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職場漫談｜你感染了「雞毛蒜皮定律」症狀了嗎?
你可以做任何事，但不是每一件事!
計畫趕不上變化，已經安排好的時間、規劃好要執行的事情，往往都被突發、急迫的事情干擾而不得不先去處理，或者你可能認為先把瑣碎的事情處理完，反正用不了多少時間；一但回過神來，才發現已經沒有時間去處理重要的事情了。
這種常常被瑣碎的事情，干擾既定的工作計畫，你可能感染了「帕金森瑣碎定律」又稱「雞毛蒜皮定律」的症狀，把重要與瑣碎的事情搞混了，導致於花了80%時間，只達成20%的進度。
帕金森瑣碎定律（Parkinson's Law of Triviality），又譯為帕金森氏凡俗法則，或稱雞毛蒜皮定律、芝麻綠豆定律，由英國歷史學者與政治學者西里爾·諾斯古德·帕金森（Cyril Northcote Parkinson）於1957年所提出，用來說明大型組織會花費大量時間在討論無關緊要的瑣事，但是真正重大的決議反而可以輕鬆過關這種現象。
我們可以如何改變這些現況，還有自己的思維模式，把自己重要的資源，用於最重要的事情，達到事半功倍的效果?
✅首先，找出你的北極星，運用無限思維，著眼於未來，而非眼前。
小時候都有學到，如何透過北斗七星找到北極星。北極星是我們透過觀察天體來辨別方向的重要指標，可應用於野外活動和航海活動中。換言之，也代表著它讓我們有明確的方向，不會偏離航道。用於公司治理、專案管理與自我管理，也是同樣的道理，我們需要先找出屬於自己的北極星，確立方向，才讓我們不至於盲目、一味的被時間推著走，卻又不知何去何從。
(找找看下圖中的北極星在哪裡呢?)
但要找出自己的北極星之前，首先要確立的是，你想要參加的是無限還是有限賽局?你想要短期的贏，還是讓自己不輸，一直參賽呢?
📖延伸閱讀：你要參加有限或無限的賽局?
《無限賽局》作者Simon Sinek在開頭就提到： 「無限賽局」的概念來自於美國哲學家詹姆斯・卡斯的書《有限與無限遊戲》。根據卡斯的想法，有限遊戲有明確規則，每個玩家都在這個規則裡，追求成為「贏家」，當贏家出現，遊戲就結束了，圍棋、麻將、橋牌這種會有贏家勝出的比賽，就是典型例子。 什麼是「無限遊戲」？無限遊戲沒有規則，玩家可以根據自己想做的事，自行設定遊戲目標；沒有規則，就沒有輸贏，遊戲也不會結束，只有玩家自己不想玩，或資源耗盡的時候，才自行退出遊戲。在無限賽局，玩家的終極目標只有一個：讓遊戲繼續進行下去。
先舉Simon Sinek在《無限賽局》這本書提到的一段小故事：
在2006年，賽門比較了微軟和蘋果這兩家世界知名的公司，因為蘋果首先推出了一款名為iPod的mp3播放器，微軟想要打敗iPod，還推出了一款名為Zune的mp3播放器，微軟自信滿滿，認為Zune的功能比iPod更好，或許這是真的。但對於蘋果的文化來說，他們並不是真的想打敗競爭對手，而是創造出更好的產品，給人們更好的生活。也因如此，蘋果拉大了與微軟的距離。
這個故事發生在2006年的時候，而比爾蓋茲在2000年就已經將執行長交出去，可以知道當時接任的執行長，所採行的是有限思維模式，以追求產品上的創新為主，也就是要贏過蘋果。但同一時間的蘋果，並不理會微軟在產品上的挑戰，而是明確地朝向自己的北極星(也就是無限思維的目標: 不同凡想, think different)前進。
而剛從微軟執行長之位，升任董事長的印度裔執行長薩蒂亞．納德拉（Satya Nadella）於2014年接掌微軟以來，不僅帶領微軟市值飆升近6倍躋身美國第二大企業，僅次於蘋果，更為被Windows系統束縛的微軟，找到名為雲端的新發展方向，跳脫出有限思維的賽局。
由上述二家公司發展與經營過程，也可以知道你隨時可以參加有限或無限的賽局，端視你想追求短期的成功，還是自己心中，擁有核心價值的北極星，追求更長遠的發展而定。
一旦找到你的北極星，確立了方向，下一步思考，如何讓自己將有限的精力放在重要的事情，而不會被瑣碎的事情絆住?
✅將有限的時間與精力，投注在重要的事情上。
🔑事有輕重緩急，我們的時間有限，運用「艾森豪決策矩陣」(Eisenhower Decision Matrix)，將手上待辦的事情，明確的區分緊急與重要程度。
「艾森豪決策矩陣」(Eisenhower Decision Matrix)：它是一個2*2的矩陣，幫助我們在個人生活與工作上的重要活動依緊急和重要性來分類，並按優先順序處理它們。
- 象限Ⅰ：運用管理「緊急且重要」的事；像是需要立即完成的急救醫療作業。
- 象限Ⅱ:聚焦在主要工作目標「不緊急但重要」的事；像是需要專注與深度的工作力，應該要列在象限Ⅰ的後面，盡可能把你創造性的能量集中在這個象限，惟有處理它們，才能讓你最快接近長期目標。
- 象限Ⅲ：透過妥善分類「緊急卻不重要」的事；就像是大部分所謂「迫在眉睫」的急事。
- 象限Ⅳ：應要避免「既不緊急也不重要」的事；譬如大多數的郵件，你應該想辦法排除掉或者降低花時間在上面。
試想一下，你有多少時間以及專注力，是被象限Ⅲ「緊急卻不重要」的緊急事件分散，而無法處理原本重要的事情?此外，象限Ⅳ「既不緊急也不重要」的事情，對你可能有很大的吸引力，而轉移了你的注意力，不知不覺地侵蝕你的時間，因為處理這一類的事情，會讓你很容易地獲得滿足，只需要直覺式的反應，不需要太複雜的思考就可以完成。
一旦你經常被象限Ⅳ「既不緊急也不重要」的事情打斷你，你會經常的在象限Ⅱ與象限Ⅳ上下之間切換，那麼你在重要的事務表現上，就會有負面的影響；越是高階的主管，更應該要避免發生這種狀況，否則無暇於擘劃公司的發展方向與策略，經常被瑣碎的事干擾，不利於公司的經營與長遠發展，不可不慎。
去年12月初，我有一項策略性計畫需於月底完成，但每日也要參與與客戶的會議。而我在思考與規劃策略時，需要有一段專注，不被打斷的時間，倘若一邊參與客戶的會議，一邊從事需要專注力的事情上，無法同時多工運作，勢必會分散注意力，反而花了時間，卻又達不到效果，產出的內容也沒有品質。
我便運用此矩陣來協助我判斷，參加客戶的會議與完成策略性計畫的重要性與緊急程度，孰輕孰重。在思考過後，我決定將那一段時間花在專注於策略規劃上。
而這樣的決定，是基於我很清楚當下要處理的這些事情的背景，並且能夠判斷出重要與緊急程度為前提。雖然我們可以依據這個決策矩陣，來協助我們安排處理事情的優先順序，但你要能夠清楚的辨識出事情的重要與緊急性程度，否則到頭來，你手上的待辦事項全都是重要又緊急，這樣還是無法讓你有效地運用有限的資源，達成你的目標。
✅有了目標，辨識出重要與緊急性，接著開始執行後，再來要能克服拖延帶來的影響。
為什麼我們常常會拖延呢?其中的一個原因是「高估現狀的偏誤」(present bias)。
「高估現狀的偏誤」(present bias)：指過於高估當前的近期報酬，正在逐步趨向長期目標的傾向；亦即看重當下利益、低估長遠利益。
您是否曾經在家裡因為有一些小地方出現問題，例如：水槽漏水、浴室外牆壁開始有壁癌跡象，於是自己動手修理，以便於在短期內且便宜的方式進行修復，當下很滿意的看著自己的成果。但並不會思考以長治久安的方式去解決，因為需要花費更多時間與金錢才可能辦到。
又譬如，在節食、瘦身的時候，就很難抗拒當前辦公室同仁訂購的珍珠奶茶、香雞排的誘惑吧。那是因為你在當下可以立即啃著香噴噴的雞排，喝上擁有飽滿且富有彈性的粉圓和香甜的奶茶的短期報酬，而節食、瘦身是在遙遠的未來才可能實現的長期報酬。
🔑換句話說，我們確實會把立即的滿足，看得比延遲的滿足重要的多。而要對付這種「高估現狀的偏誤」的其中一種心智模式為「承諾」(commitment)!
「承諾」(commitment)，指的是以某種方式積極的承諾你想要的未來。承諾可以是正式或非正式的，若是打破承諾時能附帶一些懲罰，通常是最有效的。
例如，你正負責一項專案，做出對於主管、客戶，以如期、如質，如成本為目標的承諾，驅使自己對主管與客戶負責。
又如，你正在執行瘦身計畫，你可能也已經花了錢成為健身房的會員，那麼你還可以加碼與朋友打賭、或者和朋友說好，一起運動與節食，制定明確的減重目標，並進行某種公開的宣布，藉由社會的壓力讓自己負起責任。
✅克服了拖延，且真正地朝向目標前進，還要能有效規畫你的時間。
好不容易克服拖延，也朝向目標開始前進，你還得有效的規劃時間，避免可能落入「帕金森定律」(Parkison’s Law)的陷阱裡。
「帕金森定律」(Parkison’s Law)：「工作總會填滿它可用的完成時間。」這句話是指，就算給人們再多的時間完成一件事，人們總會在最後一分鐘才做完。人有多少時間，就找得出多少事做，直到可用的時間都被填滿。
最近我與團隊成員討論每半年的OKR(Objectives and Key Results)，成員總會把時程排的剛剛好，準時在6月底的時候完成；我開玩笑的說，即使這半年時間通通給你，你也不會妥善利用時間，而是花大部分的時間處理其他急迫、不重要也不緊急的事情上，反而花更少的努力，執行重要指標所需要完成的工作上，一直等到期限到期前，剛剛好把它完成。因為我已經能想像到半年後，成員也只有把這件事情「做完」，但有沒有「做好」，是另一回事了。
想想我們小時候，寒暑假總是吃喝玩樂為優先，一直到要收假前，才拼命地趕工，甚至於還要招兵買馬(其實也就是家人、父母親)幫忙加速完成。臨時抱佛腳的結果，相信品質不會好到哪裡去。
當你把完成重要的事項的期限放在最後，並不代表在期限之前，你會把時間都花在上面，而且，你還沒考慮到實際做事情的時間，可能花費比計畫中的還要久!其實，你越早完成，就越快可以進行下一件任務；而你永遠也不會知道，及早將這些事項完成，對你會有甚麼幫助。例如，當另一件緊急又重要的事情，出現在艾森豪決策矩陣時，你就有餘裕可以去處理。否則，就非常可能拖延到你重要的事情以及影響到完成後的品質。而我們又可以如何改善這種現象?
🔑我們可以將工作內容、任務拆解成一個個的小步驟、限縮每一步驟完成的時間、充分利用瑣碎時間逐步完成來改善。
🔑搭配「射後不理」的平行展開方式。
「射後不理」(Fire-and-forget)：泛指武器在發射之後，就不再接受任何外界指揮、管制或者是射控系統的資料，更新自己的座標或者是目標的訊息。發射武器的載具能夠進行其他的作業，包括搜索標定下一個目標，或者是離開發射地點。
原意雖是軍事用語，但這觀念我會用於工作的處理上。而所謂的「射後不理」，不是真的將武器發射出去之後就不予理會，而是要有機制監控他仍朝向你的目標前進，最後還是得確認是否擊中目標。
要完成一件工作，往往需要團隊的力量共同達成，首先需要將工作事項進行結構性的分解(工作分解結構：WBS, Break Down Structure)，將一個專案細部，分解為以交付標的導向的較小組成，定義好負責人以及交付的時間期限，接著平行展開，然後你就可以專心做自己的事情。
不過，因為其他人也可能同樣犯了「雞毛蒜皮定律」的症狀，不要期望你所交待出去的工作項目，每一位工作者都能如期、如質的把產出物交給你，所以你需要設定好定期的管控機制，定義好所謂完成交付的成果物為何，以及比對成果物與當初設定的目標是否吻合，有沒有脫離軌道，最終再確認你的目標有被達成(擊中)。
這樣，或許你能擺脫「雞毛蒜皮定律」的糾纏了。
你可以做任何事，但並不是每一件事。每一個人都擁有最公平的時間，將這有限的資源，透過一些思考模式、工具，幫助自己更聰明、有效的摘下屬於自己的北極星。
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📜參考文獻
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