喬爾

基隆書店惦惦負責人。職業醫學科住院醫師。最喜歡料理、山、動物。

怎麼開一個不浪費時間的會?

因為是心愛的合作社,幫忙打會議記錄的逐字稿也很甘願。不過聽打途中才發現,當天有兩個臨時動議,都被打岔放水流了,沒有決議到。而且中間討論也廢話蠻多蠻失控的。一邊打逐字稿,一邊想著,啊,我們的會議技術還需要一點努力呢。於是順手翻譯了一篇先前讀過的勞動合作社中的會議技術文章送給大家。
剛好這篇給我很大啟發的部分是「會議記錄」,之前覺得超無聊的工作。但這篇文章的觀點是,記錄並不是會後的工作,而是會議中、尤其要進入決議時,確保大家認知一致用的。以下正文。

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要讓一群人共同做決策,要成立和運行一個組織,開會是最有效的方法了。但是對開會,也有很多人避之唯恐不及。如果想要把這些人留住,那麼好好把會議弄得有效率又愉快,是值得花點功夫的。第一步就是避免事必躬親的管理,而是主動篩選出哪些議案需要全體決定,哪些只要負責部門決定就好。下面是一些開好會的秘訣。

1. 做好主席和記錄

主席的任務是達成會議目標,會議目標不只是做出好的決策,也包括建立好的關係。主席(facilitator)跟傳統主席(chair)不同的是,你並不會得到更大的決策權。主席的角色比較是四處看看,觀察現場還有誰想說話。主席會主動讓每個人發言,並且確保每個觀點都納入決策考量。主席幫大家組織起討論,避免鬼打牆;並且適時做摘要,讓大家可以專注。主席也幫助團體解決攻擊或強勢主導的行為。

記錄是同樣重要的角色。你可以決定你要記到多周全,但是最低限度是要清楚記下會議決策,並且確保每個人都能存取記錄。當一個提案要進到投票或共識決的時刻,記錄的角色就很重要:逐字讀出已寫下的記錄,確保細節清晰且每個人都滿意。這可能感覺有點迂腐,但兩個人走出同一個會議,卻對剛剛的決策有不同的理解,是驚人的常見。

2. 好的關係有助於好的會議

根據工作的性質,你們可能有很多機會互相了解、享受人和人的交流,但你們也可能很少在同一個空間裡。如果你們不常待在一起工作,可能會需要為彼此安排一些社交時間。作為人去認識彼此,能夠避免誤解,畢竟和認識的人討論事情容易得多,而且你也更能理解他行為背後的原因。

也可以考慮把一點生活帶進會議裡:開始前先問一圈大家感覺如何,或是在會前會後安排一點社交時間,例如一起吃飯、玩個牌、去酒吧。要做重大決策時,每個人先對議題表達自己的感受,通常是有幫助的。這會幫大家進入更聽得進的狀態,進而能提出實際的前進方式。

3. 實務:時間、場地、資訊共享

很明顯如果你選一個適合每個人的時間和地點,人們來的機率就更高。話雖如此,找到適合所有人的時間卻很困難。有些組織會變動會議時間,才不會每次都犧牲同一批人。有些組織則固定相同會議時間,以便人們記得。你可能會想考慮如何照顧到那些更難參與會議的人,例如加班開會時補助托育費用。

確保會議空間溫暖、明亮、舒適。且在較長的會議要有足夠的休息和食物。繃緊趕快把會開完是很誘人的想法,但如果大家身體狀態良好,會生出品質比較好的決策。

此外,人們需要足夠的資訊才能為會議做出好的貢獻。所以最好把議程事先擬出,並附上需要的資訊和背景脈絡,讓人們可以在來之前就開始思考。如果你是一個議案的提案者,請準備好相關訊息的摘要。會議結束後確保每個人都能存取會議記錄,在場和不在場的人皆然。

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文章來源

How to set up a wokers' co-op, 4th edition (2015)

Author/ Footprint Workers’ Co-operative Ltd and Seeds for Change Lancaster Co-operative Ltd.

Publisher/ Radical Routes Ltd.

本書為anti-copyright,本篇譯文也是。

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