用心準備的ppt，報沒幾頁就被轟下台，怎麼辦？

用心準備的PPT，報沒幾頁，就被轟下台，怎麼辦？

每週五分鐘，掌握實務技巧，讓你從容應對職場事務！

【前言】

日安，我的朋友，我是石頭哥。時光飛逝又到了一個月專案簡報的時間了，你是否常常面臨花了好幾天絞盡腦汁、嘔心瀝血好不容易整理出來30多頁PPT，連同事們看了都讚嘆你為神人的簡報，想不到上台報告沒幾頁，老闆就顯得不耐煩了，正準備侃侃而談進入精彩故事時，老闆就打斷你的報告，直接說：請講重點。你來這麼久了，怎麼連報告都不會？

超級傷人的....你滿臉委屈、拳頭在握，恨不得衝上前去，一手抓住衣領狠狠地海扁他一頓，讓他知道你為了這份報告連女朋友都晾在陽台吹冷風了，你還想怎樣？

唉！石頭哥非常無敵能體會你的無奈，俗話說官字兩個口，說話不可靠，上說有理下說也有理；我說闆字三個口，管你怎麼報告，想K你怎麼報他都有理由啊。

實用指數：★★★★

適合對象：經常要簡報，卻常常被打槍的職場人適合服用。

【錯在，你不懂得用結構化的表達】

前言我的話是這麼安慰沒錯，不過坦白說，很多時候真的是你的錯，不是你的報告沒有重點，而是你不懂得用結構化去整理你的報告，讓他完全抓不住你想陳述的內容，因此，今天就讓我們來聊聊：怎麼樣報告才能抓得住老闆的眼球和耐心呢？

《 典型的誤區 》

如果你擅長寫作、寫小說，而且自認為文筆相當的好。拜託，千萬別用在職場對老闆的專案簡報上面，職場講求效率、效率、效率，你讓老闆覺得你在浪費他的時間，他鐵定會聯想到你平時做事是不是也是這麼沒有效率啊？！這不是拿石頭砸自己的腳嗎？

《 正確的作法 》

一、運用金字塔的結構化表達：

麥肯錫咨詢顧問公司有一位神人，開發出一套邏輯思考方式，稱為金字塔原理，而且還出了一本書啊，教導你除了MECE法則之外，還提出了一個『SCQA結構化表達』的工具。SCQA是四個英文單詞的縮寫：S，情境（Situation）；C，衝突（Complication）；Q，問題（Question）；A，回答（Answer）。你要是把它買回家好好讀它一遍，包準你看完了還是莫宰羊，深深讚歎：果然管理是一門藝術啊。

其實，沒這麼難，記住這句話就夠了：情境 → 衝突 → 問題 → 答案；

意思是說：情境 → 是指問題發生的背景，而在這個情境中目前出現了衝突；衝突 → 引發了問題，而回應問題的答案 → 就是金字塔頂端的主論點（結論）。

案例一：

(S) 本季cost down target 5%；(C) 實際達成只有2%；(Q) 為什麼沒有達成目標？；(A) 業績落後的原因？

以上S-C-Q-A的推演中，A是回應Q的答案，也就是金字塔原理頂端的主論點，而下層論點即為上層論點的原因。

案例二：

(S) 背景：心理帳戶問題；(C)衝突：大方卻不下單；(A) 對策：心理帳戶的商業邏輯

S：你這個產品怎麼看都是極品啊....但是售價八萬六總覺得太貴了點...

C：目測這傢伙，闊氣十足，怎麼看都不小氣啊，但是就是不買，怎麼辦？

A：這樣吧，今天就讓我們來交個朋友，一口價六萬八給你，別跟我再殺價囉，我已經砍到見骨了，不過啊，我有個條件....

二、PPT結構化呈現：

如果會議中你只有三分鐘的時間呈現你的報告，則one page一頁式ppt呈現三層結構，第一句就說結論、效益，再陳述透過哪兩三個構面；如果你有三十分鐘報告，那麼你就可以抓住一個故事性的方式來陳述，先說結果再陳述原因，每頁的標題就是該整頁的結果，套用這個架構你可以在短時間內，把任何一件事說清楚說明白，差別只是深淺度的不同罷了。

口訣：結論先行 → 以下證上 → 清晰歸類 → 邏輯推進。

感覺有沒有像是KJ法(親和圖)，用3M便利貼就可以做好清晰歸類、邏輯推進了；當然，你也可以運用心智圖APP像是XMind，它可以協助你做好分類分組，拉出層級架構，再看看是否吻合上層是果，下層是因的架構，邏輯清晰之後再來製作PPT都不嫌遲。

【結論】

你，就是自己職涯的CEO。職場講的是結果、效率、價值、成本，有時候不是你的報告沒有重點，而是太過於發散沒有收斂，內容繁冗應該去除旁枝末節，同時要搞清楚你要報告的對象是誰，他想知道的是什麼，你有多少時間陳述，再把你要陳述的事實透過結構化的方式去呈現，最好文字少一點，表格多一些些，能有改善前、改善後的比較表更佳，而不是自我感覺良好，那麼你就只有一改再改三改都無法滿足老闆了。

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