Omplexity 系统变革顾问公司

Omplexity顾问团队参与过全球超过六十个系统图绘製的大型专案,过往的合作客户包含Google, Hitachi, 广达, Nike, 微星科技, 联合国, 世界银行及世界经济论坛等机构等客户。 创办人薛乔仁博士毕业于哈佛大学与麻省理工学院,是国际知名的系统变革专家。 http://www.omplexity.com

促进跨部门专案协作

Photo by Campaign Creators on Unsplash

A公司的总经理Steven在检视这一季公司跨部门专案的完成数时,发现这一季和前一季相比,完成的专案数大幅下降,甚至有许多专案并没有准时结案,Steven召集各部门主管,希望可以讨论出该如何「促进跨部门专案的协作」,以改善现在恶化的情况。

业务部主管Emily率先发言:「上次我们跟客户谈好,在10月底前要交货,却迟迟收不到产品,RD明明跟我说可以如期完成,到最后反而延迟了3个月!」

产品开发部主管Chris暗自心想:「我们才不要熬夜加班赶产品,手上已经有够多正在研发的产品了,为什么要优先做你们的货?」

领导该专案的PM,Jane,则说:「除了RD没有如期交货外,业务部也不用完全推诿责任,你们部门的Peter根本不知道该怎么跟客户谈生意,就算RD说可以如期完成,也不该把时程拉得那么紧,更别提这批订单我们根本没赚到多少钱,Peter为了拿下订单,几乎都要用成本价卖给客户了。」

于是整场会议都充斥着相似的对话,根本没有讨论到该如何促进跨部门的协作。不过这些对话却也透露出A公司之所以无法顺利进行跨部门专案的原因。

图(1) 人物关系图

A公司希望增加「跨部门专案的完成数」,不只提升专案的完成率,也要降低专案的失败率。

图(2) 库存流量图

有效沟通对专案的好处

Emily 和 Chris 为了这个专案开了无数的会议,确认客户要求、研发进度等状况,然而各自持有部门本位主义的结果,便是彼此无法信任以及同理对方,导致这些会议多是无效会议,Emily总是不停地告诉Chris他们很急着交货,Chris也不断告知Emily需要更多时间研发产品,于是,无效的沟通根本没有解决任何事情,只带来日渐加重的疲劳感,无形中也降低了此专案的完成率,甚而提升了专案的失败率。

图(3) R1 有效沟通对专案的好处

跨部门专案仰赖大量的会议来同步进度和协作,沟通的有效度会大程度的影响会议的效率。若能有效沟通,就能将会议数量控制在合理范围内,不会造成过大的负担,便能提升跨部门专案的完成率;而若提升沟通的有效度,也能直接降低跨部门专案的失败率。


激励的正面效果

对Chris来说,他的确没有必要优先赶出Emily要的产品,毕竟此专案是业务部负责的案子,和产品开发部的部门绩效没有太大关联,Chris相信Steven重视的是整个产品开发部一整年研发出多少新产品,这也是评定他绩效的关键。

图(4) R2 激励的正面效果

提升专案成果在部门绩效的佔比所带来的激励效果将能直接促进跨部门专案完成率。
而与部门绩效连结越强,也会提升部门主管对于专案重视及支持,如此更能确保专案的运行更为顺畅。


绩效压力带来的反效果

Peter深知此专案和业务部的绩效紧紧绑在一起,主管Emily在过程中虽然十分支持他,却也因此给了他很多压力,专案进行到后期,Peter只感受到满满的疲劳感,绩效对他已不再有激励的效果,他只希望能尽快结束此专案,所以决定把时程拉得越紧越好。

图(5) B3 绩效压力带来的反效果(橘色箭头的环路)

部门主管对于专案过多的支持,无形中也会替整个部门带来绩效压力,专案成员必须花费更多精力来符合主管的期待。当投入专案的疲劳感远多过即将获得激励的期望时,该绩效压力便会对激励产生反效果,间接降低了跨部门专案完成率。


营收增加激励效果

Steven明白每一个需要跨部门协作的专案都是重要的案子,不论是面对的客户,还是研发的产品,都对A公司有莫大的影响力,Steven希望借由完成越多的专案来提升公司的营收,为了鼓励公司成员继续投入专案,他甚至打算增加专案成果在部门绩效的佔比。

图(6) R4 营收增加激励效果(橘色箭头的环路)

越多的跨部门专案完成数,将增加公司的营收,也会提升公司高层对于专案团队的信心,如此,高层为了鼓励公司成员持续投入跨部门专案,便会提升专案成果与部门绩效的连结,增进激励的效果,带来正向的循环。


专案量能上限

Chris在承接此专案时,手上还有许多正在研发的产品,早已迫近产品开发部能负荷的范围,对于Emily要的产品,Chris就算心有馀也力不足。

图(7) B5 专案量能上限

能力有限的情况下,执行中的专案数会限制能新承接的专案数量,而当中的延迟效应,更让我们难以在第一时间意识到不断承接的专案数将超过自身的可负荷范围。若超过我们能负荷的程度,也会连带影响参与专案的意愿。


专案提升能力

Emily 其实也明白Peter的能力尚不足以独当一面去向客户谈生意,因此她希望透过这一个专案来增加Peter的实战经验,进一步提升他的专业能力,也好让Steven继续对业务部的每个成员保有信心,继续支持业务部的发展。

图(8) R6 专案提升能力(橘色箭头的环路)

每一个新接的专案都是一次实战经验,经验的累积将能提升公司成员能力,同时也会增进高层对于团队的信心,相信团队有能力承接更多新专案。


营收、训练同步增加

Peter能力不足之事,Steven也心知肚明,不光是Peter,Steven认为整个业务部都应该去学习和客户谈生意的技巧,若非此专案失败的话,他原本期待公司营收的增加能回馈至员工训练,让大家在工作之馀好好增进自身的软、硬实力,并对自己的能力产生信心。

图(9) B7 营收、训练同步增加(橘色箭头的环路)

跨部门专案的失败率越少,便能增进公司的营收,资金也将回馈至员工训练,在员工对自身能力充满信心的情况下,便会进一步增加跨部门专案的完成率。


促进跨部门专案的协作

借由上述的系统图,可以发现这些问题的产生都是环环相扣、互相影响的。A公司的成员透过系统图,看到自己在系统中扮演什么样的角色、知道该如何行动才能调整现况,为系统带来正向的影响和循环。

图(10) 全图

若您对系统思考有兴趣的话,欢迎参考我们的官网:Omplexity系统思考顾问公司

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