雅典娜計畫 | 全國三級警戒延長，WFH的高效率策略 (下篇)：不要再開會了!

WFH是不是讓大家幾乎8小時都在開會，卻做不到辦公室半天能完成的事？

珍妮婊如果發現自己效率低，有意願要去改善，只要夠體力從現實走到理想，不難解決。為什麼呢? 最大的前題是珍妮婊有意願，再來，因素很單純，所謂效率低，是指我沒辦法完成預期的工作量，可能有下列原因：

• 我工作的優先順序不對
• 我沒有妥善運用工具
• 我的工作方法錯誤

只要預期的工作量是合理且自己可以控制，那麼所有的因子都是可控因素。如果是一群人效率低，即便是主管，提高效率也很困難，原因太多，不可控因素也太多，我舉些例子：

• 公司365天都在火災，剛好團隊的業務性質是救火隊，譬如客服、技術、公關。尷尬。
• 主管們開會愛聊天，你職場倫理又很重，沒辦法說甚麼。

換句話說，如果WFH真的讓你會開不完，成效又低，肯定是結構問題。雅典娜能夠戰勝戰神艾瑞斯，是因為她不只能打，同時也是智慧女神，要改善結構問題，挑準時機說服主管跟同事很重要。

最好都不要開會！

如果姊妹們常常主持專案/會議，代表你已經有一定的話語權，也有個很棒的切入點去改變現狀。珍妮婊建議先從非例行性的會議著手，問自己：「我們可以用Email討論嗎?」因應我自己的業務需求，我歸納出幾個判斷標準：

你跟利害關係人(stakeholder)有一定的共識，譬如老闆已經訂出來金額賠償的比例不可以超過5%，你可以直接在email提案，stakeholder們通過就可以執行。如果有任何不清楚，再簡短通個五分鐘電話。

• 步驟不複雜，建議可以很明確，你確定對方的智商可以在emai中看懂。
• 你可以寄信給對方做判斷，說可參照email，如果有需要你可以再安排會議。

我不建議從例行性會議著手，因為通常大主管會參與其中，大多這不是討論導向的會議，可能有些訊息主管們想要表達，或是個大家可以表達意見的時間，可以縮短但不該被剝奪。

小字典：stakeholder

外商愛用字。中文常見翻譯有，利益關係人或利害關係人，白話文是，這件事做爛會影響到的所有人、所有部門都較stakeholder，譬如今天有個平台要讓客人用以太幣付錢，那們可直接想到的stakeholder就會有：財務、技術、客服、業務、PM、UI/UX等等。

開會方程式

好吧，如果今天姊妹們判定了這會是開定了，要怎麼縮減開會時間呢? 除非會議本身的目的就是brainstorm，珍妮婊會先寄會前的email，竭盡所能避免會議中有任何的廢話，我會寫清楚明白：

• 為什麼要開會？主管講的還是為了達到什麼目標？
• 會議要怎麼進行？議程是什麼？與會者要準備什麼？最好先提出草案，指示越明確越容易成功。
• 會議的時間。如果時間無法配合，請在______前提議新的時間。
• 會議邀請誰參加。如果有疏漏大家可以直接邀請，不用跟珍妮婊說。

簡單來說，找對的人一起來開目的明確的會議，大家知道會議什麼時候開，達到什麼目標會議就可以結束。同理，如果今天姊妹們收到會議邀請，但不知道上述的任何一個細節，開會前跟發起人問清楚，通常這麼作能讓珍妮婊少一半的會議。

小字典：brainstorm

一群人在一個會議室裡集思廣益，期待彼此的意見碰撞會產生火花。通常會變集體抱怨大會。

因為已經發出會前email，會議只要按照agend(議程)進行，逐點跟參加會議的人確認，你的agenda越精準，會議就能進行的越順利，而會議紀錄也只需要分兩類：全數通過(members agreed)、下次會議討論(to be discussed)。好的會前email就能讓會議成功一半。

會議如何進行

珍妮婊幫姊妹們整理好一個簡易的步驟：只開email不能解決的會，每場會議最重要的是會前的email，可以參考下圖。

今天珍妮婊不說怎麼寫email (告訴姊妹們一個小秘密，每個職女都要有自己的範本template，工作才會有效率，珍妮婊再分享給大家)，我們來討論如何主持一場快、狠、準的會議。

Small talk | 閒聊

如果姊妹們專業已經在水準之上，英文又不差的話，其實閒聊是最最最最重要的。就像我們小時候看星光大道，選手都唱得很好，但有些人的口氣、氣質、共鳴方式等等，有個特質讓你印象特別深刻，甚至讓你被圈粉?! 如果你能經由五分鐘的small talk，讓stakeholders對你印象深刻，產生信任，就是所謂的build rapport。(對，我們之後會用晶晶體說話，希望姊妹們能把單字記起來，我多嘴一句，rapport源自法文，所以尾音t不發音) 信任在WFH或跨國企業中非常重要，因為virtual meeting(線上會議) 太多，small talk增進感情，也是告訴大家，老娘要來lead the conversation(主導會議)囉。

記得small talk不宜超過5-10分鐘。

Follow the agenda | 議程

在主持議程時，一定要先算好每個議程可以討論幾分鐘，譬如一個議程10-15分鐘，如果15分鐘還沒結論，千萬要出來打斷談話，說為了push the agenda(推動議程)，我們會在下次會議討論。時間的掌握是follow the agenda最重要的事，讓大家的討論過於發散或是冗長，與會長會對主持人沒有信心。

Recap | 會議回顧

Recap這個字是縮寫，千萬不要記全名，沒人在用，就是「會議回顧」的意思。這階段一定要確認，

• 與會人們同意了什麼
• 下一步要做什麼
• 我們下一場會議要討論什麼

提醒大家什麼叫做完成專案，有指標講指標，沒有指標講標準，沒有標準要指定判斷的人

確認完就可以發出meeting minutes(會議紀錄，提醒姊妹們，minutes當記錄解釋時，永遠要加s)了。通常我會在會議結束十分鐘內發出。

希望珍妮婊這次的分享能對常開會的苦主們有幫助，有什麼是姊妹們想知道，但沒提到的呢? 可以留言跟我說喔:)

謝謝你看完這篇文章， 拍手5下 支持Jennifer吧:) Luv u