[讀書會]遠距工作這樣做

溝通技巧

辦公室的便利，掩蓋了原本的溝通成本問題

有些溝通，其實是在把思考作業丟給對方。

這些問題都有個共通特點，每當這些問題出現時，你總要再多問好多句，才能最終明白對方要什麼？

1. 在問對方問題時，思考自己想得到什麼答案
2. 將「開放問題」，改成有限的多選題。
3. 在提問前，先把問題拆解清楚，反而可以有效的獲得答案，縮短溝通時間。

這件事通常不需要"馬上"得到答案

如果養成什麼都要對方立即給的壞習慣，反而讓大家的工作流程都被彼此干擾。

• 通知協作者，繳交期限。不需要中斷對方，他不需要馬上處理，你也不需要時時核核的等著對方。
• 把工作拆解。以往習慣順向思維，覺得這個步驟不解決就無法進行。其實換個工作順序，就不會有被卡住的感覺。

建置內部Wiki的重要性

問問題前，先看知識庫上找得到答案嗎?

新人能快速上手

• 常見的問題、以前踩過的坑，不需要重新研究，大部份的狀況大家都可以看wiki解決。

降低常見問題帶來的打斷

• 解過的問題都在知識庫，有人要問直接丟連結就好。

解放重複，提升自己

1. 平日在工作系統裡，詳細紀錄自己工作的狀況，別人接手的時候可以知道發生什麼事。
2. 可以直接丟知識庫給別人，自己去挑戰新技能。

養成寫FAQ的習慣

1. 發生的當下就順手寫，不用再費力回想。
2. 把一週內最常遇到的重複工作流程，整理成FAQ放上知識庫。

產生正循環

1. 整個Team開始因為這些文件解放自由，更有時間探索、學習新的方向。而不是一直在幹同樣的事情，陷在同樣的問題。
2. 開始認同不需要打斷別人，只為了問一些小事。直接查知識庫、或補充知識庫就好。

專案管理系統

遠距工作後，反而覺得效率大減。

團隊需要一個「可以看見的空間」去展示這些進度。這個「空間」就是「專案管理系統」。

引入專案管理，可以讓任何人進到專案管理系統，都可以知道，到底有哪些工作還沒做完，而這些工作，進度又到哪裡了。

任何工作，必須「開票」

任何工作必須「開票」，才不會浪費溝通時間，要如何解決這個問題呢？

在我的團隊裡面，有一條鐵的內規：凡做事必開票 (Ticket，專案管理系統上的最小工作單位，你也可以理解是一張需求單、一張任務卡片、一條團隊代辦事項) ，不開票就不做。

將工作放進專案管理系統裡，才能有效追蹤進度與生產力，降低誤解，降低打斷次數、減少無效的溝通。

任何進度必須更新在卡片上。

• 遇到的Bug
• 寫的memo
• 相關的資料
• 交涉時的對話…等等
• 把專案管理當作工作筆記用。

1. 需要別人接手時，如果沒有筆記，雙方需要花非常多時間交接與研究。
2. 任務過於復雜，當時有決策a、b、c，如果沒有筆記，自己可能忘記為什麼選A，或是接手者覺得B比較好，浪費時間在重覆工作。
3. 工作完成後，只要看卡片裡面的內容，就可以順利寫FAQ。

廣播原則

減少等待時間：在家工作時，想吃就吃、想睡就睡。

但如果要遠過一個小時不在電腦前，或希望別人一個時間內不要打擾。

唯一條件，要事先告知團隊

• 時時主動廣播自己的動態。這樣你才不會遭受非預期的打斷與干擾。
• 隨時公開自己的進度，同時讓別人有效的知道如何與你協作。

會議改造

會議不是用來討論的，是用來決議與表決的。

出席會議的目的，是在會議中依每個人各自掌握的不同訊息，去挖掘可能的風險。有效的表決、妥協、組合彼此的方案。

具體化會議目標，例如：

• 改版新的商店頁面：為什麼要改版?幾天內要完成?現有商店頁面有什麼顯著的缺陷
• 提高用戶留存率：為什麼要提高?需要提高多少比率?打算執行的方案有哪些?
• 推出新品：幾天內要推出?目的是什麼?營收目標是多少?

而不是大家開會時，雙手空空、腦袋空空的浪費對方時間。

有了這些目標限制與KPI，會議才能有效的被準備。

以小會取代大會

小會：一個人一分鐘內報告以下事項

• 我之前已經做了什麼
• 我現在要做什麼
• 之後我要做什麼
• 需要別人幫忙什麼

大會

• 限制會議在30分鐘內，具要有具體結果。(Amazon老闆要求會議禁止使用PPT，而改使用備忘錄)
• 會議上不要討論問題，或者討論需求。(這是私下可以做的事，不需要全部人參與)

做四休一原則

• 認真在週一到週四衝刺，週五保留下來，回顧、充電、做side project、趕進度….

進度拆解

專案管理系統：

• 小型專案 Trello
• 中小型專案 Tower
• 複雜型專案 Redmine

同步狀態

用line的缺點：公私不分、變相加班、難追蹤討論、檔案文件、資安問題…

工作專用通訊軟體 Slack

• 粗略看起來跟Chat功能類似
• 切了半天繁體字都顯示簡體 (阿雜

專為亞洲設計的 JANDI

• 界面易懂，UI/UX都做的不錯，20人以上會有專人親洽教育訓練

Google Workspace Chat

管理者

遠距團隊裡，基本的協作方式是「自己管自己」。

像一個流程引導者與任務分發者

管理邊界

(不要多做了這個任務裡不需要做的事)

溝通不良

多做了

沒預料到的危機

沒有優先順序

監看每個里程碑的進度，就是管理者的工作。

排除困難

(負責排除大家遇到的流程問題或生產力問題)

主持會議

(把控會議的效率與重新聚焦)

大部份的狀況，都可以提出方案模版，再透過Slack投票解決。

不需要強佔大家的時間胡亂發想，卻沒有結論。

改善設計流程架構

(充實自我，提升每個環節的協作效率)

精力管理

建立專屬工作區

• 媽媽叫你吃水果
• 玩小孩、被小孩玩
• 有冰箱、有電動、有床
• 沒有明確的工作時間
• 設備簡陋

進入家中工作區即上班，家人不得打擾。
離開工作區即下班，可以自在放鬆。

明確的時間區隔

• 設定吃飯鐘

找出自己的黃金時間

設定今日目標與進度

在辦公室上班多辦處理被動模式，等別人指派工作、等待半成品進行下一步，

就變成需要花很多時間催別人做好沒、等別人給資料、跟別人溝通。

一早工作先review昨天的note

• 我昨天做了什麼
• 遇到了什麼困難
• 今天想請別人協助什麼困難
• 今日重要的任務

遠距工作日，其實是專注工作日。

初轉遠距工作模式，只有星期三最適合。

不是時間變多，而是更需要精力管理。

給全遠距辦公者

• 不要去咖啡廳工作
• 咖啡廳的桌椅不是用來辦公的
• 網路安全問題
• 租一個辦公區
• 大桌子
• 雙螢幕
• Aeron椅子，怎麼坐都不會累 (矽谷一人配發一張)
• 隨時觀測自己的工作效率

總結

遠距公司不是由人管著公司，而是制度管著公司。

wiki是遠距工作不可或缺的重點。

用可見制度管公司

同事可以自助解決問題

來來去去很多人，沒有辦法一個一個重複去強調基本觀念，以及強化公司的內部價值觀。