一你的電腦臨時出現問題,而客戶的網絡多數也不容許存取外部電郵或是雲端硬碟,加上在眾多資安事件過後,記憶體手指也給封鎖了,我的準備會是把投映片先匯出成PDF檔案,存在手機裡面,不但在通勤的時候可以用來複習預備,而且利用手機接口再配上HDMI轉接線,也可以接駁到大多數的螢幕上播放出來。你或許會說,簡報軟體不是都有手機版嗎?為什麼不直接用軟體而是用PDF檔案呢?使用手機版本的簡報軟體當然沒有問題,只是要啟動這一種後備做法的時候,心裡面可能會慌亂,愈簡單的解決辦法,就愈少機會出錯或是令自己更添壓力;第三重準備是萬一場地出現問題,例如螢幕或是投映機出現故障,原訂的會議室給其他人霸佔了等,帶上一部平版電腦,或是幾份印刷版本的投映片,仍然可以勉強面對面進行簡報,那怕是客戶婉拒了而打算另覓時間,你所展示的準備功夫,也能留下好的印象。

投映片備份方案


  • 上網與文具

場地的問題,除了投映片以外,要是你的產品或示範牽涉互聯網,有一些客戶在辦公室有外聯網,但頻寬不一定足用。所以要做好自己的本份,第一重準備是隨身的4G/ 5G modem,第二重準備則是用自己的電話分享上網,兩者均要準備好充電線及事先檢查好上網用量。談到電源,電腦的電源線、簡報筆/ 遙控的電池自然也是在設備清單中不可或缺。在高科技的另一端,低科技也可以準備一下。有一些客戶或是簡報內容,在投映片以外,需要在白板上闡述算式的運算,或是複雜的邏輯,但最經常發生的是,會議室中的黑色白板筆用得太多寫不出來了,或是白板擦不翼而飛了。在這些情況下,也可以考慮帶上一些白板用的文具,讓客戶讚嘆於你的萬全準備吧。

外部簡報的最後一項設備,是最好帶上一瓶水。在公司內的簡報,很多時候大家都習慣了隨意拿起手機查看公司電郵;然而在其他人的公司裡面,就應該盡量避免。那麼遇上悠長的簡報或是會議那怎麼辦?這個時候呷一小口開水,除了有解渴,也有動一下身體兼解悶的作用呢。


要做好對內和對外的簡報,除了自身的經驗累積以外,觀察力也是很重要。無論是同立的立場、觀眾的氣氛、對手的技巧、尖端的質問、幽默的應對、應變的方法、出錯的地方,旁聽別人的簡報,有時候的得著會比你想像中要多。




沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

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