上班族簡報日常

不上不下的普通上班族,在不同跨國外商打拼,執行業務分析、專項管理及商務顧問工作,在港美星滬四地也留下過足印。 市場上簡報的理論及書籍很多,但不是每個人也是推銷產品、創業集資;還是有一個個我和你,工作未必華麗,每天每夜躲在自己的位置,匆忙的建立簡報。這些經驗值得傳承下去,讓上班族的小智慧幫助彼此吧。

疫情下的新常態:簡報技巧的learn與unlearn(下)

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承按上週,在疫情下遙距簡報成為了新常態,作為普通上班族有甚麼新技巧需要適應呢?
  1. The Closer NOT the Better

    攝影界有一個著名的提醒,說是你的照片拍得不夠好,是因為你走得不夠近。

    除非特地去購入設備,否則我們在家上班,發佈或是參與簡報,都是在使用自己或公司的筆記型電腦。 筆記本的鏡頭是靠在屏幕上,所以無論在過程中有意或無意,要是我們將眼光放在水平的方向,將觀眾來說都出現了仰角。這不單只是有沒有修鼻毛的問題,仰角也可帶來一點兒傲氣。 

    把自己離電腦遠一點,那怕是水平的眼光,仰角也會減少,而且也減輕了鏡頭變型的問題(顯得更瘦唷),更可以令自己的手勢能被拍進鏡頭之中,加強簡報的效果;把滑鼠線拉長一點或是使用無線控制器便可。後退一步,一舉三得。


  2. Pause and Ask for Feedback

    在有聲沒畫的teleconference中,因為看不到觀眾的反應,你未必會知道觀眾對簡報內容有多理解,有沒有疑問。 適當的暫停便顯得重要,一方面讓大家透透氣,稍為對簡報內容沉殿一下,也暗示這是一個發問的時間(你不會傻得每次都在問有沒有問題)。

    要是沒有人回應可怎麼辦?最好的情況是大家都清楚明白,但你也可以用以下的方式製造對話:

    指名問問題:指名道姓也許不太禮貌,但可以問個別部門,例如剛剛完成有關預算的部分,可以指名問一下財務部有沒有回應或是新資訊分享,記住是要有關係的部門。跨區的會議也可以選擇以區分提出;

    點出action point:要是剛完成的部分有action point,不用等簡報完成才重提,在暫停中可以說一下,一方面展示你對簡報流程、回應有充分了解及控制,萬一對方忘記了自己有action point,也可令人提起自己的參與度。


  3. Visual Cue

    有聲沒畫的時候,大家也在自己電腦或桌上看投影片,除了page number這種基本技巧,要是投影片有流程圖,可以替每一個流程訂下一個tagging,例如在左上角寫下(1),下一個流程就是(2),分拆開的子流程便是(3A)和(3B),這樣做當你每次提起的時候,只需要說成「在流程2當中」,而不需要費時地說「我們看看左邊第二個,由上至下的第五個流程」。簡潔,觀眾也找得快。

    投影片中有表格也亦然,除了以顏色突顯出想要討論的部分,要是要討論的有頗多行數,加入row number也是提升大家一致性的好辦法。

  4. Repeat on Where We Are

    遙距簡報中,觀眾分心是避免不了的事情;在會議室中還可以碰碰其他人的肘子,輕聲問一下剛剛說到哪兒;但在chatroom裡問就會很尷尬,有些人分心滑了一下手機,回應一下在家的兒女,錯過了又怕問,不但令投入度減低,決策時也可能缺少了重要的資訊。

    要學會說慢一點,多重覆一下剛剛提到了甚麼,接下來到哪一頁;看上去也許會累人,但總有一兩個人,因為你的故意重覆而重新趕上了列車,心裡暗暗的感謝了你。



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