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職場分享|一些會影響工作效率的習慣

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工作效率好不好,其實從一些小習慣就可以看得出來

到一個新公司的時候,前人交接的東西總是又多又雜,有的人會延續前人的工作方式繼續下去,有的人會省略很多步驟省得麻煩,我是那種先學習前人的工作方式,熟悉之後適度調整或重新檢視是否有需要改善的空間。

剛出社會的時候,我不敢這麼做,可能是第一次在公司行號工作,不知道是否可以變更自己的工作順序,所以前輩說一我就做一,不過後來漸漸習慣各公司的運作流程之後,我用過去的經驗找到了適合的工作模式。


1.你手上的資料有做好分類嗎

為了應付每一個人的疑難雜症,或是主管突然要看什麼資料,如果沒有整理好自己工作上的資料,這個突如其來的要求就會變成一個大工程!

我也有遇過怎樣都不整理好自己資料的同事,每次有別的部門想問資料的時候,就會看他翻箱倒櫃的在找東西,如果當天又很忙的話,他就會更暴躁…

好好地把各類的資料分門別類放好,才不會每天都在忙著找資料,如果不小心把公司內部資料送到客人手中就更尷尬了!

2.東西用完會放回原處嗎

這其實是一件很小的事情,一支筆、一把剪刀、一份檔案,任何東西用完了就放回去,下次要拿的時候就不會找不到。

我跟另一位同事一起管理我們部門一些紙本資料,但是他經常拿出來就擱在一邊,我詢問他那份資料怎麼丟在外面(正常都要收在資料室),他就會說「我有空再放回去」,通常一放就是幾個禮拜甚至幾個月,等到我看不下去再去問他的時候,他卻一頭霧水的怎麼也想不起來自己有拿過那份資料。有些東西不需要用到就還好,突然需要的時候找不到是一件很可怕的事。

3.會將自己的工作記錄下來嗎

雖然我覺得筆記這種事情好像很看人,有的人記憶力好,聽過就會記住(雖然我目前沒遇過,但我相信有這樣的人)。大部分的人其實記憶力沒有自己想像中那麼好,一開始剛進公司的時候會認真把工作記下來,久了可能熟悉了就不會記了。

有一位同事某天遇到了一個比較少會出現的狀況要處理,他問了主管,主管就說這件事之前也有發生過幾次,你還記得怎麼做嗎?同事搔搔頭看起來一點印象也沒有,主管嘆了口氣再教他一次,並強調請他寫下來,免得下次又再問一次。

4.別人交代的事情會記下來嗎

其實這件事情做好的話我覺得可以幫助自己在公司保持一個還不錯的人緣,因為把別人的話記下來,會讓人覺得有被重視的感覺,另一方面,也可以保持工作順利,畢竟別人交代的事沒有做的話,一定程度上會讓後面幾關的流程延遲。就算今天交代的事情不重要,當你有記得幫對方處理的話,在公司的口碑也不會太糟糕。

之前隔壁部門常常換新人,不知道為什麼主管在交代事情的時候,他們都只是聽一聽點頭回答,真的很難相信他們可以上班第一天就記住,第二天通常就看不見那位新人來公司上班了,或者是接連好幾天看到新人被主管念他事情漏東漏西。


5.會記下別人工作上的習慣嗎

不光是自己公司的同事,連客人、廠商的習慣如果有默默記下,都可以幫助事情處理得更快更好,不過我覺得這是工作上所謂的"眉角",有的人會依據對方習慣做調整,而有的人就是做自己的。

我有一位同事常常看業務的訂單看到滿頭霧水,後來變成我在幫他排除疑難雜症,因為每個業務的習慣不同,只是他沒有注意到,雖然我也會提醒他A業務習慣怎樣,B業務都會怎麼做,他卻只是嚷嚷著為什麼沒有統一的做法,其實,久了就知道,工作哪有什麼統一的做法,人有百百種,不管怎麼去統整,都會有變化的時候。(對了,其實我們主管有去溝通過希望可以統一作法,不過習慣難改,只能說"山不轉,路轉')



結語

我從小到大就一直是一個很固執的人,出社會這些年稜稜角角也磨平了些,剛開始工作那幾年,我對很多事情都抱不平,覺得怎麼可以說1不是1,說2不是2呢?這樣的自己在工作上跌跌撞撞,也吃過好多虧,後來我覺得好好做好份內的工作,其他方面可以幫你加分就做,不行也不要勉強,但真的不要固執己見,對雙方都沒好處。做一個有彈性的人會比較好適應這個社會。

如果有還不錯的習慣也歡迎分享唷,讓我一起學習一下😄


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