[雅典娜計畫] 全國三級警戒延長，WFH的高效率策略 (上篇) | 職女時間術

三級警戒延長到6月14日，每天確診數百例，死亡案例增加，人心慌慌，阿中在記者會上哽咽，我家樓下彩卷行老闆一樣不戴口罩，油管上的名嘴有人呼籲自律、有人見勢批評。上禮拜開始，珍妮婊的姊妹陸續在家工作(Work from home，也就是WFH這莫名其妙的縮寫啦)，有姊妹說效率爆發，一路高效到八點都還不想下班，也有姊妹說效率奇差，以前在茶水間15分鐘就能解決的事，現在得開一個小時的會，也有姊妹要抽空到超市採買，幫WFH的老公和在家上課的小孩準備伙食，家事、公事兩路夾攻。

WFH的高效率策略：從全盤時間管理開始，從會議時間管理著手

時間管理是外商/新創人資熱衷的話題之一，人資視員工為公司內部的客戶(內部顧客)，在工作坊中分享時間管理方法，也經由活動了解員工在時間管理上，有沒有遇到甚麼難題，是人資部門可以協助改善，以提升員工的工作體驗。GTD (Get things done)是珍妮婊聽過最熱門的工作術之一， 這方法的核心很簡單，能十分鐘內解決的事，不要拖到明天，不能十分鐘解決的事，要依優先順序做。為了判斷優先順序，GTD建議幾種分類：

• 等待某人回覆
• 點子(暫時不需要動作)
• 盡快動作(不需要特定時間做)
• 需要特定時間做
• 專案(需要多個步驟)

職女們是否開始眼花撩亂? 珍妮婊一開始接觸GTD是我還在飯店業的時候，每天待辦事項太多太雜，我又常常忘東忘西，都已經加班，事情卻還是堆積如山，我開始用traveler’s notebook分類我的待辦事項，慢慢的不用加班，業務需求常常要巡房、接待合約公司，手帳常常忘在辦公桌，一時半刻想不起甚麼急事還沒做，我開始把GTD系統轉移到手機的app Sorted³，事情真的順了。

到新創後，珍妮婊延續GTD的時間管理法，期間我也搭配流行的番茄鐘工作法，試著強迫自己休息，那時我開始會莫名的頭痛、不適，手邊很多大專案，每天都在開會，忙到沒辦法準備會議素材，每場會議都沒有結論，惡行循環有更多的會議，除了開會就在焦慮，工作時間很少。

不要讓業務超載、常態加班、職業焦慮淹沒你!

那陣子同事分享一本他看的書，我忘了書名，說的是time blocking，我姑且譯成時間磚塊。每件事都是一塊磚，時間可長可短，可以四小時一塊，也可以15分鐘一塊，當我們放到日程表時，絕對不能有任一段時間有兩塊磚。他大概就分享到這，簡單來說，就是一次只做一件事。珍妮婊沒去找那本書，或去實際了解什麼是time blocking是什麼，我列出我當時的痛點

• GTD分類太多，熟悉後不用太多時間整理，卻常常會有待辦事項塵封在不常碰的資料夾，事情都過了我才發現
• 待辦事項越來越長，我越看越焦慮

我索性把Sorted³還沒完成的事都搬到Goolge Calendar，把我的午休(1小時)、下午茶(半小時)、散步時間(視當天心情)用重複事件的方式放入日程表，我才發現完成待辦事項需要兩個月，怪不得焦慮。之後的每場會議，我開始跟負責專案有關的同事、主管說，我的日程表超載，他們如果有急件，就得跟別的部門協調，我做不完，而新來的專案我一律發號碼牌。

如果職女們熟悉GTD，應該黑問，想說GTD明明就有說

• 一次只能做一件
• 放到日程表的待辦事項不能放回資料夾

落實這兩點就能避免我說的痛點，為何不重新調整，還把東西搬到Google Calendar? 原因是當時珍妮婊工作的新創公司是用Google辦公室工具，又因為是跨國公司，假如今天吉隆坡辦公室的同事想舉行會議，會經由Google Calendar發出會議邀請，如果沒有先在Google Calendar預約自己做事的時間，同事以為你沒事，會議一約下去，與會人數一多，有時心軟不想麻煩對方改時間，就硬著頭皮參加。Google Calendar不是重點，如果今天職女們的公司用Team會議，不妨就把Outlook Calendar當作時間管理工具，重點是如何利用科技產品讓自己知道工作是否超載，也讓大家知道，老娘不是沒在做事，是現在真的沒空，別煩。

如果姊妹們也待過新創一定知道我說的，瞎忙是常態，救火是日常。不論職女們在哪一種企業，未支薪的加班不該是常態，業務超載不該是正常，在日程表裡預約你的休息時間，珍妮婊不想引用任何心理學研究數據，想想公司茶水間的家用微波爐，午餐時間要排隊，味道可怕，又常當機，超載只會讓又累，成品又臭，就這樣。職女們如果面對超載/加班問題，更應該排入你的休息時間，職業倦怠會拖垮效率，加班更容易成日常。(而且當主管來問你都在幹嘛時，可以30秒截圖Google Calendar給他看，真的很爽)

全部塞Calendar，最簡單最廢的職女時間術

WFH是個與新創類似的場景，不論是跨國還是本土企業，email說不清的事，都會成為會議，大家看不到彼此的時間表，家庭生活與工作場景的重疊也帶來新的挑戰，如果在這混沌中找不到方法，不如試試簡單的職女時間術：

• Step 1：選擇與公司視訊會議軟體相容的Calendar，譬如公司使用Google Meeting，就使用Google Calendar；公司使用Office 365，就使用Outlook Calendar。
• Step 2：放入每天的例行性作業(譬如回覆email等行政作業)與用餐、休息時間。
• Step 3：放入會議時間，也可視需求在工作日放入家庭時間。
• Step 4：每天都要給自己1–2小時處理業務，才不會舊的沒處理完，新的一直來。

大家可以參考珍妮婊製作的模擬行事曆，心情好的時候，我會幫每個區塊，依功能上色，或會議比較多的時候，我會把需要提前準備的會議改為紅色或橘色，提醒自己注意，適時的幫時間塊做分類。另外，留白也很重要，可以用Line或開視訊跟同事聊聊天，吸收新的八卦，或趴在桌上瞇一下，適時的舒緩有助思考。

職女時間術不是什麼新的時間管理方法，而是珍妮婊參考我在使用GTD、番茄工作法甚至Sprint專案法時，常用的概念，把一切簡化成一張Google Calendar，如果姊妹們剛好在WFH時，視訊會議比較多，或家庭生活有些壓迫，可以試試看。這個方法的缺點是，無法執行的想法很難預估工作時間，也難放入行事曆中，這時我會將筆記放入每天給自己安排的兩小時中，如同圖例，職女們也可以將上傳或貼上文件連結，哪天如果忘記，也可以回Calendar翻，一舉數得。

不管使用什麼時間管理方法，珍妮婊都有以下建議：

• 一次只做一件事。
• 工作、生活行事曆分開。這當然看個人，不過WFH期間，生活與工作場域已經重疊，不如就把行事曆方開吧。
• 如果不滿意自己的工作效率，不管用什麼方式，先記錄，再抽絲剝繭找出原因，找出適合的解決方式。千萬不要跟著流行走!

這兩個禮拜珍妮婊聽到很多WFH的奇葩規定，有公司要求每天早上十點視訊點名，有主管要求每天寫工作日誌，也有主管要求上班時間全程開視訊，還有公司要求上班時間隨時抽查，五分鐘沒回訊息就要懲罰。其實去年珍妮婊在WFH時，公司也有要求要視訊點名、上班抽查，不過一個月，同事紛紛表示有礙工作效率、電腦跑不動，公司就取消這些管小學生的規定。

下一篇珍妮婊要分享WFH期間，如何管理會議需求，如何主持會議，讓會議又快又準又有效，最重要的是：怎麼樣勸大家不要開會。如果職女們想看下篇會用到的單字，也可以先來珍妮婊的IG瞧瞧。[雅典娜計畫] 文化篇，姊妹們下次見:)