MaxJames

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《時間管理的30道難題》:任務總是擺不定?你需要更「人性化」的方法!

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此書的作者是電腦玩物的站長Esor,也台灣知名的時間管理講師。曾在《搞定》提過,我的GTD系統,就是參考他的文章建構的。此外的很多方法也都有借鏡他的文章。這次,終於要來介紹他的書了(顯示為興奮!)。


對於時間管理,你是否常有以下的困擾:

  • 設下的年度目標總沒有達成的一天?一開始衝勁滿滿,但很快就虎頭蛇尾?
  • 明明用心規劃了,卻總不能順利進行,敗給天有不測風雲?
  • 雖然知道這件事很重要,卻一直拖延,截止日前才壓力山大?
  • 總覺得時間都白白流逝,卻不知道怎麼更好地利用零碎時間?

今天要談的這本《時間管理的30道難題》,就像30個小錦囊,只要遇到問題時打開,就能讓你豁然開朗!

此書的作者是電腦玩物的站長Esor,也台灣知名的時間管理講師。曾在《搞定》提過,我的GTD系統,就是參考他的文章建構的。此外的很多方法也都有借鏡他的文章。這次,終於要來介紹他的書了(顯示為興奮!)。

這篇文章,我會就目標設定行動打造時間利用這三方面,各從書中挑兩點與大家分享。但在開始前,我想先來談談為什麼你的時間管理方法會無法實踐!

【為什麼你的時間管理總是失敗?】

對於時間總是管不好的症頭,書中提出了兩個可能原因:

〔一、專注於系統而非問題〕

時間管理方法百百種,像是GTD、子彈筆記或是最常見的待辦清單等,都是很好用的工具。但許多人真正使用時,卻往往無法確實準確執行,最後還是陷入事情做不完的窘境中。

關於這點,Esor認為,這往往是因為我們沒有從自己「真正的問題點」切入。也就是說,我們太專注於系統本身,卻忽略的這些架構是為了幫助我們解決問題。在《一流工作者都在用的待辦清單》也提過,任何系統,最終都是為了能讓自己完成任務,不要迷失在複雜的方法論中。

解決問題是本,架構系統是它的完成式,兩者都很重要,但不要捨本逐末。
-《時間管理的30道難題》

〔二、規劃缺乏彈性〕

此外,當我們無法完成設定目標時,常會責備自己不夠自律,專注度太差又愛拖延等。但Esor說,造成我們無法達標的,恰恰就是這些磨人的自責。

書中強調,時間管理不是要你犧牲玩樂休息,去完成任務。而是要在實踐中,創造更多的價值,讓自己更滿足。不要用自律、專注等字眼逼自己,而是要設計出有效的行動方式,更彈性地來應對各種意外。

時間管理,不是心靈雞湯的激勵,而是面對人性、環境中各種可能的阻礙,練習看到問題、轉化問題,然後常常重新設計自己的行動方式。
-《時間管理的30道難題》

好的,了解了會失敗的原因,那具體要怎麼做呢?讓我們先從設定目標開始。

先想清楚你想透過時間管理解決什麼問題(Photo by Simone Secci on Unsplash)

【一、設定不會失敗的目標】

關於怎麼設定會達成的目標,這裡分享書中的兩個方法:

〔不斷追問法〕

為什麼總在一年之初,想著要學好英文、要認真上健身房、要讀五十本書,想著各種想要,但年末回首,卻發現一切如昔。這箇中關鍵,Esor認為就是你沒有找到「真正想要」的是什麼?而解方就是不斷問:「我真正想要的是什麼?」

這邊舉個自己的經歷。開始上班後,手頭比較寬裕。看到線上有很多有趣的課程就失心瘋一直買。後來為了不要浪費,我便制定了一週一堂課的目標。那段時間,我每天都過得很充實,卻又覺得哪裡不對勁。

後來才意識到,問題就出在這目標並不能滿足我「真正」的需求。像是我上了一些寫作課程,雖然學習到很多方法技巧,收穫豐碩。但我真正的目標:寫部落格,反而被忽視了。

既然我真正的目標是寫部落格,那我所有設定應該都要環繞著它設定。正確的作法應該是規劃並開始寫,之後再藉由課程中的學習,優化自己的寫作技巧。

從上面的例子就可發現,如果你沒有認真思考自己真正想要的是什麼,就會很容易迷失方向,設錯目標。因此,你要深入地去追問自己的內心,找到渴望的源頭,才能準確的行動。

時間管理,說穿了簡單,就是在管理自己。
-《時間管理的30道難題》

〔不完美計畫法〕

很多時候我們會期望先有一個「完美計畫」,這樣執行時只要照表操課就好。但往往越計畫越不完美,行動就遙遙無期。要解決這問題,可以用Esor提出的不完美計畫法

不完美計畫法就是不追求完備的計畫,先簡單地問自己幾個問題(以下用寫部落格當例子),然後就直接開始行動,邊做邊修正就好:

  • 目標是什麼?
    想寫讀書心得。
  • 現在遇到什麼問題?
    不知道怎麼寫。
  • 現階段可以做什麼?
    先找幾個自己喜歡的部落格參考一下。
  • 計畫先怎麼做?
    每天分析幾篇他們的文章,再想想自己可以怎麼做。

其實我現在的部落格,跟計畫的也不大一樣。比方說,一開始主要參考的是閱讀前哨站4think,覺得應該要寫理財、商業或自我成長的書比較有市場。但後來發現,我好像沒辦法只專注寫那些書,還有很多喜歡的書我都想介紹。於是乎,就成了現在這樣多元的局面,但我也滿喜歡的。

當然,有計畫很好,但要小心自己是否反被它纏住手腳,失去的探索的可能。就像有Google可以隨時導航固然不錯,但如果簡單看個地圖就出發,有時候反而能有機會看到更多風景呢!

邊走邊找路還是能抵達終點的(Photo by Daniel Gonzalez on Unsplash)

【二、打造真正能實踐的行動】

接著我們來談談行動本身,要來解決容易拖延與不知道怎麼設定行動的問題。

〔成果鼓勵法〕

拖延相信是很多人都很煩心的問題。Esor認為我們會一直不行動,往往是因為設計出了很容易產生拖延情緒的行動。此時便可以用書中提到的成果鼓勵法來調整行動規劃。

很多時候我們會用額外的獎勵來激勵自己行動(像是重訓完吃雞排?),但Esor說其實最大的鼓勵,是完成有價值的事情本身。因此在規劃行動時,就可以用「現在可以完成」的階段性成果來設定。

比方說,如果我設定我今天一定要把行動這個段落寫完,就會產生很大的壓力,擔心寫不出來怎麼辦。但如果我設定成今天先寫個半小時,試試手感,看自己可以寫到什麼程度,便降低了心理上的不確定性(擔心寫不好),而能順利執行(反正寫半小時就好)。

〔行動日誌法〕

大家都知道用行動清單可以幫助執行。說起來簡單,但很多時候其實很難事先規劃完整。比如我要寫一篇文章,中間就會需要步驟,諸如設定大綱、找圖、命名標題、設定關鍵字等等,可說是非常繁瑣。

這時,行動日誌法可便派上用場。所謂行動日誌法,就是不規畫直接行動,然後在行動時,將其中的步驟拆解記錄下來。如此當你完成任務時,就順便把行動清單給列出來了。當你下次要執行這類任務時,這份清單就可以拿出來使用。

自己當初寫作的步驟就是這樣完成的,直接開寫,再把固定要做的事列下來,大概寫了幾篇,就有一套還算順暢的SOP了。

設定可以完成的行動才能有成果(Photo by Brett Jordan on Unsplash)

【三、成為時間精算師】

最後這部分,要來告訴你怎麼找到時間做真正重要的事,並更妥善的利用零碎時間

〔神聖時間法〕

很多人都會說自己找不到時間,去做想做的事。但其實我們可以更主動一點,提前將時間預留下來,Esor稱之為「神聖時間」。當我們先把時間訂下,就等於是向自己承諾,這段時間必須拿來做這件事,提醒自己向不必要的外務說不!

以我來說,每個星期天早上就是要作每週檢視的時間。而每天下班回家,寫作半到一個小時,也是神聖時間的運用。

〔子彈情境法〕

我們都知道生活中,有很多零碎時間可以利用。但這些時間往往飄忽不定,稍縱即逝。而子彈情境法,就是個能讓我們捕抓細碎的時光的方法。請思考以下2個問題:

  1. 行動是否可再切割成更小的單位?可能是五分鐘甚至一分鐘就能完成?
  2. 根據不同情境,可以採取什麼不同的行動?

如此,便可在細碎且不確定的各種狀況下,依然可以行動。像是寫文章這個任務,乍看一定要在書桌前好好打字才能實踐。但其實還是可以把一些行動切割出去。像Esor就提到他會利用通勤的時候打文章大鋼。而我也常在無塵室時,用小空檔思考文章內容。

光陰不回頭,要好好把握(Photo by Nathan Dumlao on Unsplash)

【總結】

總結一下,關於設定目標,可以用不斷追問法找到真正目標。並用不完美計畫法,行動後調整;打造行動時,用成果鼓勵法,讓自己擺脫拖延。或用行動日誌法,紀錄出自己的行動清單;最後,用神聖時間法保護自己的時間不被占去。再用子彈情境法讓自己更好的利用零碎空檔。

這本書我覺得很厲害的是,它就像是個工具萬花筒,30個章節,讓你在面對各類時間管理雜症時,可以一一擊破。但除此之外,整本書組合起來,又是一套很堅實且容易實踐系統。

如果你已經有一套自己時間管理系統,這本書可以幫助你在一些關鍵細微處,更加犀利;如果你還沒有一套系統,那就直接跟著書的內容走,相信一定可以一步步從建構屬於自己的方法。

最後,電腦玩物的書我都真心推薦。如果對時間管理有興趣的話,他的書真的都很值得一讀。很喜歡Esor說的:

完成比之前更多的任務「不是」時間管理,要真正完成自己想做的事情,才是時間管理。 -Esor

我想,時間管理不是為了成為時間的奴隸,而是為了過自己更嚮往的人生!


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