Xenia Chiang

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商業思維學院 │ 學習心得02 疫情時代 遠距專案管理術

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掌握六項要訣即便是WFH我們也可以為自己和團隊打造一個高效率的工作環境

政府發佈全台三級後的15天,我忙著安排我的新生活、適應新生活的步調與作息:

「原本一天24小時當中我可以佔有12個小時,現在我的24小時則是滿滿的兩人生活呀!

我每天都會將我想分享的東西打在我文章的草稿夾裡,我的小腦袋瓜裡也一起構想著我YouTube頻道內容,大家會不會有想看呢。」



今天想和大家分享短短兩個小時的線上講座課程的心得

我想,專案管理是一門大家都需要學習的必修課程,因為它所談論到的大至一間公司營運或跨國企業工作任務的基礎事項,小至家庭的出遊活動,你得找尋喜歡的飯店、訂車票或訂餐廳、朋友的聚會,更小至自己的人生和每天我們的行事曆中需要完成哪一些目標與計劃;這所有的企畫當中都涵蓋了人、事、時、地、物

現在,我們只不過是把「專案生活化」所有的人都肩負著「專案管理」的任務。

原先在公司(線下),我們有很多溝通的機會,在資訊的交流上也相當的即時,以前我們在白天專注,晚上還可以加班(工作時間可以從9:00-20:00)

反之現在我們從線下更改為線上,在資訊的交流上減少,最後在討論的時候都已經是開線上會議的時候,平時在互動的時間也變少,WFH的時間(工作時間可能從9:00-24:00)但都被切的非常零碎像是中午和傍晚的時間需要準備孩子們的餐點,所以開會或任務都會延遲。

這時我們一定會去思考,為什麼非正式溝通為何如此重要呢?原因很簡單,在會議當中時正式的溝通沒有做好又或者是有些事情不方便放在檯面上溝通。

非正式溝通消失後,資訊更要仰賴正式管道,所謂的正式管道讓資訊做到一致與透明

共享行事曆、工作群組、雲端文件管理區等方式讓團隊運作更有效率。

像我與我的團隊我們是以Slack、Notion,平時開會我們則使用Google Meets

一開始不會太順,畢竟大家都還在適應 新的工作模式 新的溝通方式

分享六個要訣,讓身為PM的你或是主管的你在WFH時也能做好溝通
WFH也能做好溝通

#要訣一:同步目標與計劃

疫情前我們對計畫的可預測性?我們知道是可以預測的,而在疫情期間時計畫的可行性呢?其實我們是較無法掌握。所有人的的工作任務環環相扣,單點的進度延遲,全部計畫都需要調整,現在WFH相對所有的事情都會被放大。

以我的例子來舉例,之前的我都是每半年去規劃我的行事曆,最小可能是每個月,現在的我開始練習先把每一週的計畫先排好,因為時間太長的計畫不確定性太高,每次變動所要調整的幅度都很大,而我這樣做也幫助我在了解事情的全貌,減少外在因素的影響,最多每天被安插一至兩個行程對我來說與我當初所安排的計畫落差不大,即便是延遲我也有時間可以盡快把它補上。

#要訣二:每週一到多次覆盤

像是我們每週一開始可以花半個小時的時間,請團隊把這一個禮拜要完成工作任務先把它列出來,再來去探討期待不一的任務(顏色重疊處),最重要的事是我們所安排的每項事情或是臨時被交付的任務,我們都要有習慣去留下紀錄,這樣才可以幫助我們覆盤覆盤再覆盤,來增加自己的工作效率,減少時間上的浪費。

#要訣三:讓成員主動回報進度

我們要從原先PM追著你的進度到主動向他們回報你的個人工作近況,尤其是若您是主管,你必須要這麼做,這樣你才能適時掌握好專案的運行。

#要訣四:減少不必要的分工

在辦公室裡常發生的事情,好比簡單的修改一個簡報的圖這大概需要五分鐘的時間就可以完成,但如果我們有沒有試想過可以把這來回五分鐘的時間給節省起來,自己也可以學習這一門技巧呢?我想能減少反覆溝通、減少分工。

以「蓋房子」這件事情來說明,分工的方式是以「前後相依‧專業分工」,蓋房子要先打地基、插鋼筋、灌水泥,等水泥乾了才能進行下一個工程,而這個過程當中是環環相扣,彼此之間是有一個默契和專業分工互相存在的。此外也可以讓我們知道分工的價值在於提供效率及品質

若在執行的過程當中有發現到既有的分工低效不便於操作,那就更改吧!透過每個禮拜的覆盤時你可以隨時發現問題進而去解決問題。

#要訣五:因人而異的交辦技巧

即使每周對齊多次心裡仍然還是會有些許的不放心,這時我們可以重新定義你的夥伴的特性、工作水平狀況;分析完後我們可以依照工作任務的特性,分成五個分別是專業性、模糊性、協作性、工作量及重要性

有便於我們在交付任務時能夠放心對工作的特性與人的掌握,這是遠距專案管理的重點;此外也可以透過「主動回報」「經常覆盤」去識別誰靠得住,誰是ㄎ一ㄤ咖。

#要訣六:訊息分級 工作效率UP

可透過以下四種方式來做訊息分級,最主要是要減少context switch,而工作效率也會大幅的提升;每天的大量資訊其實都可以被事先規劃好的,在於你是否有做這件事情。

可以將自己的訊息分類成以下四個:電子郵件、通訊軟體、視訊及電話

喜歡今天我的分享嗎?讓我們幫自己還有團隊一起打造高效率的工作環境吧!

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