Jerome

連續一年寫作不間斷,可以稍微自稱是個「文字堆砌人」。曾於多領域任職與創業,帶隊完成金氏世界紀錄項目挑戰。現音樂產業 x 文化活動產業與夢想家共同追逐獨角獸中。

見微知著

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一份文件的細小區別,可能影響了整個案件的印象!

有位曾在全球知名會計師事務所的同事曾經「教育」過自己一些觀念,由於事務所原本就是一個「服務」各家知名企業的出發性質,因此並不會一直只有某個客戶一路服務到底。

除此之外,還有各式各樣新的客戶可能會把案子分配到任何人手上,由於知名事務所的光環會帶來相對應的頂級客戶,要怎麼對應好以及服務好,自有其一定的規範與要求。

當時自己離開日企後,當然也有自覺有一定的「職場」經歷。於是在交流一些表格與文件的溝通時,會有自己的一套既有邏輯。拿出一些表格分析並準備製作給投資者的定期報告時,就會有著過去的「慣性」在設計。

但每次同事則會來回一直調整看起來不那麼「重要」的事情。舉例來說,自己當然懂得閱讀文件的「一致性」的重要,於是會把該有的"字型選擇"、"字體大小"、"行列距離"......等都調整到舒適易讀。但即使如此,同事還是會重新調整一次。

有一次總算是忍不住開始溝通這個「習慣」,並且發揮追根究柢的精神詢問。才知道事務所在製作混合中英文數字的時候,自有一定的字型規範,用了這樣的字型,當這些文字數字都混合在一起的時候,無論是電子化或是紙本化的輸出,都能顧及讓閱讀者更清晰的出發點。

這下子算是再給自認為已經有還不錯的文書處理底子又更深入的補上一個 patch!從此在製作相關的文書資料時,也會一併考量這些細微的細節。

閒聊過程中,也說到了一個重要的觀念:一個客戶,無論是已經合作多年,還是正在觀望考量時,在收到一份代表了公司的文件中,如果看到一些很基礎的失誤,儘管不算錯誤,例如千位數沒加上、數字的對齊一下置中一下靠右、文字忽大忽小...等,即使文件內容再怎麼精采,也已經在第一印象上大打折扣了。連這些所謂的「細節」都不能注意,可以放心的把自己公司重要的業務委託出去嗎?

自此之後,也時時刻刻把這個習慣放在心裡。凡是要給合作伙伴的資料,在時間允許的情況下一定會反覆確認用字遣詞、字型字體、間距格式......等。儘管明白有太多案件的提案都是在時間非常緊迫的狀況下要完成,還是會盡力保持這樣的初心。

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