子謙

管理與藝術的底蘊,科技與傳統工藝的融合,分享人生的經驗、職場上的歷練,藝術上的體驗,讓彼此互相學習與成長。

職場漫談|又要寫工作日誌,有沒有搞錯啊!

不會吧!要我們寫工作日誌?主管是怕我們太閒沒事幹,或擔心自己無法掌握部屬工作進度,怕被老闆一問三不知才要求啊!?

最近閱讀了幾篇文章,有幾位在職場中,定期的自我檢視,每天寫日誌檢討工作品質,持續的提升自己能力,願意主動地去實踐,並不多見。但多數人其實很討厭寫文件,更不要說是利用工作日誌來達到提升自己能力的方式。

自從今年五月份進入三級警戒,多數企業配合防疫工作,紛紛實施在家工作(WFH,Work From Home)或者分流上班,盡可能降低人與人接觸的時間與機會。主管為了掌握工作進展,於是要求同仁撰寫工作日誌(Diary Log),每日更新工作進度。

其實,大家在隔離期間,就已經採用視訊會議軟體開會與溝通,基本上,主管並不會因為這樣就無法掌握同仁的工作進度與品質,主管會要求寫工作日誌,據我所知,也是公司政策所要求。然而,我會另外思考,我可以讓這件事情,做得更有意義,發揮他的另一層價值,而不是為了應付而已?

對多數員工而言,當初認為反正只是過渡期,一旦解除警戒,就恢復原本工作模式,即使百般不願意,只能配合政策。除了自主檢查量體溫之外,內容不外乎是重要事情處理進度、召開或參與了那些會議等,然後把日誌上傳到公司雲端上,再由主管審查。

為何大多數人不願意寫文件?或者心不甘情不願的寫了,內容也只是如流水帳般的內容?其實都是我們大腦在作祟。

諾貝爾經濟獎得主丹尼爾‧康納曼,在他的著作《快思慢想》(Thinking Fast and Slow)提到:人的大腦運作方式區分成兩種,分別稱之為「系統一」和「系統二」:

系統一」代表的是反射性的直覺思考,自動反應且不費力氣的;
系統二」代表的是按部就班分析的理性思考,需要刻意提升注意力,比起系統一要費勁許多,然而大腦僅占了身體2%的重量,卻要耗費20%的能量。

這就不難理解為何多數員工即使寫了,其內容大多是一天中所經手或參與的事件,只是在下班時間到的時候,才趕緊寫完交差了事,因為採直覺反應最快,懶得動用到「系統二」去思考。

但是,與其員工或主管都需要花時間填寫與審查,難道就只是利用上班時間(即使在家裡)做這無效的作業,要如何作才能讓這作業更有價值呢?

在豐田式系統管理中,非常重視可視化管理,強調管理要在工作的場域中進行。把所看、所說、所作與所思寫下來,藉由訴諸文字的過程中,同時訓練自己思考與邏輯能力

但因為防疫管制措施,反而要求降低避免人與人接觸的機會,這正好利用工作日誌這項工具,來達到可視化的管理,除了看到產出之外,重要的是要以看到思考的過程,提升員工的思考力為出發點來進行。

由於大腦習慣於以「系統一」的反射性直覺思考為優先,若要觸發「系統二」的思考,勢必會遇上員工抗拒、被當成學生看待,不知從何處、何時去觸發自己思考,而一下子調整不過來的現象。身為主管的你,就需要思考如何讓他們有動機,願意去動用到比較費力(傷腦筋)的思考模式。

例如:誘導員工在每日工作過程中,有哪一些議題值得注意,讓他們不只是聽,還要去想,主動挖掘出自我學習、績效改善、提升效率的機會,甚至於提出工作流程的建議等,即時的將想法記錄下來,也可以利用下班前15分鐘沉澱一下,讓自己寫下來的內容不再是流水帳,而是經過深思熟慮後的產出。

我曾經在一場專案管理會議中,得知一項待辦事項,應完成而未完成。詢問原因時,承辦者停頓了二秒鐘才告知會趕緊執行。我好奇的追問,是忘記了,還是認為不應該執行?若是忘記了,就需要自我檢討,運用管理工具來改善;但若是認為不需要而未去執行,就涉及到專案管理觀念認知不足,我就必須對他施以教育訓練,協助他把觀念釐清,並請他反思之後,以自己為出發點,回饋(寫出)他對於此事件的過程以及心得。

主管審閱工作日誌,務必耐住性子,採取正向的態度,以鼓勵的用語代替要求,避免打斷員工願意去思考的意願;用問”好的問題”取代下命令或質疑的態度,來驅動員工去思考並寫在日誌。

像是:為什麼主管會下達此決策?背後思維的依據為何?若你是主管,還有更好的做法嗎?此作業涉及到哪一些流程呢?有沒有改善的建議?‧‧‧等。那麼員工所寫內容,就不會僅有事件的描述而已,讓他們在文字化的過程中,再次整理思緒,產出更有價值的內容。

即便是簡單的工作日誌,以提升思考能力為目標的實踐過程中,不僅是員工的一項試煉,對主管來說更是一項修煉,也讓這個組織逐漸成為具有自我思考能力,持續成長的有機組織。


推薦以下二篇文章,原因是他們在職場中,不斷的自我反省,透過工作日誌做檢討與改善,持續提升自己競爭力,很難得在職場中看到這麼自發性,願意時刻省思的工作者。

推薦閱讀

推薦書目:


  • 您若對於文˙章與內容,能有所起心動念,請拍手+評論!
  • 若對您有所幫助、加值,邀請加入我的讚賞公民,一起學習、成長: https://liker.land/civic?from=richardview 


CC BY-NC-ND 2.0

Like my work?
Don't forget to support or like, so I know you are with me..

5

Want to read more ?

Login with one click and join the most diverse creator community.