Makzan

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麥誠之工作效率回顧週記—第 14 期:比較 Notion, Evernote, Crafts, Obsidian, Apple Notes, Logseq 等各大筆記軟件

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先說總結,沒有一個工具是完美解決全部問題的。是乎各自的功能及需要。另外就是已投入的成本。所以不建議經常轉換工具(指著我自己),用就要麼快速試用快速轉換,要麼就穩定地用一個,直至真的不行,因為累積了筆記後,轉換成本很高。

宏觀比較一下現時流行的筆記軟件及我的個人使用見解。

先說總結,沒有一個工具是完美解決全部問題的。是乎各自的功能及需要。另外就是已投入的成本。所以不建議經常轉換工具(指著我自己),用就要麼快速試用快速轉換,要麼就穩定地用一個,直至真的不行,因為累積了筆記後,轉換成本很高。

我從以下方面比較市面上我用過的各大筆記工具。都有用超過一年的親身經驗,當中需要付費的,我都有付,因為我不想軟件缺乏付費用家而缺錢倒閉,最後害了我的筆記。

比較軟件(大致):

  • Evernote
  • Notion
  • Crafts
  • Roam Research
  • Obsidian
  • Logseq
  • TiddlyWiki
  • Apple Notes
  • Bear
  • DEVONThink
  • Google Docs
  • Dropbox

從以下方面探討:

  • 從上而下的層級結構
  • 分散式依靠標籤的結構
  • 筆記 metadata 的使用與動態數據庫
  • 儲存是否純文字檔案
  • 連結至其他記錄及反向連結
  • 多媒體檔案支援
  • 同步多人協作修改
  • 單人多機同步
  • 價錢

從上而下的層級結構

以上軟件,大致分為兩種層級模式:由上而下的傳統資料夾層級結構,及分散式使用標籤分類的結構。當然也不是二元的,如 Evernote 較強調標籤,但同時也有筆記本分類。

Apple Notes、Crafts、Google Docs、Obsidian 是以層級結構為主,配以標籤為副。例如 Apple Notes 是上年九月的最新版才正式加入 #tag 標籤。Google Docs 及 Crafts 則仍未有正式筆記標籤。而 Obsidian 則兩者兼備,但較多人使用時仍會分資料夾。

Evernote 以標籤為主,但有筆記本及筆記本棧(Notebooks Stack)兩層的結構。對我來說勉強不夠用,我的解決方法是會將一個大項目的不同子分類用不同的筆記本,名稱前綴相同,以方便排序時排在附近。

Apple Notes 的多層目錄比較難被發現,我見不少人以為 Apple Notes 的資料夾最多只有一層。其實是可以通過拖拉資料夾到另一個資料夾來實現多層目錄。現在的軟件更新後,右鍵目錄也可以見到新增資料夾的功能,來實現多重目錄。不過要注意,Apple Notes 最多只支援 5 層目錄結構。

Bear 應用程式比較特別,Bear 使用標籤為主,但可以通過 `#writing/in-progress` 等來建立 writing 資料夾。

只於 Google Docs 及 Dropbox 嘛,他們其實是越界放在這個比較中,他們天生就是檔案資料夾為主。只是 Google Docs 建立檔案太容易,一句 doc.new 就成事,慢慢的會發現很多檔案都在根目錄沒整理。

而 DEVONThink 的頂層是稱為數據庫的不同根目錄,其下是獨立的資料夾體系。雖然從上而下結構通常會有整理及分類問題,但 DEVONThink 提供智能分類輔助功能,在整理 Inbox 檔案時,每一份檔案他都會提供一個推介整理列表,推介數有 10 個以上,通常頭幾個推介就會中我想要整理的目標資料夾。

分散式依靠標籤的結構

標籤幾乎成為筆記軟件的標準配備,他們有提供基本搜尋標籤功能是正常期望。但有此功能不代表好用,還要視乎軟件對標籤的界面便利上有沒有側重,及有沒有進階篩選功能等。

例如 Evernote,在一個筆記本下,通常會再使用標籤進一步分類。又或者你也可以選擇不分筆記本,只使用標籤。而因為預設我們就有惰性,久而久之,時不時會發展出所有筆記都在 Inbox,只使用標籤或標題搜尋的情況。好在,Evernote 的多筆記批量搬移算是眾多筆記軟件中較好的一個,可以在獨立的搬動介面中選擇目標儲存筆記本,而不用只靠拖拉完成。(眼斜望著 Apple Notes)

至於進階篩選功能,Apple Notes、DEVONThink 等有提供儲存搜尋條件的動態資料夾。而 Dropbox 先天整合系統資料夾,原本若整合系統資料夾的標籤,應可以提高檔案篩選效果,可惜多年來 Dropbox 和系統的標籤都沒有整合上,近來 Dropbox 終於推出的標籤功能亦只能在網頁版使用,甚是雞肋。

而 Logseq 可以按不同的條件,包括標籤來建立動態列表。情況有點像 Notion,只是介面沒那麼美觀。

Notion 可以利用標籤建立動態數據表,甚至多連多等數據庫。其實 Notion 沒有刻意定立標籤這一欄,而是通過頁面的不同屬性資料(Properties或 Metadata)來實現,而這將涉及下兩個指標:筆記 Metadata 的使用及動態數據庫的可能性。

筆記屬性及 metadata 的使用及動態數據表

當每篇筆記可以設定不同的屬性時,就有條件建立進階搜尋,甚至建立動態數據庫。

Notion、Obsidian 及 Logseq 都有提供自定義屬性。

Obsidian 可以設定 YAML Frontmatter,並配合 DataView 插件顯示。

Logseq 和 Obsidian 類似,內置 Block Properties 配合 Queries 使用。

Notion 內置的表格功能,就可以設定按不同屬性的篩選及排序條件。亦可以將等值的屬性作為分組,這是 Notion 比其他優勝的地方。而且,Notion 支援跨表連結及查詢功能,可以建立起一對多及多對多關係數據表。配合不同檢視模式例如縮圖庫,這是 Notion 完勝的功能。

記錄互連及反向連結

Roam 於 2019 年尾至 2020 年中所帶起的一波雙向連結筆記法(bi-directional linking),將整個筆記界都改變了,其之後出的 Obsidian 及 Logseq 也有 wiki-link 及顯示有哪些頁面連結至這𥚃的反向連結。

在 Roam 之前推出的軟件,如 Notion 等也加入反向連結。TiddlyWiki 也有名為 “backlinks” 的列表,列出有甚麼筆記連結至此筆記。

 所以,大趨勢是筆記之間起碼可以單向連結,如 Google Docs 或 Dropbox Paper,更多軟件會實現雙向連結,進而組成如 Roam Research 或 Obsidian 的互連圖。雖然有雙向連結的確更好用,但經長期試用,我發現這屬於「有就好,沒有也生存到」的 nice-to-have 功能。也有文章討論反向連結不太實用,值得參閱。

儲存是否純文字檔案

另一個我關心的,是儲存位置是否本機及格式是否開放性格式。

以防將來有朝一日需要轉會,我的筆記是否可以重見天日,起碼作為只閱讀版本,甚至可以繼續用繼續寫。

所以若是開放格式,尤其是純文字檔案為佳,因為若果是 JSON 等格式檔案,都需要進一步處理。當然也比不是開放格式來得好。

Obsidian 和 Logseq 都是純文字儲存。甚至可以支援外部更改後再軟件內重新辨識屬性搜尋。

Evernote 則有 HTML 輸出,及支援批量輸出。

Apple Notes 內置沒有批量輸出功能,

Dropbox 的 Paper 支援 Markdown 純文字輸出或 PDF輸出。Google Docs 支援不同格式,包括連圖片附件的 HTML 輸出。連附件的重要性是確保輸出檔不用再依賴其服務器取得這類媒體資源。

Crafts 有批量輸出,生成 Markdown 或 TextBundle(Markdown 和檔案放到一起的格式),兼且連附件全部輸出,我現在定期輸出一次,每次以 GB 計,由於即時下載附件,每次輸出約耗時半小時。

多媒體檔案支援

由於有純文字的軟件,且也是我的優先級別喜好,伴隨的不方便是多媒體的處理。

先天支援多媒體的,有 Evernote、Notion、Craft、Google Docs、Dropbox 等,都當然地支援多媒體檔案。但也有方便與不方便之分。

Evernote 檔案的入和出都方便,可以直接拖拉出來。(拖拉入大家都做到,方便與否在於能否拖拉出)

Bear及 Craft 的也算方便。Notion 的不能拖拉,需要按下後打開新瀏覽器得到檔案,因為 Notion 是網頁技術底嘛。Google Docs 的圖片也不能拖拉或右鍵輸出,需要整個 Docs 輸出為HTML 再找回輸出下載的圖片。

Craft 的多媒體建立最豐富,iOS 系統有的辦法他都有,例如原況文字 Live Text、掃描、使用系統內置 PencilKit 的手寫筆記等功能。適合不同情況下馬上輸入。

Obsidian 及 Logseq 是多媒體支援較其他差的,因為是純文字嘛,但最差也是把檔案放到一旁,再在 Markdown 內引入即可。其實 Logseq 也有 PDF 中標記 Highlight 的功能,只要 PDF 中的文字不是圖片,都可以把 Logseq 變成 PDF 閱讀標注筆記軟件挺適合讀書用的。

多人協作

多人協作,不屬於我需要解決的問題,但若要數,肯定是 Google Docs 首屈一指。而其他筆記軟件,最不放心的是不同步、修改後出現兩個不兼容版本等情況,需要除了 Microsoft Office 線上版外,我沒有幾次需要協作兼出現上述問題,所以這點沒有多少經驗評論,但若需要協作,Google Docs 首選不誤。

單人多機同步

反而,我更需要的同步是單人多機同步功能。我很少需要兩邊同時寫,所以不用同時協作同步的水平。

Google Docs、Evernote、Craft、Dropbox等都有同步。Bear 、Apple Notes經 iCloud 同步。Apple Notes 當年的同步不敢恭維,我幾部 iOS 及 Mac 設備的總筆記數長期不同,所以我從來沒有相信 Apple Notes 作為永久記錄用,雖則,iCloud同步近來是變好了。

Obsidian 有自己的同步,但要付費,作為原本免費的軟件,無可厚非,我亦馬上課金。Logseq 現時比較特別,依靠 Git 及 GitHub 同步,對熟悉開發的我還可以,對其他使用者可能有少許門檻。再者,使用 Git 同步會出現忘記 commit 等忘記同步情況出現,例如回到家中才記起辦公室的腦腦未 Push 等。當然,Logseq 也加入了自動 Push 功能,但自動 Push 遇上 git conflict 又是另一個非開發者會頭痛的問題。另一個使用 Git 做同步的不理想情況,是圖片及多媒體檔案將會存放於記錄中。久而久之會使儲存庫容量增大,但因為是包括歷史的儲存庫,單純刪除檔案無補於事,除非懂得於 Git 歷史記錄中刪除,否則容量難以控制。

價錢

價錢,是我最後的考慮點。除非天價,否則正常的月費或一次性付款都合理。

當中,要數 Roam Research 稍貴,一年 USD $165,五年 $500。幸好我有一個早期建立的庫是免費使用的。

Obsidian 可以免費使用,同步 $96一年,另外有出公開網站 $192 一年。我是早鳥價,有半價,否則不算便宜。

Craft $45 一年,已有齊所有功能,包括公開分享頁。

Notion 近年降價了,現 $48 一年,免費版原本的 1000 blocks 限制也變任用了。

Evernote 我又愛又恨,所似付費與免費間來來回回、斷斷續續。現在分兩級,最高應是 $55 一年。

總結

各人有各人需求,沒有一個工具是完美解決全部問題的,上述各要點中,整體最好的,我選 Craft。所以 Craft 暫時是我的電子筆記本。但論將來,我更看好 Obsidian 或 Logseq 這兩個軟件,而 Obsidian 比 Logseq 走得更前一步,但 Logseq 的動態數據表又被 Obsidian 的稍好,互有優勢。

— 麥誠 Makzan,2022-01-10。


我是麥誠軒(Makzan),除了正職外,平常我要麼辦本地賽與辦世界賽,要麼任教編程與網站開發的在職培訓。現正轉型將面授培訓內容寫成電子書、網上教材等,至今撰寫了 7 本書, 2 個視頻教學課程。

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麥誠 Makzan


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