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親測好用:以PARA大法重整積壓十年的筆記【第二腦袋#3】

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多年來關於筆記軟件或筆記方法,有幾件事情是最耗費時間和腦力的:

  1. 每次寫筆記時都要決定這條筆記該歸類於哪一個類別,要不花時間去找既有的檔案夾,要不花心思去創建一個新的。譬如一篇「源自霍元甲的佐敦傳統武術館——精武體育會」的訪問稿,可以放在「香港歷史」、「本地新聞」、「體育運動」等不同的類型的檔案夾內,要決定放哪一個,實在是逼死選擇困難症患者!
  2. 為了日後容易找到,要加不同的標籤(Tag)去標記,用上述資料為例,可以按類型加入「武術」、「採訪」等標籤,也可按用途來添加「寫作靈感」、「參考資料」等標籤。然而,標籤的字眼只要稍有不同,就會造成重覆,例如「武術」、「武學」、「功夫」這三個標籤意思大同小異,很難確保自己不會記錯。記錯的話,日後尋找時又要多花時間。因為找不到,或忘了自己有這條筆記,結果要上網或看書再找一次,之前看書和做筆記的時間就等於白花了。
  3. 每隔一段時間要去整理凌亂的筆記;筆記太多或是整理不好,又會形成心理壓力⋯⋯

今年開始着重建立自己的「個人知識管理」系統,而當中用作整理資訊的PARA方法(註:沒聽過PARA的朋友,請先看上一篇介紹:越分越糊塗 你真的懂資料分類嗎? ),才用了兩個月,已經為我減輕了不少負擔,並帶來了兩項巨大的變化——

切實運用資訊,達成目標

PARA不是一個軟件,而是一個系統、一種心態,無論你用什麼筆記方法,只要改變心態,就能把PARA應用在裡面。「第二腦袋」裡存放的所有資訊,必須與我們自己的腦袋產生互動,讓資訊活起來,才能為己所用。

PARA的分類只有四項——Project項目、Areas領域、Resources資源,以及Archives檔案。

這個分類方法解決了選擇困難者的煩惱——與其花時間去想怎麼把項目分類,我們換個思考模式,以「事有緩急先後」為分類的框架——PARA的四項是順時序的:項目是最急切要完成的,領域次之,資源再次之,檔案是幾乎不會再動到的⋯⋯

PARA要我們做到的,就是「先做自己能做到」的事情,把一條筆記、一項資訊放在項目裡,就是要提醒自己,這是一個有Deadline的「行動」,需要我們加把勁去按時完成。

再以上面「精武會」作為例子,你們可以把它放在「寫作」中的「參考資料」分類裡,標上「香港」、「武術」等標籤,日後或許有機會用得到,但這個「日後」可能永遠不來,這條資料也只是埋在尸橫遍野的資料當中而已。

你也可以把它放在「資源」裡,同時把它連結在「項目」裡一篇你正在寫作的小說,當你寫到某個會功夫人物時,作為形象參考。

當你收集資料時,想的不是這條資料該放在哪,而是,可以怎樣利用這條資料。這樣去分類,才能物盡其用。

視乎不同的應用場景,若你的項目需要較長的時間(例如一個月以上)來完成,光在項目上給自己定下目標和Deadline是不足夠的,還要有具體的「步驟」或「任務」 (Tasks),引領自己按步就班地去完成。

如果跟自己說:要寫一本小說,十成是不會寫的;如果說,死線是11月30日,有可能可以寫成,但九成會拖到十月才動筆;若我在筆記軟件訂下一系列的任務和死線——8月15日完成3000字大綱、8月31日完成第一章(10000字)......這樣能完成的機率必然能夠翻倍。那怕未能完成,也能及時去修正,而不是每年年初許下了新年願望,明年年初還是那個願望,一點進步都沒有。

把大計劃細分成Babystep,一步一腳印的去做,完成是指日可待的——

彼岸的景色有多美,視乎我們現在願不願開始去造一條船!

大刀濶斧,用PARA整理積壓十年的筆記

以前老是糾結要不要棄用Evernote,換成其他更花俏、更多功能的筆記軟件,自從學習使用PARA後,便明白到,用什麼軟件不是首要的考量,重要的是你用對了方法。

Evernote用了十年,確實有太多令人難以捨棄的優點,但用久了,積壓的無用筆記也愈來愈多,為了切實執行PARA,便決定要為自己的筆記來個「大掃除」(或是近年流行的講法「斷捨離」)⋯⋯

若你也有如此打算,以下有兩個整理的思路供你參考:

1. 急診法

  • 開一個全新的項目檔案夾,先決定有什麼項目是要馬上動手的,自手頭上的筆記、資訊中,抽出最急着要完成的,或是已確定完成日期的,把它們拖放到項目內。
  • 覺得是自己一生的興趣,願意繼續在未來投放時間,去學習、去完善的,放在領域內;
  • 一年之內都不打算完成的、不打算去運用的,或只是具參考性的(說明書類、條文類,剪報類)全撥到資源內;
  • 過期的、已完成的、純粹作為存檔紀錄、緊急時才有用的(保單、發票之類);沒必要再用又不能刪除的,全都放到檔案內。
  • 這個過程有可能花你一兩天到一兩周的時間,視乎資料多寡。

2. 沙發底整理法

  • 積壓已久,連自己都忘了的資訊,往往代表是沒用的資訊,為了不讓它們影響自己的心情,可以用「沙發底整理法」——把它們通通掃進沙發底下,眼不見為乾淨!
  • 這是我所知道最狠心的整理方法——開一個新的「檔案」,把你目前所有的筆記(沒錯,是所有的),通通拖進這個檔案內,再把檔案改名為今天的日期
  • 然後,從今天起,所有新的筆記都用PARA法去分類,以前的筆記,就不要再花一秒時間去整理了,反正,要找回來時用「搜尋」功能就好了,何必再花時間心力呢?
把極其繁複的分類,精簡成為三個大類(至於為什麼少了Archives這一項,我會在下篇分享)

PARA不是硬性的規定

看到這裡,你們應該也能看出,PARA最重要的是頭兩項:項目領域

項目很好理解,哪一個急着要完成的就是了。而領域正確來說應該是「聚焦領域」(Areas of Focus),即使沒有「完成」的一天,你仍願意放時間和精力進去的範疇,都屬於領域

不過,人生有太多有趣的事,也有太多你學過或想學的東西,打開筆記軟件的領域部份,若果有數以十計的「興趣」,其實你是難以兼顧的,所以不如把它「斷捨離」為四、五樣你會認真花時間去做的事; 當然,能力夠的話,多幾樣也可以,但起碼要確保全都是你真的願意花時間專心去做,而不是一個靜止不動的「分類」、一個只是佔據硬碟空間的文件夾,這樣只是徒添不必要的煩惱而已。

我的領域目前只有四項,是我願意花最多時間,而我又最關心的:寫作、劇本、個人知識管理、自媒體內容創作。當然,每個人的情況不一樣,按不同的需求,或不同的軟件,有人會把資源和檔案作不同的安排,下一篇我會舉三個實戰案例,看別人如何靈活運用Evernote, Joplin, Notion, Obsidian和Roam Research來實踐PARA。






越分越糊塗 你真的懂資料分類嗎?【第二腦袋#2】

人的能力有限 除非你有個「第二腦袋」

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