大峽隨筆life

性格是波動狀態,分不清是外向還是內向;內心小劇場多到驚人,好聽點兒是思考型,難聽點兒是庸人自擾。所以愛寫東寫西。歡迎追蹤我的粉專短篇文字:https://www.facebook.com/lifeshen0938

緊急下,你有「簡短報告」的冷靜處理能力嗎?

Photo by Anna Dziubinska on Unsplash
當事情無法簡單交代,
卻又萬分緊急需要簡短報告的時候?
該怎麼辦呢?

一個假日發生在辦公大樓管理中心的真實事件:管理中心主管不在大樓現場,卻遭到大樓各租戶來電追問緊急消防問題,主管心理壓力巨大,並馬上去電詢問現場人員。

現場人員卻「鉅細靡遺詳盡回答」,主管這時已經非常不耐煩,言語急迫並吼他馬上簡短回答!並要他此刻不要說這麼詳細...!

現場屬下表示因為情況複雜,無法簡短說明,若簡短就不會知道真正關鍵...

但雙方都是腎上腺素高漲,已經無法冷靜,大聲來回不斷...
這個事件後來造成屬下憤而離職,主管也遭到大樓租戶責備。


我們重點先不放在大樓到底是甚麼事。
我想探討這件事的緊急處理態度。

因為主管與屬下都非常不悅,皆認為自己是正確的,也都覺得對方無理取鬧。

到底在危急的時候,屬下應不應該要長話短說?但若如他所說,問題細節若不說清楚也沒關係嗎?

但主管被租戶連環索命Call,心情急躁不安,應不應該細心聽取屬下的報告呢?
時間緊迫又怎麼辦?

這樣的難解問題,常常充斥在各個場景上,工作、生活,都會遇到這一類的溝通問題。

但通常都是「想詳盡報告」的這一方吃悶虧。
一定會被逼得要「簡短回覆」。
因為時間上不允許。

其實這件事也有妥善的解決方式,那就是主管先耐住性子,要求屬下先「簡短報告」,並緩言相告事況緊急,等一下再聽原委
如此應該能有一個共識。

不過在緊急下,也考驗雙方的耐心及能力,主管能靜下來對屬下循循善誘嗎?屬下有能力將複雜的事簡短嗎?

其實還是不容易。

而且,通常事件解決後,主管根本懶得聽原因原委。解決了問題就是解決了問題,其它事都是多餘的。

站在主管的角度亦情有可原,主管日理萬機,事事要知道原委原因,那事情永遠也做不完了。

所以屬下想要對主管「詳盡報告」,也得耐著性子,找個對的時間,慢慢的順著主管的心情找尋機會,才能讓他了解整體狀況。

說到底,主管和屬下都要靜下心來處理,或是先知曉對方個性而事先溝通,或預防性教育訓練,否則出大事時就很難處理。

團隊要能解決問題,就是靠事先磨合,
「溝通」不是短時間就能融洽的。

這也就是超前部署

屬下也有一天可能會是主管,處理緊急事件也要學會簡潔有力,學會言簡意賅,鏗鏘有力,化繁為簡,這就是優秀的工作能力表現。

這個能力不只在工作,在任何時候,都是你最好的工具與武器。

文2020.7.22
增修2022.7.22

Like my work??
Don't forget to support or like, so I know you are with me..

CC BY-NC-ND 2.0

在公司當上主管,才能被「看得起」?

表達的微調技巧,決定你能與多少的人相互溝通

你是講求效率,把話語簡化的人?還是把事說清楚的人?

Want to read more ?

Login with one click and join the most diverse creator community.