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祕書在忙什麼?盤點這些年我曾做過的那些小事

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祕書在很多人的眼中是一個小螺絲的存在,沒有什麼專業,對著老闆唯唯諾諾,忙著接電話、趕文件、接待客人,做會議紀錄…等,有時候還會看到 PTT 推文說是花瓶、打雜、馬屁精。當花瓶就可以領薪水,世上哪有那麼好的事,讓我來數數過去我做過哪些份內份外的事,也許你會對祕書這個工作有不同的想法。

4 月份時,在商業思維學院的小群組中,分享了「千萬別得罪的利害關係人-總經理祕書」,談談自己這些年的祕書生涯中曾做些什麼,而我又是怎麼和老闆們合作的,這時候才發現,原來很多人對於祕書的印象是接電話、排行程、會議紀錄…等等,覺得這是一個不會成長又沒什麼前景的工作,不過這些年來,我其實很喜歡我的工作,也從老闆身上學習很多,希望可以藉由這篇文章,讓還在找工作的人,一點思考的方向。


為什麼喜歡當個小小祕書

當上祕書的過程有點誤打誤撞,真的身處其中之後才發現自己好像很適合。如果說為什麼喜歡,可能是我一直都很景仰有能力營運一間公司的強者,而也很幸運的是,在當祕書這些年來,所遇見的老闆都是神隊友,那種十倍速的精準對話,無縫合作的默契,讓我更喜歡在這個位子上,為了我的伯樂而更加努力。

而且祕書這份工作是沒有邊界的,常常會遇到很多挑戰,我曾經在協辦藝廊畫展期間,逼自己啃完中國書畫史、西方藝術史,學習了要怎麼編輯一本畫冊,也在其他的專案中學會怎麼製作廣播節目、怎麼找餐廳、怎麼品酒,最近因為疫情的挑戰,也學會了很多生產力及協作軟體,這些對我來說都很新奇有趣,完成之後都有一種突破自己天花板的成就感!


祕書的工作與定位

祕書的工作大部份是為了解決老闆「時間成本太高」或者「時間不夠」的問題,我把祕書的工作分為以下的幾類:

  • 老闆不想做的事

有些事情是公司找不到合適的人去做,老闆也還沒有想法,而在嘗試的過程中,實際執行又太花費老闆的時間,所以會先交給祕書,試著做出一個雛形後,再評估後續是否安排合適的人選接手,還是說成效不如預期,直接放棄。

  • 老闆沒空做的事

有些事很重要,像是維護供應商的關係、追蹤公司大小專案的進度等等,有時候實在擠不出時間,這時候祕書就會協助老闆處理一些前置作業,像是人脈管理、產業新蒐集、餐敘安排…等,或者是定時去 follow up 專案團隊目前的進度,協助安排時間讓老闆與專案經理討論專案目前的進度及下一步的方向。

  • 老闆不方便做的事

常常聽到很多人在講「老闆的腦不知道在裝什麼」,或者是「老闆又在和客戶亂開支票了,真是不知道辦公室的民間疾苦」,雖然說有時候我也會跟著笑一笑,但我從公關溫拿的《工作就是在打怪》中看到一個觀念是「領袖被攻擊,團隊就散去」,老闆對外是企業形象,有些影響形象和信用的事是不能做的,就像他可能答應了客戶一個做不出來的功能,讓老闆去說做不到,這對公司的聲譽會有影響,所以只能底下的小囉嘍去道歉。而對內也是,老闆也有領導統御的職責,和同事們 buddy buddy 可以,但有些事要私下提點的時候,也會請祕書委婉地去說,讓同事們不會因為老闆的身份,有過多的聯想,進而影響辦公室團隊合作的氣氛。

  • 老闆不值得花時間做的事

不值得花時間的事,在辦公室的體制之下非常多,像是安排行程,準備會議室、財務核銷…等,信手捻來都可以說出一大堆。老闆一來是沒時間,再來可能也不了解處理行程、核銷之類瑣事的眉角,像是現在電子簽名慢慢流行起來,曾經有朋友問我說,要怎麼上傳文件到平台上套用電子簽名,我只回答他:「與其我在這裡教學半小時,不如你直接請助理處理,她 3 分鐘可能就弄好了。」

 這些都是小事,但也都是「重要的事」,而祕書的價值很多時間就是看能不能透過這些小事來安內攘外,提升老闆的工作效率。


祕書在忙什麼


4 月份分享的時候,大家都很好奇平常我在做什麼,仔細列數出來,才發現自己的工作又多又雜。從大家所熟悉的行程差旅安排、辦公室專案跟催、財務核銷之外,我也和公司財務一同負責公司股東會、董事會的的會務,最令大家感到驚奇的就是我還負責老闆的健康指標、管理主管宿舍以及協助家族間的事務。

這些工作裡有些是公司的要務,像是專案跟催、參與重大會議等,讓我了解公司的營運策略,在老闆跟前學習他的商業思維及管理能力;也有些是自己沒有做過的事,像是股東會會務、維護公司官網等,為此當初翻了好多法條,也學會怎麼用 WordPress 架站,增進我解決問題、自我學習的能力;當然還有一些瑣事像是協助主管的商會活動、管理老闆的健康指標,讀辦公室的空氣…等,有些人覺得這就打雜,累積不了什麼專案能力,我不會說我什麼也沒學到,相反的這些工作是以另外一種方式,磨練我的整合能力。

每一個任務的累積,都會化作我職涯中的養份。


祕書的痛苦與風險

祕書這份工作很有趣,從這份工作我學到很多,也做了很多有趣的專案,但也有不討喜的地方。

首先,永遠不會下班。雖然這樣說有點可怕,但祕書這個職務,主要就是要幫老闆解決老闆時間和大腦不夠用的問題,一有緊急事件,on call 和救火都是很常見的事。

其次是可能連老闆都不知道祕書的價值。不只有一般人,連老闆也可能會祕書有刻板印象,祕書的工作做得順時,老闆會覺得工作有效率,公司氣氛好,但實際上老闆可能也說不出來祕書的產出和績效是什麼,身為祕書要自己去想怎麼樣老闆會有效率,要自己給自己肯定,自己去發現問題,規劃自己的工作。

最後也是最真實的一點,祕書非常難轉職。除了沒有顯性的專業技能之外,與老闆的默契需要時間培養,所以通常老闆會有自己配合得好的祕書,不太會輕易換人,但換言之,當老闆離開現有的工作崗位,也很有可能失去工作。


一直進化的神隊友

前些日子和泰德聊到我怎麼看祕書這份工作,我覺得祕書是「老闆的第二大腦」,我會去學習商業思維、專案管理、產品知識,都是為了能夠接近老闆的思維,理解老闆並用他的思維和他合作,在理解和同理老闆的選擇之後,做出當下最適切的安排,進而幫老闆發揮出時間最大的邊際效益。

而這是不是現代人所定義的祕書?我覺得不管是名詞的定義,還是工作的內容,都會隨著時間改變。以前的祕書可能只要會操作打字機,把老闆的手稿打成專業文件就很厲害了,但現在哪一個祕書不是練就一身十八般武藝,在我自己接觸過許多祕書的經驗,每一個資深的祕書,都可以說是公司的二把手,進退有度、寵辱不驚,談起業務及營運,那全局觀和氣度都令人折服。而將來當祕書還需要會些什麼,現在也許說不準,但中心思想還是不變的,也就是成為「老闆第二個大腦」、「幫助老闆發揮出時間最大的邊際效益」,在此前提下,不斷學習、不斷地往老闆的思維脈絡接近、不停進化,是我認為身為祕書,要成為老闆的神隊友最重要的心態。

培養出全局觀和氣度,都是仰賴平常那些小事,而祕書的價值,是由自己的心態,自己的行動所創造的。

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