上班族簡報日常

不上不下的普通上班族,在不同跨國外商打拼,執行業務分析、專項管理及商務顧問工作,在港美星滬四地也留下過足印。 市場上簡報的理論及書籍很多,但不是每個人也是推銷產品、創業集資;還是有一個個我和你,工作未必華麗,每天每夜躲在自己的位置,匆忙的建立簡報。這些經驗值得傳承下去,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。

簡報的比例拉寬了,但是,你的投影片寬度用對了嗎?

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把投影片都設定成了16:9的比例了,把文字圖像的距離都拉闊了,大概就好看又完成了吧。甚麼?!還有東西要注意嗎?上班族為什麼要互相傷害⋯⋯

經過前文的介紹,選好了簡報投影片的比例,如果是市場上大熱的16:9甚至是更寬的21:9,有些人會覺得,為的是「空間感」、「電影感」、「酷炫」,然後放一個滿屏的圖像背景就好。

寬闊了的投影片比例,其實有幾種善用的方法,令你無論在內容表達,或是設計排版都更可以有效。


以寬度換取高度

都是軟件預設惹的禍,我們從小到大也是被模造於一個想法:寫下了要點,按enter換行,再按tab作indentation,寫下次要的東西,利用這種高度規範化的方式,去表達內容的結構。

由上而下的分層結構

這種設計簡單直接,enter與tab交替使用,清楚表達主次結構;但是當內容比較多的時候就出現了問題,擠壓了行距還是不夠用,結果唯有把文字縮小,同事客戶看得困難,失去了興趣,無論花了多少的準備功夫,結果你想表達的訊息也變得難以傳遞。

既然現在有了寬度的餘裕,就用它來換取高度吧!
打破既有的段落分佈

把觀點通通拉到左邊,論證的上下文空間立即大大增加,可以充分利用高度,字體大小也不用因此而受限制。結構雖然由上下變成了表格式,但是主次分佈,或是眼睛動線仍然都十分清楚;在新的設計中,icon控也可以把握左邊觀點增加了的上下呼吸空間,放一些大大美美的icon以發揮點睛的效用。


把傢私都架到頂

在寸金尺土的香港,住宅內經常發現預製的儲物櫃或書架不夠使用,特別訂造的到頂 (floor-to-ceiling)設計可以充分的善用空間。

如果你的投影片標題夠短,可以選擇以下的方法,把由左上角轉到左邊偏上,而將右邊floor-to-ceiling留給內容。

對高度有要求的內容,例如圖像、流程、圖表,可以使用的空間愈多,你的發揮空間也愈大。
標題回定在投影片左上角
移動標題為內容爭取高度


二分或三分天下

16:9的比例,不是只有寬闊而已。 我們從數值上分析一下可以如何利用這個16和這個9。

把16:9從中間一開為二,會產生兩個接近正方形的子空間,左右分佈的設計,最適合來做甚麼?Before and After的展示,用這種擺法便一目了然:

前後比較的設計,不用多解釋,一目了然

除了二分以外,三等份的空間切割,在16:9的比例中,亦容易令人看得舒服。腦神經科學的研究指出,人的暫存記憶大概只可以儲存三、四件事,所以簡報重點的數量在這個範圍就好。這個流行的分析已經在大大小小的簡報書籍重重覆覆提及過,詳情不要浪費我的時間寫,也不要浪費你的時間看吧。

三等分的設計,可以用於展示簡報的三個重點,或是在總結時使用。在以下的例子中,每個要點也各分配了一個4:3的空間,你看看,是否看得舒服?


爭取自己的空間

有一些會場或會議場地,預算十分充足,屏幕與台上一樣的寬闊。這種巨幕固然能有視覺上的震憾,然而作為講者,你的情境就是那裡都逃不了,上了台不是阻擋了投影片的內容,便是任由投影機在你的臉上身上light painting。

投影片的寬度在這個時候便顯得重要。如果事先知道會場的設定如此,先把背景換成暗色,再把內容擠一點點,預留旁邊的空間給自己,這樣做無論投影機或是背投式,你也不用擔心阻擋了觀眾。

應該是他們的目光投放在你身上,而不是簡報的內容投放在你的身上。


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4:3? 16:9? 簡報比例如何選擇

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